文件与资料控制程序
1目的和适用范围
1.1为进一步规范上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下简称公司）文件的制订、修订、审批、下发、流转、归档、作废和销毁等管理工作，特制订本程序。

1.2 本程序适用于各事业部、职能部门、直属子公司（以下简称各单位）。

2 职责
2.1 战略企划部是公司管理文件的综合管理部门，负责公司管理文件体系架构的设计，组织对由有关单位制订、修订的公司管理文件进行认定，协调有关问题，明确职责分工。

2.2 公司办公室负责公司文件的送审、拟办、下发、流转、签收以及有关文件和资料的归档工作，指导、检查、督促各有关单位做好文书处理工作，协调文书处理中的有关问题，建立实时、高效的文件自动化管理系统。

2.3 各单位负责对公司下发的各类文件的接收、流转和归档。

2.4 各单位负责本单位内部文件的制（修）订、控制和实施。

2.5按专业分工原则，公司级管理文件由职能部门负责制订、修订和执行情况的评价。

3文件的分类
2004年1月14日发布2004年1月30日实施
3.1公司管理文件。管理文件是公司专业管理制度的总称。公司管理文件按专业分为综合管理、人事管理、财务管理、贸易管理、技术和质量管理、知识和科研管理、安环消防管理、设备管理八大类。

3.2宝钢国际行政文件。指除公司管理文件以外的所有以“上海宝钢国际经济贸易有限公司文件”作为文头所发的文件。

3.3部门文件。指公司职能部门就职权范围内的内容涉及公司有关部门的事务，以“宝钢国际部门文件”作为文头所发的文件。

3.4部门内部文件。指以各单位名义下发的仅适用于本单位的管理文件、内部行政文件及技术文件和作业指导书等。

3.5外来文件。指政府部门、上级机关及其它单位发送来的文件。

3.6请示、报告。指各单位上报公司领导阅示的各类请示、报告
4 管理文件的拟定、审批、下发流程
4.1拟定
4.1.1公司管理文件由职能部门负责起草，新管理文件在制定前，制定单位先与战略企划部就文件的名称、初审、会签单位等事项进行沟通。

4.1.2管理文件制定后，拟稿人、审核者均需在代拟文稿纸原件上签名,部门审核者为职能部门负责人，由起草单位负责送相关单位进行会签。

4.1.3对于那些涉及多个单位或环节的较复杂的流程的管理文件，制定单位或战略企划部应先组织相关单位对文稿进行初审，然后送会签。如有异议，由制定单位填写“宝钢国际文件会签处理单”（附件16），并送战略企划部审核。对已经初审的文件，注明初审情况，制定单位根据各会签单位的修改意见对管理文件草案进行修订。对于未采纳的会签意见,制定单位书面说明理由并通知相关会签单位。

4.1.4对于会签无异议或制定单位完全采纳会签意见的会签稿，经战略企划部审定后，由战略企划部通过OA报办公室。

4.1.5对未完全采纳会签意见的会签稿，战略企划部先就分歧进行协调，制定单位根据企划部最后意见，修改管理文件并经单位领导确认后，报战略企划部，战略企划部审定后通过OA报办公室。

4.2审批
4.2.1由起草单位负责将待审文件送公司办公室,由公司办公室报送公司分管副总裁审阅。

4.2.2由战略企划部拟订需要总裁办公会讨论通过的管理文件清单并提交总裁办公会审议或采用总裁会签的形式，清单以外的管理文件可不经总裁办公会讨论,直接由总裁签发，或由总裁委托副总裁或业务总裁签发。

4.3下发
4.3.1管理文件经公司领导审批同意后，由公司办公室通过OA系统或以纸质文件形式下发至有关单位，OA系统的发放记录在系统中完成；纸质文件按附件3作好发放记录，原件由公司办公室归档;
4.3.2为保证管理文件在实施日前传送到有关单位，管理文件的发布日期与实施日期必须有6个工作日以上的间隔；公司办公室对管理文件的发放在3个工作日内完成；通过公文系统下发的管理文件，自下发之日起，各单位必须在5个工作日内完成签收；如遇节假日顺延；
4.3.3如公文系统发生故障，使用单位应在发现故障并无法排除的当日通知公司办公室，由公司办公室采取其它补救措施并做好记录。

4.3.4各单位可视需要，由本单位综合管理部门复印下发，并做好发放记录。

4.4 管理文件的修订及管理
4.4.1必须对有关管理文件进行修订时，由问题提出单位填写“管理文件修改申请表”（附件7），由原制订单位审核并经战略企划部审核确认后，负责管理文件的修订，必要时需提供修改所依据的各类有关资料，并填写“管理文件修改变更记录”( 附件5 )交公司办公室保存。此外，改版时，必须在文件内本次修改内容所在段落的右侧空白处用粗实线做出明显的标识。

4.4.2一般修改
4.4.2.1修订文件的审核、批准、发放等程序，与新文件程序相一致。

4.4.3随文修改
4.4.3.1管理文件内容在以公司名义下发的行政文件中已有最新含义时，由文件制定部门提出随文修改申请，不必经会签程序，直接报战略企划部确认后，将相关文件和修改后的新版本的管理文件报公司分管领导审核并签发。

4.4.4 各单位必须及时从所有发放和使用场所撤销及回收作废的文件，并作好记录。对因积累知识等为目的而保留的作废文件应在首页上作明显标识。其他不需要保留的管理文件由各单位自行销毁并作好销毁记录（附件6）。

4.4.5因管理文件在处理过程中出现错误（如页码颠倒、漏页、漏字等）和多字、错别字等需要修改的，不属于改版范围，由公司办公室发更正通知予以纠正。

4.5管理文件作废
4.5.1改版作废