2、适用范围
公司各部门以及与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的场所
3、术语和定义
引用GB／T19001—2008idtIS09001：2008《质量管理体系基础和术语》、GB／T24001—2004idtIS014001：2004《环境管理体系要求及使用指南》和GB／T28001—2011《职业健康安全管理体系规范》及《管理手册》中相关术语及定义
4、职责
4.1行政部主控本程序，并负责制定和组织实施，管理公司颁发的管理类文件，组织、编制受控文件总清单
4.2总经理负责质量、环境、职业健康安全管理体系方针和目标，管理手册的批准与发布
4.3管理者代表组织质量、环境、职业健康安全管理体系方针和目标方案的制定，负责组织管理手册、程序文件的编写，负责管理手册的审核、程序文件的批准发布
4.4公司生产部负责质量技术文件的控制和管理，编制技术文件清单
4.5公司其它责任部门设专职或兼职文件管理人员负责本部门文件的控制和管理
5、工作程序
5.1文件的分类
①质量、环境、职业健康安全管理体系方针目标；
②管理手册；
③管理体系程序文件；
④公司管理标准、公司技术标准；
⑤其它文件，包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录样表等；
⑥外来文件
5.1.1技术性作业文件包括：图纸标准规范、工艺文件、作业指导书及顾客提供的图样资料等
5.1.2管理性作业文件包括：与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的行政文件、质量、环境与职业健康安全管理方案、合同、设备管理资料、质量记录等
5.1.3外来文件包括：法律法规、国家、行业管理与技术标准，上级下发的与管理体系有关的文件、顾客提供的文件等
5.2文件的状态
文件分为受控和非受控文件。受控文件需在文件上加盖“受控”印章，过期和失效文件加盖“作废”印章
5.3文件的编号
公司管理体系方针目标的编号按公文编号的形式编号，发文编号为单位代号、年份、序号；
A管理手册；管理手册编号为；JX-SC－**如；JX-SC
JX－代表合肥景喜电气设备有限公司，SC－代表手册A－手册版本
B程序文件；程序文件的编号为；JX-CX-A如；JX-CX-A，
JX－代表合肥景喜电气设备有限公司“CX－代表程序文件0l－代表程序文件序号A－程序文件版本
C管理文件；管理文件编号为；JX-XX-**
JX－代表合肥景喜电气设备有限公司XX－代表文件类别，**代表文件序号
拼音字母缩写如GL代表管理类文件，ZY代表作业文件
如；JX-GL—01代表管理类的0l号支持性文件
D记录表单文件编号
JX-JL-*****-文件序号
5.4文件的编写、审核与批准
5.4.1体系文件的编写与审批
质量、环境、职业健康安全管理体系的管理方针和目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由行政部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准发布
a)管理手册，在管理者代表的领导下由行政部组织相关部门编写，管理者代表对手册进行审核，总经理确认后批准发布
b)程序文件由行政部组织有关人员组成编写小组进行编写，由管理者代表批准
5.4.2技术性文件的编制与审批
a)公司内部文件由主管职能部门起草行文，技术负责人审批；
b)上级下达的技术规定、文件需要转发的由主管部门起草行文，技术负责人签发；
5.4.3管理性文件的编制与审批
管理性文件由职能部门负责编制，报主管领导审批
5.6.4各部门每年编制一次部门管理性、技术性有效文件清单，分别报行政部。行政部汇总所有管理性和技术性有效文件后，编制公司有效文件总清单，一般每年发布一次
5.5文件的发放
5.5.1经批准的文件由文件的起草部门交行政部备案，再由行政部发给相关部门，文件领取人在“文件发放、回收记录表”上签字。受控文件加盖“受控”印章；非受控文件的发放，不作标识
5.5.2文件破损需要更换时，更换部门或人员应将原破损文件交回原发放单位，发放单位按照文件的发放手续补发新文件
5.5.3文件丢失需补发时，丢失单位或人员应向原发放单位说明原因，发放单位按文件的发放手续重新办理发放手续补发新文件。在原文件发放记录中注明原文件丢失作废。必要时将作废文件通知各部门，防止误用
5.6文件的更改与更新
5.6.1质量、环境、职业健康安全管理方针和目标需要更改时，由总经理组织召开管理评审会议讨论决定更新内容。并重新批准与发布，行政部对其进行换版更新
5.6.2质量、环境、职业健康安全管理手册的更改。由单位或人员填写“文件更改申请表”，注明更改内容、更改原因。由行政部收集整理，组织有关人员评审后。经管理者代表审核，总经理批准后发放到原文件持有单
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