河南纪元劳务工程有限公司企业标准
档案管理标准
编号：Q/JYB0104—2014
标准起草人:张良然
归口部门:综合部
批准人:张国良
本标准根据《企业标准编制修订标准》（Q/JYB0101—2014）的要求编写，为第2次修改。
本标准至发布之日起生效，即日执行。
标准执行遵循新标准替代旧标准原则,新标准发布执行的同时，原标准《档案管理办法》（Q/JYB0104-2008）自动失效。
发布单位:综合部发布时间:2014年6月1日
河南纪元劳务工程有限公司企业标准
档案管理标准
Q/JYB0104—2014
1目的
为贯彻执行档案管理及法律法规的有关规定，通过归档、接收等办法，把分散在各部门、各单位以及个人手中有价值的档案资料收集到综合部，实行集中统一管理，便于查询和利用，特制定本标准。
2范围
本标准规定了公司档案的归档范围及管理方法。
本标准适用于公司文书、工程、经营预算、会计、实物、声像等档案的管理。
3职责
3.1公司档案由综合部负责管理
3.2项目经理部负责工程档案的记录、收集、整理，由工程部审核后,由项目经理部资料员向综合部移交。
3.3财务部负责会计档案的记录、收集、整理、审核，并定期向综合部移交。
3.4经营部负责经营预算档案的记录、收集、整理、审核，并定期向综合部移交。
3.5各部门负责本部门文书档案的收集、整理工作，并定期移交综合部。
4标准要求
4.1公司档案种类及工作要求
4.1.1文书档案
4.1.1.1文书档案（内容详见附录1）的形成，部门负责收集、积累、整理。在整理过程中应遵循“必须最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”的原则。保持文件之间的有机联系和文件的种类、份数、页码的齐全完整。
4.1.1.2文书档案的归档时限，各部门要在次年4月底前将所形成已办理完毕的文件材料按要求整理齐全移交综合部。综合部在5月底前完成立卷、编号、归档工作。
4.1.2工程档案：
4.1.2.1项目开工前，项目经理按规程要求负责工程资料的收集、整理、归档工作，以保证归档率达100%。
4.1.2.2工程档案资料的收集、整理、归档要严格按照档案管理要求，以及政府主管部门相关要求执行。
4.1.2.3工程部负责对各项目工程技术资料的管理进行督促、检查、指导和审核。各项目经理严格执行相关要求，对工程资料、档案的真实性、完整性负责。
4.1.2.4工程项目竣工时，工程部应参加资料验收，如资料不齐全，不准验收和交付，待资料齐全后方可验收交付。
4.1.2.5竣工项目验收合格后的1个月内，项目经理将工程技术资料送交工程部审核合格后，送交综合部归档。
4.1.3会计档案
4.1.3.1会计档案的归档范围：根据财政部和国家档案局1998年10月联合颁发新修订的《中华人民共和国会计法》通知，由具有三年以上保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料、会计文件均应立卷、归档。
4.1.3.2电算化会计核算材料的归档范围：存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据、打印输出的纸质载体的会计核算材料、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序均应归档。
4.1.3.3会计档案的立卷，必须符合规定的会计档案要求，做到标准化、规范化。对于会计档案中未了结债权、债务的原始凭证，要抽出另行立卷、编号、保存到结清为止。
4.1.3.4会计档案归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后由会计部门组卷、装订，财务室自行保管。
4.1.4经营预算档案
4.1.4.1经营预算档案包括公司对外承包工程的招、投标文件、中标通知书、工程合同，及在合同实施过程中的补充合同或协议条款、经济类往来函件，工程预算书、工程结算书，保修合同等经营预算资料。
4.1.4.2工程合同履行终止后，经营部负责将工程经营预算档案的收集、整理工作，并向公司综合部归档。
4.1.4.3档案管理人员将归档的经营预算资料与工程竣工资料同柜存放，便于查找。
4.1.5实物、声像档案
4.1.5.1公司在各项工作、文化活动中形成的具有保存利用价值的照片、底片、录像带等磁性材料或光盘，以及奖状、锦旗、奖杯、证书等实物奖品，都必须完整归档，任何部门和个人不得私自保存。
4.1.5.2公司各部门、项目经理部在工作活动中形成的照片、底片应及时送交综合部，并在照片背面注明拍摄的时间、地点、事由、背景、摄影者姓名，经整理成册后归档。
4.1.5.3公司各部门、项目经理部在各项活动中形成的或因工作需要购入的录音带、录像带、光盘等用完后，也应交到综合部归档保存。综合部负责对声像带、软盘、光盘进行名称、编号等标识，保管期间要注意防磁化，并定期对录像带倒带防止损坏。
4.1.5.4综合部对接收的实物档案，要登记编号，按其重要程度整齐地排放在展品柜内。
4.2档案室管理要求：
4.2.1认真落实防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防虫、防光、防污染的“八防”措施。
4.2.2档案室必须保持良好的卫生环境，定期清扫。档案排放科学整齐，便于利用。
4.2.3对档案进行定期检查，严把档案资料入库关，不得把带有成虫及虫卵的档案存入库房。
4.2.4对档案室的电器、电源、门窗要经常进行检查，发现问题及时解决，防止意外发生。档案室不得使用强酸或强碱等有污染的物品。
4.2.5综合部人员必须会使用灭火器，定期对消防器材进行检查。综合部每季度对执行情况进行检查监督。
4.3档案借、查阅管理：
4.3.1公司各部门、项目经理部凡借（查）阅有关的档案须经过主管副总经理批准，方可办理借（查）手续。
4.3.2借（查）会计档案，须经过总经理批准，原则上只限于在档案室查看。
4.3.3借（查）经营预算档案，须经过总经理批准，原则上只限于在档案室查看。
4.3.4借（查）档案要注意保护，不得转借、遗失，不得在档案上写字、涂改、划杠、拆卷、折页、抽页、损坏档案，如发现问题应及时追究原因，并向总经理报告，因工作需要摘抄（复印）档案内容时，须经总经理批准。
4.3.6借（查）带密级的档案需经公司总经理批准。
4.3.7借（查）档案要严格填写借（查）档案登记表。
4.4档案交接、统计工作要求：
4.4.1移交档案时，由综合部认真进行核实，严格办理交接手续，填写交接清单一式两份，并经双方签字。
4.4.3对档案的收集、移出、整理、鉴定、保管数量、销毁情况进行统计，并建立清册，建立各类案卷内目录、总目录。
4.4.4档案统计以表格、数字的形式，对所管理的档案每年定期进行统计，做到数据准确可靠，以原始记录为依据。
4.5档案销毁工作要求：
4.5.1根据国家和有关部门的规定，确定归档内容和保管期限表（详见附表）。
其中：15年以下为短期，50年以下为长期，50年以上为永久。
4.5.2按照“档案保管期限表”每对年档案进行清理，对已超过保管期限的档案，由档案人员提出申请，组成由主管领导、专业技术人员、档案人员参加鉴定小组，直接对档案进行鉴定，每次鉴定要写出书面报告，提出存毁意见，由主管领导签字。
4.5.3鉴定时要逐卷进行，根据文件资料和立档单位的关系、内容、时间、名称、完整程度、有效性等全面地检查分析，确定档案的价值，对于会计档案中未了结债权、债务的原始凭证，要抽出另行立卷、编号、保存到结清为止。
4.5.4需销毁的档案，由档案人员编制销毁清册，办理批准手续，方可销毁，对保管到期、经鉴定应销毁的档案，分类填写“档案销毁清单”一式两份，总经理在清册上签署意见，销毁清册应永久保存。
4.5.5对销毁的档案须由档案员会同相应业务部门共同参加监销工作，监销人应在销毁册上签字、盖章，并注明销毁的方式和日期。销毁工作要严格执行保密制度。
附录1：引用标准
《中华人民共和国档案法》；
《中华人民共和国会计法》；
附表：涉及表格
附录1：文书档案归档内容、保管期限表
2：工程档案归档范围、保管期限表
3：经营预算档案归档范围、保管期限表
4：设备档案归档范围、保管期限表
5：财务档案归档范围、保管期限表
6：声像、实物档案归档范围、保管期限表