工作说明书
岗位名称
股份总经办档案主管
岗位编码
0163005
所在部门
股份总经办
现任者
齐月平
薪资等级
现任职人数批准人
(自行填入)
填写人
齐月平
2004年11月21日
制表日期
2016年1月17日星期日
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
股份公司总经办主任
直接下级
内部关系
各部门、集团档案室
外部关系
市档案局、复印机租赁公司
晋升与职务轮换
晋升岗位
股份公司总经办主任
轮换岗位
(自行填入)
工作概要
在总经办办公室主任的领导下，主要负责股份公司的档案管理、复印机的日常使用管理等工作。做好档案的收集、整理、保管、借查阅管理等工作，建立各种检索工具，充分有效地保护和利用档案，为企业做好基础服务工作。
岗位职责、工作清单
1、审阅单据
(1)、审批辞职人员物资清单[审核]
2、图片宣传及管理
(1)、安排将照相分类后并转档案室存档[协办]
3、材料撰写及发布
(1)、入编所需证明材料复印件、图片的收集准备[协办]
(2)、入编刊物的催办及整理、存档[协办]
4、档案管理
(1)、安排档案室配合各部门工作[承办]
(2)、档案管理制度的制定与完善[承办]
(3)、审批档案材料移交表[审核]
(4)、查阅关于档案工作的各种文件[承办]
(5)、设计档案移交的表格[承办]
(6)、联系各部门档案归档[承办]
(7)、接收归档的所有档案的检索工具的建立（如卷内目录、案卷目录、底图目录、索引明细等），并录入微机建立数据库[承办]
(8)、接收各部门档案归档[承办]
(9)、应归档还未归档档案（2002年财务、销售业务、库存、售后服务凭证、帐本，销售合同、职工培训）的接收[承办]
(10)、随时性归档档案的接收[承办]
(11)、新产品图纸、出口图纸的接收[承办]
(12)、对档案橱、钥匙进行编号[承办]
(13)、整理档案（登记、编号、盖章、填写档案盒内容、装盒、方入档案橱）[承办]
(14)、定期整理放乱的档案[承办]
(15)、安排各部门将需要年审证书存档[承办]
(16)、编制需年审证书专项档案[承办]
(17)、在年审日期前提醒相关部门办理证书年审等[承办]
(18)、编制卷内目录[承办]
(19)、打印各种检索目录[承办]
(20)、建立企业档案总目录[承办]
(21)、整理档案目录数据库[承办]
(22)、档案管理基本情况年度报表[承办]
(23)、为员工查、借阅档案[承办]
(24)、将归还档案核对销账，并放回[承办]
(25)、就档案借阅对接收借阅者提供咨询[承办]
(26)、及时清理借出时间较长的档案[承办]
(27)、给办理调离清单签字的人员查账[承办]
(28)、图纸、标准的更换[承办]
(29)、换出旧档案的盖报废章，签写报废日期、报废人等[承办]
(30)、登记报废底图目录[承办]
(31)、到保管期限档案的鉴定销毁[提报]
(32)、为各部门咨询档案的归档等问题[承办]
(33)、对下属单位的档案业务进行指导、培训、监督等[承办]
(34)、复印机的卡纸等[承办]
(35)、联系复印机公司维修复印机[提报]
(36)、为不会用复印机人员提供服务[承办]
(37)、接收档案业务知识培训[提报]
(38)、参加档案工作会议[承办]
(39)、编写月度工作计划[承办]
(40)、编写年度工作计划、工作总结[承办]
(41)、分解岗位评价表指标分数[承办]
(42)、接收上级机关对档案工作的检查[承办]
5、绩效管理
(1)、部门员工工作的检查[协办]
(2)、部门员工业绩和行为评估[协办]
(3)、部门员工任职资格的评估[协办]
6、部门制度流程及规范建设
(1)、制订部门年度和月度工作计划[协办]
7、往来业务帐核算
(1)、业务往来帐务查询及凭证查询[协办]
任职资格和条件（招聘要素）
项目
必备要求
学历
大专
专业教育
职业资格证书
英语国家四级、计算机国家一级或二级
特定
能力
个性因素
合作性、责任感、诚实
运动能力
（无）
管理能力
沟通能力、书面表达能力
一般能力
（无）
特定行业职业要求及特定经验要求
1、图书、档案和信件管理工作｛1年以上到2年，包括2年的相关工作经验｝