项城市诺艺礼品有限公司
程序性文件
XCNY/P423
编制
行政部
审核
马振语
文件控制程序
实施：2014/03/05
批准
袁雪锋
日期
2014/03/01
共 4 页第1页
状态
受控
分发
A
1． 目的：对质量体系有关的文件进行有效控制，确保公司内所有与质量有关的活动场所都能够得到正确、适用的文件，使操作过程及活动的结果均能符合规定要求，防止误用失效或作废的文件。
2． 适用范围：适用于公司所有与质量体系有关的文件控制。
3． 相关文件
3.1XCNY/Q—2014《质量手册》第4.2.3章“文件控制”
4．职责
4.1行政部负责质量体系文件的归口管理；
4.2生产部、品管部负责工艺技术文件的归口管理；
4.3各职能部门对本部门文件负有执行责任。
5．程序
5.1文件的编制
5.1.1行政部负责编制对公司质量体系运行有重大影响的控制文件如《质量手册》及编制公司《各部门人员岗位职责》。
5.1.2各职能部门负责编制与本部门质量活动有关的控制文件，如《程序文件》。
5.1.3检验规程作为工艺技术文件之一，由品管部负责编写。
5.1.4其它工艺技术文件（如作业指导书等）由生产部负责编写。
5.1.5涉及本部门的其他质量体系文件由部门负责编写。
5.1.6文件编制人应提出发放申请，并填写XCNY4423—01—03《质量体系文件发放申请表》。
5.2文件的审批：各类文件无论是新产生的文件还是经过修改的文件都必须在文件发放前进行审查和批准。
5.2.1审批权限
a. 《质量手册》《各部门人员岗位职责》文件由管理者代表审核，报最高管理者批准；
b. 《程序文件》由行政部负责人审核，报最高管理者批准；
c. 其他工艺技术文件由生产部负责人审核报生产副总批准；
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NO.
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处数
更改文件
更改人
日期项城市诺艺礼品有限公司
程序性文件
XCNY/P423
编制
行政部
审核
马振语
文件控制程序
实施：2014/03/05
批准
袁雪锋
日期
2014/03/01
共 4 页第2页
状态
受控
分发
A
d. 检验规程由品质部负责人审核报总经理批准；
e. 各种管理制度、质量职责由行政部审核报管理者代表批准，各种生产设备的使用操作由生产部审核报总经理批准；
f. 若涉及多个部门的文件，由相关职能部门的主管会签审批；
g. 文件审批后，审批人员应在相应的栏目中签字。
5.2.2文件的审查内容
5.2.2.1内容的正确性：是否符合文件制订的目的，是否符合有关标准法规的要求（如质量体系、玩具安全标准、作业文件等），能否满足客户的要求。
5.2.2.2规定的可操作性：是否符合公司的实际情况，工作的接口关系是否明确，是否便于理解和执行。
5.2.2.3规定的内容对产品或质量体系可能造成的其它影响，如与公司其它文件是否协调一致，有无矛盾，是否会造成其它相关方面不满足规定的要求。
5.2.2.4文件的格式是否简明适用，便于查阅。
5.3文件的发放、使用
5.3.1文件的发放范围
5.3.1.1工艺流程单及其它工艺技术文件的发放范围由总经理批准。
5.3.1.2程序文件的发放范围由编制部门提出，行政部负责人审核后报管理者代表批准；质量手册由管理者代表审核报最高管理者批准；其他质量体系文件由部门负责人审核报管理者代表批准。
公司内部发放使用的所有与质量体系有关的文件均为“受控”文件，任何员工不得擅自复印和使用“受控”文件。“受控”文件见XCNY4423—01—01《受控文件清单》。
5.3.3公司对外发放的“非受控”文件都应经管理者代表或最高管理者批准。
5.3.4质量体系文件由行政部发放登记；检验规程由品管部负责发放登记；其他工艺技术文件由生产部发放登记；各种管理制度、生产设备的使用操作及质量职责由行政部发放登记；并填写XCNY4423—01—02《部门领用文件登记表》。
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日期项城市诺艺礼品有限公司
程序性文件
XCNY/P423
编制
行政部
审核
马振语
文件控制程序
实施：2014/03/05
批准
袁雪锋
日期
2014/03/01
共 4 页第3页
状态
受控
分发
A
5.3.5使用部门负责人或当事人有责任传达、执行并保管文件。如使用过程中造成污损不清等，由使用者到发放部门以旧换新，文件遗失由使用者提出，按原领用程序批准重新领用，并注明。必要时，行政部应调查遗失原因，追究相关责任，并报管理者代表。
5.4文件的管理
5.4.1公司质量体系文件、技术文件，均以 0、1、2….页数及加盖“受控”或“作废”章，作为管理标识。与质量体系有关的外来文件直接引用外来文件的文件号或公司另行编制文件号登记管理。
5.4.2行政部负责公司质量体系文件的管理，各职能部门负责本部门文件的使用管理。
5.4.3行政部负责公司质量体系文件的追溯管理，品管部、生产部负责技术文件的追溯管理，对外发放的“非受控”文件不追溯更改。
5.4.4作废文件由原编制部门提出作废申请，经管理者代表批准后，将文件按部门领用登记表逐一从现场收回，并集中销毁。若有参考价值的，加盖“留用参考”章，由行政部归档保存。
5.5文件的编码
5.5.1对公司所有与质量体系有关的文件,都应统一进行编码,格式为:
5.5.1.1《质量手册》：XCNY/Q—2014
《程序文件》：XCNY/P423—2014～ XCNY/P853—2014即：
XCNY P－－－ －—2014
要求号（423 ～853）
英文代号
项城市诺艺
代号：Q—质量手册
P—程序文件
拼音—第三层次文件（如作业指导书、检验标准、其他工艺技术文件、各类制度）
5.5.1.2第三层次文件：XCNY/GLO1—2014
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NO.
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3
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