2范围
本程序适用于QHSE管理体系有关文件(含外来文件)的控制
3职责
3.1技术质量管理部负责组织QHSE管理手册、程序文件等管理性文件的编写、发放、更改、回收和换版等控制；
3.2分/子公司技术部负责技术文件的编写、发放、更改、回收和存档等,同时负责对外来文件的适用性进行确认、发放和管理；
3.3各职能部门负责本部门所使用的QHSE管理体系文件的管理
4工作程序
4.1文件分类
4.1.1与QHSE管理体系有关的文件包括：管理文件、支持性文件、外来文件
4.1.1.1管理文件:包括管理手册、程序文件、记录；
4.1.1.2支持性文件：包括工艺文件、检验规程、作业文件、管理规定等；
4.1.1.3外来文件：包括法律法规、国家标准、行业标准、上级下达的文件
4.1.2受控文件发放时加盖红色“受控”印章，并注明“分发号”
4.2文件编号:
a)管理手册的编号方法为：LXGS/SC－XXXX
本单位代号←┘│└→年代号
手册←─┘
b)程序文件编号方法为：LXGS/CX-XXXX-XXXX
本公司代号←┘││└→年代号
程序文件←───┘↓
标准的条款号及文件顺序号
c)支持性文件编号方法为：XXXX/ZC-XX-XXXX
编制部门（公司）代号←┘││└→年代号
支持文件←───┘↓
文件顺序号
龙玺有限责任公司
程序文件
编号：LXGS/CX-0401-2014
修改状态：第0次修改
文件控制程序
共4页第2页
d)记录的编号方法：LXGS/JLXXXX-XX
本公司代号←┘││└→记录顺序号
│└──→手册条款号
└───→记录
4.3文件的编写和审批
4.3.1《管理手册》由管理者代表组织编写并审核，总经理批准发布；
4.3.2分/子公司管理性文件、技术性文件由分/子公司编写，分/子公司经理批准；
4.3.3各部门管理性文件由主管部门负责编写、审核,分管领导批准；
4.3.4记录的管理按《记录控制程序》执行；
4.3.5各类文件应注明发布和实施日期
4.4文件的发放
4.4.1各类文件由主管部门确定发放范围并负责发放；
4.4.2本公司体系文件发放时，管理者代表批准分发范围，管理体系文件应加盖“受控”印章并注明“分发号”；公司体系文件可以不可修改的PDF格式进行网上发放，并保留网上发放记录，又各部门进行点击、下载；如需打印纸质体系文件需由技术质量管理部批准、备案，加盖“受控”印章并注明“分发号”
4.4.3纸质文件发放时应办理发放手续,填写“文件发放/回收登记表”，并注明发放的时间；
4.4.4当文件破损严重或字迹不清晰、影响使用时，文件使用部门应到文件管理部门办理以旧换新手续，并填写“文件发放/回收登记表”，在备注栏里注明“更换”字样。新文件的“发放号”仍沿用原文件“发放号”，文件管理部门将破损文件收回；
4.4.5当文件使用者所持文件丢失时，使用者提出申请并注明原因,经批准后
补发，给予新的“发放号”，并注明丢失文件的“发放号”作废。必要时将作废
文件的“发放号”通知各部门，防止误用；
4.4.6公司不允许使用未加盖红色“受控”印章的QHSE管理体系文件，一经发现由技术质量管理部收回销毁；
4.4.7技术文件的发放由分/子公司技术部门按上述要求发放；
4.4.8分/子公司负责填写“外来文件登记表”，并对其适用性进行确认并控制发放
4.5文件的更改
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