文件号QEP/LT02-01-2011
浙江朗同照明有限公司版本号A/0第1页共3页
文件控制程序
目的
对质量和环境管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本
2 适用范围
适用于与质量和环境管理体系有关的文件控制
3 职责
3.1办公室负责公司质量和环境手册、程序文件和管理文件（含外来文件）的控制管理；
3.2各相关部门和车间负责各自职责范围内的文件管理
4工作程序
4.1文件分类
4.1.1 质量和环境方针、目标和指标；
4.1.2 质量和环境管理手册；
4.1.3 程序文件；
4.1.4 支持性文件：各种管理制度、作业指导书等；
记录(表格)；
4.2文件的编号
4.2.1质量和环境管理体系文件的编号
质量和环境手册： QEM/LT01-2011
表示方法：文件代码/公司质量和环境手册代号-年号
程序文件： QEP/LT02-0X-2011
表示方法：文件代码/公司程序文件代号-序号-年号
管理制度：QE/LT03-XXXX-2011
表示方法：文件代码/公司管理制度代号-制度编号-年号
作业指导书：QE/LT04-XXXX-2011
表示方法：文件代码/公司作业指导书代号-指导书编号-年号
记录： QER/LT05-XX-XX
表示方法：文件代码/公司记录代号-部门代号-记录编号
外来文件：WL-XX-2011
表示方法：外来文件代码-文件编号-年号
4.2.2 各部门代号规定：技质部（01）：ZJ； 生产部（02）：SC； 供销部（03）：YX； 办公室（04）：BG； 财务部（05）：CW；
4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的；
质量和环境管理手册、程序文件由办公室组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准，办公
文件号QEP/LT02-01-2011
浙江朗同照明有限公司版本号A/0第2页共3页
室负责登记、发放；
支持性文件由各相关部门负责人组织编写, 管理者代表审批，办公室负责登记、发放；
应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本
4.4文件的评审
公司质量和环境管理体系文件发布运行后，在适当时期内应收集文件执行情况的的信息，对其可操作性和有效性进行评审，必要时根据文件的更改条款要求进行更改并再次得到批准
4.5文件的受控状况
文件为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量和环境管理体系运行密切相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在文件封面上盖表明其受控状态的印章，并注明分发号
4.6文件的更改
质量和环境手册、程序文件由办公室组织更改，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，办公室负责更改文件的发放；
部门文件的更改由申请人填写《文件更改申请表》，经原审批部门批准后实施；
所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性
4.7文件的借阅、领用和复制
4.7.1文件的领用
文件使用者应填写《文件发放/收回记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用，因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件：因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效，发放部门做好相应发放记录
4.7.2 文件的借阅、复制
a) 借阅与质量和环境管理体系有关的文件，应填写《文件借阅记录表》由相关部门负责人按规定权限审批后借阅，
b) 如需复制，应经有关负责人审批，并由文件管理人登记编号
4.8文件的保存、换版、作废与销毁
4.8.1文件的保存
a)与质量和环境管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方
b)各部门文件由本部门保管。办公室每季度对各部门文件保管及使用情况进行检查；
c)对受控文件办公室应编制《受控文件清单》；
d)任何人不得在受控文件上涂改及私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；
4.8.2 文件的换版
4.8.2.1质量和环境手册及程序文件换版：
新版标准颁布，要求需进行换版；
多次修改，影响使用；
组织机构设置、质量和环境职能及其活动发生重大变化
文件号QEP/LT02-01-2011
浙江朗同照明有限公司 版本号A/0第3页共3页
4.8.2.2 其它文件的换版，按有关规定执行，所有文件换版时均应同时收回原版作废文件
4.8.3 文件的作废与销毁
所有失效或作废文件由相关部门人员及时从使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用，需保留的作废文件，经办公室主任批准后，加盖“保留”印章方可留用；
文件的销毁应由申请部门填写《文件销毁申请表》，经办公室主任批准后统一销毁
4.9 外来文件的控制
4.9.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效；
4.9.2办公室负责收集相关国家、行业标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回
4.9.3收到外来文件的部门应把其列入本部门《受控文件清单》
4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行
4.11 作为记录的文件应执行《记录控制程序》
5相关文件
5.1 《记录控制程序》QEP/LT02-02-2011
6.记录
6.1 《文件发放/收回记录》
6.2 《文件借阅记录表》
6.3 《受控文件清单》
6.4 《文件更改申请表》
6.5 《文件销毁申请表》
文件号QEP/LT02-02-2011
浙江朗同照明有限公司 版本号A/0第1页共2页
记录控制程序
目的
对质量和环境管理体系所要求的记录予以控制，为产品质量和环境管理达到规定要求和质量和环境管理体系的有效运行提供客观证据
2. 适用范围
适用于证明产品符合要求和质量和环境管理体系有效运行记录的控制和管理
3.职责
3.1 办公室负责指导质量和环境记录的管理与控制工作，负责保管超过三年的质量和环境记录；
3.2 管理者代表负责对本公司质量和环境记录的格式、标识、保存期进行审批；
3.3 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量和环境记录
4. 工作程序
4.1 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量和环境记录
4.2 质量和环境记录的标识编号
质量和环境记录的标识编号: QER/LT05-XX-XX ，QER为质量和环境记录代号；XX为部门代号；X为记录序号
4.3 质量和环境记录填写
4.3.1 质量和环境记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰、不得随意涂改；
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据即可，但重要数据或可能导致严重后果的数据应签名或签章并注明日期
4.4 质量和环境记录的保存、保护
4.4.1 各部门必须把所有质量和环境记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录,对于保存三年以上的记录交办公室保存；除法律法规及合同规定的质量和环境记录外，质量和环境记录的保存期限一般为3年；
4.4.2 各部门编制本部门的《质量和环境记录清单》，将质量和环境管理体系运行的有关记录汇总，注明名称、编号、使用部门、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本
4.4.3 办公室每三个月检查一次各部门质量和环境记录的使用、管理情况
4.5 质量和环境记录借阅
a)各部门保管的质量和环境记录应便于检索，需借阅经部门负责人批准后方可借阅；
b) 质量和环境记录一般不允许外借、复制，顾客或其代表要求查阅质量和环境记录时，应严格按合同规定要求在合同商定期限内，经管理者代表批准后方可查阅双方规定内容的质量和环境记录，必要时以复印件提供
4.6 质量和环境记录的销毁处理
质量和环境记录的超过保存期或其他特殊情况需销毁时，由办公室经理填写《文件销毁申请表》，报管理者代表审批后销毁
文件号QEP/LT02-02-2011
浙江朗同照明有限公司版本号A/0第2页共2页
4.7记录格式
4.7.1各部门根据工作需要设计适合本部门使用的记录格式，报管理者代表审批后方可正
式使用，记录格式的设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定
5. 相关文件
5.1 《文件控制程序》
6. 质量和环境记录
6.1 《记录清单》
6.2 《文件销毁申请表》
文件号QEP/LT02-03-2011
浙江朗同照明有限公司版本号A/0第1页共4页
管理评审控制程序
目的
确保公司质量、环境方针、目标和质量、环境管理体系的适宜性、充分性和有效性
适用范围
适用于公司总经理组织管理层及各部门主管对质量、环境管理体系、质量、环境方针和
目标进行的评审
职责
3．1总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划和管理评审纪要
3.2 管理者代表负责组织办公室编制管理评审的计划，编制评审纪要，提供质量、环境管理体系运行的报告（包括方针和目标的实施情况）；对质量、环境管理评审报告中提出的各项改进、纠正和预防措施的实施情况组织有关人员进行跟踪和验证
3.3 各部门的主管负责准备并提供本部门的质量、环境活动的实施情况报告和管理评审所需的资料；制定并实施管理评审中与本部门有关的各项改进、纠正和预防措施
4.工作程序
4.1 评审频次
4.1.1 一般情况下，公司于每年年末召开一次管理评审会议
4.1.2 当公司的质量、环境体系发生重大变化、发生重大质量安全事故和重大环境影响事件、相关方对质量、环境状况的连续投诉或被媒体暴光、经营范围发生重大调整和社会要求或环境条件发生变化时，由总经理提出是否需要进行管理评审
4.2 评审人员
4.2.1 管理评审由总经理负责组织，管理者代表协助。由办公室做好与管理评审有关的各项工作
4.2.2 参加管理评审的人员通常有：公司领导、各部门主管、各车间及仓库负责人
4.2.3 必要时，由总经理决定是否需要增加参与管理评审的人员
4.2.4 每次管理评审的参加人员，在管理评审计划中作出具体规定
4.3 管理评审计划
4.3.1 一般情况下，在每年的1-2月份编制管理评审计划。如发生4.1.2的情况，则适时编制管理评审计划。管理评审计划由办公室编制。管理评审计划的内容包括：评审目的、评审内容、评审人员、时