序号
文件名称
文件编号
对应
条款号
页码
程序文件目录
文件管理控制程序
1目的
对质量管理体系文件进行控制，确保管理体系文件内容正确，有效控制，贯彻执行。
2适用范围
适用于质量管理体系所有文件资料的控制和管理。
3职责与权限
3.1总经理负责批准发布质量手册、程序文件；
3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件；
3.3工程技术部负责人负责本公司设计文件、施工组织方案等工艺技术文件的审批。
3.4各部门负责本部门所使用的文件的编制、使用和收集、保管、整理及归档管理。
3.5行政部负责质量管理体系文件的归口管理。
4工作程序
4.1文件的分类、编号和状态标识。
4.1.1文件的分类
1)质量手册，对本公司质量管理体系总体描述的文件，形成《质量手册》；
程序文件，有标准所要求必须形成的程序文件和本公司结合实际要求编制的，形成《程序文件》；
技术、业务、管理性文件（如作业指导书、检验规范、业务流程、服务承诺、岗位职责等）；
外来文件(包括国家、行业标准、管理标准、法律、法规及其它要求);
记录：包括表格记录、文字记录、各种表、证、单、书。
4.1.2文件的编码
质量手册的编码
TD/01-××××-XX
XXXX--代表发布年号
01---代表质量手册
TD--代表晋城市天鼎商贸有限公司
XX—代表版本和修订状态版本为A、B、C……；修订状态为0、1、2、3..
2．程序文件的编码
TD/02-XX-XXXX-XX
XXXX--代表发布年号
XX--代表流水号
02--代表程序文件
TD--代表晋城市天鼎商贸有限公司
XX—代表版本和修订状态版本为A、B、C……；修订状态为0、1、2、3..
3．技术、业务、管理性文件的编码
TD/03-XX-XXXX-XX
XXXX--代表发布年号
XX--代表流水号
03--代表技术、业务、管理性文件
TD--代表晋城市天鼎商贸有限公司
XX—代表版本和修订状态版本为A、B、C……；修订状态为0、1、2、3..
4．记录
TD-X-XX
XX--代表记录序号
x-代表标准条款号
TD--代表晋城市天鼎商贸有限公司
对各类表、证、单、书以本身名称和编号标识
5、外来文件
使用文件本身的编码或名称，如：GBXX-XXXX等
4.1.3状态标识
文件分为“受控”文件和“非受控”文件，用于本公司内部或第二方，第三方认证要求的文件为受控文件，其他为非受控文件。受控文件由行政部提出《受控文件清单》，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到限制，由各主管部门按规定执行，受控文件加盖“受控”印章并标明分发号，非受控文件只进行编号。
4.2文件的编写、审核、批准、发布
4.2.1质量手册、程序文件由行政部组织成立编写组编写，管理者代表审核，由公司总经理批准、发布。
4.2.2技术要求、操作规范、业务流程等技术管理、业务、管理性文件由各主管部门组织编写，管理者代表审核、报总经理批准，统一由行政部登记。
4.3文件和资料的发放、回收和更换
4.3.1公司质量管理体系文件由行政部统一发放管理。
4.3.2管理手册、程序文件及其他技术、业务、管理文件由行政部确定分发范围,管理者代表审批后分发，填写《文件处理单》。
4.3.3文件的发放由行政部填写《文件发放回收台帐》，文件封面加盖“受控”印章和“分发号”，领用人签字。
4.3.4外来标准、法律、法规文件由行政部负责登记、处理，并填写《来文登记及处理表》，并负责归档、发放和回收，
4.3.5损坏或影响使用的文件，向行政部申请更换，保持原分发号。
4.3.6丢失的文件，丢失人向行政部重新申请领用，保持原分发号。
4.3.7《质量手册》外发时加盖“受控”章，《程序文件》、《作业指导书》等文件一律不外发。
4.4文件的修订和更改
4.4.1文件和资料如需修订和更改时，填写《文件处理单》,由相关人员进行修改,并执行本程序4.2条款，确保文件的符合性和充分性。
4.4.2更改的方式
划改：更改的内容不足一行时；
b）换页：更改的内容大于一行时；
c）换版：更改的内容较多时。
更改后由各部门的文件管理员在文件更改记录中做好文件更改的记录;
4.4.3文件评审、修改时机
行政部要按时组织对文件进行评审，以保证文件的适用性、有效性，在发生以下情况时要及时对文件进行修订：
-内审、外审、管理评审提出文件的不适应处时；
-体系运行过程改进或改变时；
-组织机构、职责发生变化时；
-法律法规/技术标准修订、扩展时
4.5作废文件的管理
4.5.1对于不再使用或已作废的文件，由行政部回收归档，并在《文件发放回收台帐》上记录；
4.5.2对于需销毁的文件应填写《文件处理单》，经批准后统一进行，并将销毁的文件登记入《作废文件清单》；
4.5.3为了达到积累知识目的而需要保留作废文件时，经申请批准后，应加盖“作废保留”章或字样方可留用，并在《作废文件清单》中注明。
4.6文件的保存