文件编号：ZCPX-WJKZ-001
中材萍乡水泥公司文件控制程序
（第1版)
受控状态：受控□非受控□
受控号：017
2016年6月23日发布2016年6月23日实施
起草人:综合部审核人:彭文胜批准人:黄宝春
起草日期:2016.6.1审核日期:2016.6.17批准日期:2016.6.23
文件控制程序
1.目的
对文件进行控制和管理，以确保对体系运行起重要作用的各个场所都能使用相应文件的有效版本。
2.范围
本程序适用于所有质量管理体系文件的编制、审批、发布、存档、保管、修订、改版、作废、回收等过程。
3.职责
3.1综合部负责文件控制归口管理。
3.2各有关部门在综合部的指导下配合完成。
4.程序
4.1体系文件的分类与编号
4.1.1分类
A类：质量手册；
B类：程序文件；
C类：各类检验规程、管理制度、作业指导书。
D类：各种表格记录等
4.1.2编号
质量管理体系文件编号按质量手册中相关规定执行。
5.2文件的编制
5.2.1文件的编制原则：
a)文件应结合本公司实际，切实可行；
b)文件应清晰、明了、简化、统一，容易识别，并且有统一的格式。
5.2.2文件实行谁使用谁起草的原则，有两个以上部门共同使用的文件，由综合部组织编写小组起草，编写小组由相关部门人员参加。
5.2.3A类文件由总经理授权编制，B、C类文件由总经理授权编制。
5.3文件的审核与批准
5.3.1A类文件由总经理组织有关部门共同审核，由总经理批准发布。
5.3.2B类文件由使用部门负责人或综合部审核后由总经理批准发布。
5.3.3C、D类文件单一部门使用由使用部门领导审核后，交综合部复核，通过后，使用部门分管领导批准发布；多部门使用由综合部审核批准发布。
5.3.4综合部有权将不符合编制要求的文件草稿退回原起草部门，要求重新修改，直至达到规定要求。
5.4文件发放范围的确定
5.4.1A、B类文件由综合部确定发放范围，总经理审批。
5.4.2C、D类文件由使用部门或综合部确定发放范围，综合部审批。
5.5文件的印发、保管
5.5.1文件的底稿保存在综合部。
5.5.2A、B类文件的发放由综合部统一负责，文件管理员填写《文件发放回收记录》、编排分发号、并对受控文件加盖“受控文件”印章，按发放范围发放。
5.5.3未经许可，文件使用者不得私自复制文件副本，不能外借。文件持有者工作调动时，如所持文件与所从事工作无关，应将文件交回原单位管理，调出本公司时应将文件交回。
5.5.4C、D类文件的发放由使用部门统一负责。文件管理员填写发放记录一式两份，报综合部一份备案，自己保留一份，以实现文件可追溯。
5.6文件的更改。
5.6.1A、B类文件在使用中发现内容不适用的地方，应由使用部门提出更改申请，并填写《文件更改申请》报综合部，由总经理批准后下发。
5.6.2C、D类文件的更改，由使用部门提出，填写《文件更改申请》后，报本部门分管领导批准后更改，同时将更改后的文件送综合部备案。
5.6.3文件更改和审批一般由该文件编写部门和审批人进行。如有特殊规定，要由被指定的部门审批时，必须获得原审批所依据的背景材料。
5.6.4文件更改内容超过原文件内容的三分之一时，该文件应收回作废，重新印发。
5.7文件的作废、回收。
5.7.1现场使用的文件必须是相应的有效版本。
5.7.2作废的A、B类文件，由综合部统一收回并销毁；C、D类文件由使用部门负责收回并销毁，销毁前填写《文件销毁申请》。
5.7.3作废文件如需保留存档时，应在文件的封面上加盖“作废”印章，以免误用。
5.8外来文件的控制
5.8.1对适当的外来文件进行控制。包括本公司生产控制过程中使用的国家、部颁、行业的质量标准、质量规程等方面的法律、法规等。
5.8.2各部门为工作需要购买的标准、法律、法规、应到综合部登记。
5.8.3外来文件的名称采用原文件名称，原文件有编号的仍采用原文件编号,原文件无编号的按规定进行编号。
5.8.4外来文件的发放、保管、作废、收回、其控制办法与本公司内文件相同。
5.9文件的控制
5.9.1综合部负责建立本公司《受控文件清单》，使各部门使用的文件都处于受控状态，并由专人负责管理。
5.9.2对车间岗位上墙文件，应保持与原文一致、有效，需经过车间领导审批后方可上墙。
5.10文件的借阅复制
5.10.1本公司内部人员因工作需要借阅文件和资料时，应填写《文件借阅复制记录》，并由文件持有部门的领导同意后方可借阅复制。
5.10.2本公司外部人员借阅复制文件资料时，原则上不外借，如有特殊情况，必须由总经理审批后方可借阅。
5.11文件的标识
5.11.1对文件相应版本进行标识，版本以大写字母A、B、C……表示，修订状态以阿拉伯数字1、2、3……的次序表示。
5.11.2文件下发后没有更改过的为0次，如A版0次标识样为A/0，更改依次为1、2、3，标识样为A/1、A/2……，更改9次后，需重新换版。
5.11.3文件状态标识
5.11.3.1文件发生更改时，各部门的文件主管人员在接到文件更改通知单后，按实施日期在本部门使用文件修改状态栏中进行登记，以表明文件的修改状态。
5.11.3.2文件的持有者在接到文件更改通知单后，将通知单装订到更改页处并按照《文件更改通知》的内容在文件原文处用钢笔划双线进行标识，修改人盖章并把新内容写在相应处，以保证做到使用相应文件的有效版本。
5.12文件的存贮与保管
5.12.1文件保管以书面形式装订成册入档保管贮存，为确保文件清晰，需列出文件目录。也可由电子媒体进行保存。为防止文件丢失，存入的文件应有备份，并进行编码标识。为防止盗用，应加设密码，并由专人保管。
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