第一章总则
第一条 为了规范公司经营管理中所涉及的各类文件档案资料的管理工作，防范和避免由于档案资料保存不完整、资料不全、保管责任人不明确等潜在隐患，防止因文件档案的缺失给公司带来损失，使公司经营管理有序、规范、健康发展，特制定本规定。

第二章定义及范围
第二条 本规定所称的文件档案资料是指公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

第三条 包括但不限于公司的房产、土地、工商执照、税务登记证及其他经营管理中需要保管的相关权利凭证、司法行政机关等部门下发的裁决书、判决书等法律文书、人力资源招聘、辞退、工伤、职业病等资料、工程实施合同、变更修改解除合同补充协议等交易资料、财务对帐确认单据、发票、汇回款财务凭证等文件资料及经营管理当中所形成的其他需要纳入经营管理的其他文件档案资料等。

第三章职责
第四条 综合事务部对以公司名义对内外所形成的所有文件档案资料的管理工作实行统筹规划，统一制度进行监督和指导。

第五条 各部（室）应当按自己的工作职责范围，建立本部门的档案资料管理系统。

第六条 各部（室）的专职、兼职文档管理人员负责本部门文件档案的具体管理工作，管理人员的姓名及其保管文件范围将在公司内网上公开，以便本部门及其它部门相关工作人员与其联系。

第四章档案资料归档管理规定
第七条 各部（室）应当对本职岗位职责范围内所形成的文件档案资料进行管理，建立档案资料检索、查询、借阅登记制度，防范由于管理不严导致文件档案资料丢失、需要时无法查询或查询不到等情况的发生。因此规定：
一工程管理部负责管理工程实施项目中各种信息文件。管理的文件资料包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、电子声像文件等；
二仓储安监部应当对出入库登记、检验等文件资料进行统一分类管理,并且相关文件资料档案要具备相关责任人或公司签字盖章确认；
三业务部应当对与客户之间商务活动所产生的所有交易文件资料进行统一分类管理，客户信息收集汇总、业务合同、业绩目标、销售统计等相关资料进行归档。业务部人员不得私自保管、留存任何的交易凭证原件或传真件；
四财务部门对于所有的财务会计凭证或涉及其他部门需要由财务部门统一管理的文件资料应当按法律、法规、会计准则及公司相关规章制度的规定进行归档管理；
五综合事务部负责管理公司经营过程中所涉及的所有文件档案资料的归档管理工作；
六除上述部门以外的其他各项目部，应当对本职责范围内所形成的文件资料进行统一的归档管理。

第八条 综合事务部负责对以公司名义发布或以公司名义对外所签订、形成的文件档案资料等的归档管理工作。

第九条 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类做好收集、整理、立卷、归档工作。

2.档案管理员的归档立卷：
1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整；
2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开；
3）不同年度的文件一般不得在一起立卷；

第五章档案资料归档及交接
第九条 各部（室）应当根据文件资料的性质，进行档案编号统一管理。向综合事务部、财务部、仓储安监部等要害部门递交重要的文件档案资料时，需要由接收部门的责任人进行登记备案，登记备案时应当注明提交部门、经手人、接受人、提交时间等必备信息；同时，接收人应当向提交人出具书面签收单。

第十条 对于本部门自行管理的文件档案，应当自形成并生效之日起10日内归档管理。需要转由专门部门管理的文件档案，须在文件产生（签定）日的次日起（如果有双方或多方签字盖章的，以最后的签字、盖章日为准）15日内将原件交至相关部门处保管，文件档案资料形成部门可以保存复印件留存。

第十一条 对于合同、协议等重要的交易凭证，除法律规定只能形成一份原件的外，一般应当保留两份原件存档。

第十二条 对于由责任部门保管的文件，因无法查找、遗漏、丢失、缺失、破损、毁灭等原因导致文件档案资料丧失使用功能的，追究直接管理人员的责任，责任部门负责人负连带责任。根据具体情况对责任人做出相应制裁。

第十三条 档案资料管理责任人因调离、辞职等原因离开该岗位，应当与接任人员办理交接清点手续，交接清楚后方可调离、辞职等。对于未办理交接手续或交接不清的，查清责任后按公司规章制度给予相应处理。

第六章档案资料查询、借阅登记规定
第十四条 档案管理责任部门应当建立严格的查询、借阅管理制度，根据档案资料的性质、重要程度等按公司相关规章制度的要求，确认查询、借阅审批权限。

一各部（室）应对本部门的文件分类。本部门人员查询、借阅部门非常重要的、涉密的文件资料档案时，需要得到本部门负责人的允许；除工作岗位与该绝密文件相关的，都需要进行登记，记载借阅人姓名、日期等信息；
二查询、借阅其它部门较为重要、涉密的文件资料时，需要向保管部门提交申请，并由经办人、本部门负责人签字，然后由保管部门负责人审批并进行登记备案；
三查询、借阅由综合事务部和财务审计部保管的文件资料，对于需要保密的，档案管理员有责任事先确认借阅人是否有权限或经过部门负责人同意。

第十五条 对于需要借用、复印的文件，应当根据文件的重要程度、性质、可复制性划分审批权限，进行相应的审批和登记管理。

一各部（室）档案管理员负责统计本部门人员借用文件情况，对于属于部门的重要、涉密文件，需经部门负责人允许方可借用；电子档文本未经允许不可以发送传递；
二借用非本部门产生的文件资料档案时，需要征得保管部门负责人的同意，并进行相应的登记。

第十六条 发生对外诉讼等法律事件时，相关部门配合诉讼调查时可以适当降低查询、借用的审批要求，但仍应当进行严格的登记。

第七章档案资料的保存期限