深圳市迪尔威电子科技有限公司
程 序 文 件
COMPANY OPERATIONAL PROCEDURE
文件编号
QP-05
页次
第1页,共3页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
2012-03-14
主题
合 同 管 理 控 制 程 序
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2012-03-14
主题
合 同 管 理 控 制 程 序
1 目的
通过对客户产品要求的评审与控制， 确保公司能够完全理解客户要求，并能按合同所规定的要求交付合格的产品给客户
2 范围
适用于公司所有销售合同/定单审查、确定和协调工作
3 职责3.1销售部负责合同的受理、确定、签订、跟踪落实，对外处理合同事宜
3.2销售部负责组织合同的审核
3.3由销售部、项目部、采购部、技术各部门的相关人员负责合同中有关要求的评审
4 程序内容
4.1报价作业
4.1.1 接到客户电话或书面询价需求时，销售人员依客户需求，收集相关的参考数据，评估后进行报价
4.1.2若客户报价需求为旧机种时，需参考该机种历史报价数据，并佐以业务报价经验，直接填写[报价单]，呈总经理签核后，进行报价。若客户需求样品，则进行合同维护作业，建立样品合同需求，安排出货送样。若客户有提供报价单格式，依照客户要求。 若客户未规定格式，统一使用公司报价单格式
4.1.3若客户报价需求为新机种时，透过业务指定窗口通知相关单位，此窗口依成本分析表/商务行情提供业务参考价格，业务以报价经验及参考价格填写《报价单》，呈总经理核准后，进行报价
4.2合同评审
4.2.1当收到客户新产品下单时，销售部应组织项目部、采购部进行评审
项目部：负责设备能力、技术能力的评审（只有在样品通过客户确认后，研发部才能评审通过），负责检验能力、检测设备能力的评审；
采购部：负责采购能力、生产能力状况的评审；
有库存的产品只需销售部在客户定单上签字确认即可
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合 同 管 理 控 制 程 序
对已生产过的老产品，仅对交期进行评审，由销售部与采购部进行沟通后，直接在定单上签字/盖章确认
4.2.2 评审通过后，销售部应及时将评审结果反馈给客户，同时通知相关部门组织生产
4.2.3评审不通过时，销售部应及时与顾客沟通，解决异议，必要时须再次组织评审
4.2.4合同确认的内容为﹕
1) 客户规定的要求﹐包括对交付及交付后活动的要求﹔
2) 客户虽然没有明示﹐但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求﹔
3) 与产品有关的法律法规要求﹔
4) 组织确定的任何附加的要求
4.3合同变更的管理
4.3.1 合同变更包括客户要求的变更和公司内部的变更两种；
4.3.2 客户要求的变更的处理：销售部收到客户的变更要求后应组织相关部门按照合同评审进行评审，评审通过后，销售部回复客户及通知相关部门执行；评审不通过时，销售部负责与客户沟通，必要时再评审
4.3.3 公司内部的变更的处理：由变更要求部门提出，销售部负责与客户沟通，销售部应及时将与客户沟通的结果反馈给相关部门，必要时组织相关部门进行评审
4.4 销售部负责保存、管理合同及与合同评审的相关记录
5 相关文件与记录
5.1《记录控制程序》
5.2《生产控制程序》
5.3《合同评审表》
5.4《合同登记表》
5.6《合同变更通知单》