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01
首发行
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发放范围
目的
确保公司的质量方针、质量目标得到理解和有效沟通;
确保对公司的质量管理体系的有效性进行沟通;
确保在公司的职责和权限方面得到沟通。
范围
适用于公司内部沟通的控制,包括质量方针和质量目标、职责和权限、质量管理体系有效性的沟通。
职责
总经理:根据质量管理体系的要求确定内部沟通过程,负责公司质量方针和质量目标的传达和贯彻。
管理者代表:负责组织质量管理体系有效性的沟通,并对内部沟通过程进行监督,提出相应的改进意见;负责公司的职责和权限方面的沟通,并采取相应的改进措施。
其他方面的内部沟通由相应部门负责。
程序
内部沟通的主要内容:
法律法规类信息:国家法律、法令,地方法规、行业条例等。
产品信息:技术标准、图纸等。
质量管理体系文件,相关的规章制度、管理规定,以及各类通知、计划、报告等。
质量管理体系运行情况,包括质量方针、质量目标的完成情况、内外部审核及管理评审结果等;
质量管理体系过程或公司管理工作中出现的各类问题及改进意见;
顾客反馈的信息,包括顾客投诉;
各职能部门的职责和权限,以及与质量有关的各岗位职责;
内部沟通的主要方式
下发文件,如法律法规、质量管理体系文件、各项规章制度、计划、通知等;
召集会议,如例会、专题会议、评审会议等,并形成必要的会议纪要;
培训:通过培训的方式进行沟通;
各类工作联系单等记录的传递;
其他文件形式的传递,如报表、报告、媒体广告灯;
各种通讯、网络工具,如电话、传真、QQ、电子邮件等。
实施方法
有关文件的沟通
质量管理体系文件发布后,由质量部组织进行全员培训,以确保所有与质量管理体系有关的人员熟悉质量管理体系中的有关规定,并得到有效地贯彻和实施。
其他规章制度、通知、计划等文件,文件发放部门应做好发文工作,并使用《文件发放清单》做好发放登记。文件接收部门的有关人员要及时传阅并做好传阅记录。
电子文件的收、发按《文件控制程序》有关规定执行,电子文件的收件部门收到文件后,应转发部门内所有相关人员阅知。
有关质量管理体系运行情况的沟通
质量方针的传达和贯彻
公司的质量方针确定后,总经理(或其授权人)须召开全体员工会议,宣讲公司质量方针的内涵,提高公司员工的质量意识。
新员工报到时,行政部应组织对其进行公司企业文化、经营理念、质量方针等相关知识的培训。
公司总经理(或其授权人)应以会议、公司刊物等形式,不定期强调和重申质量方针及其涵义。
内、外审结果
审核签发的不合格报告及审核组提出的注意事项等,须通过审核末次会议在各职能部门负责人以上管理层之间进行沟通和讲解。
审核报告须由质量部发文至各职能部门,各职能部门应采取合适的方式在内部进行传达和沟通。
对审核报告中确定的不合格项及审核组的提示注意事项,所涉及的部门须召开内部会议进行研讨和沟通,分析原因、制定并落实相应的纠正、预防措施。
管理评审结果
管理评审应通过会议形式,使所有与会人员就质量管理体系改进的机会、变更的需要、以及质量方针与质量目标的适宜性等进行充分的研讨和沟通。
管理评审报告应发文至公司各部门及各级领导,各部门应组织本部门员工进行学习和研讨,并落实有关整改工作。
有关质量管理体系过程或公司管理工作中出现的问题及改进意见的沟通
总