第一章 秘书处工作职责
一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。
二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。
三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。
四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。
五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。
六、负责会议决议的督办、反馈工作。
七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。
八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。
九、负责文件、信息、机要保密工作。
十、负责电话记录、电子邮件的传接。
十一、负责完成总经理交办的其他工作。
第二章 秘书处岗位职能
一、总经理助理、秘书处主任岗位职责
（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；
（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；
（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；
（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；
（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；
（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；
（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；
（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；
（九）负责秘书处保密工作；
（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。
二、秘书岗位职责
（一）总经理办公室事务管理
1．负责总经理工作期间日常事务管理；
2．负责总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；
3．负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作；
4．负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；
5．负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作；
6．负责总经理办公室整理工作，每天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作；
7．负责总经理交办的其他工作。
（二）文件、档案、保密管理、督办工作
8．负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、及时准确；
9．负责外来文件的分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；
10．外来公函、通知及文字材料，及时呈报总经理批阅，根据总经理批示办理；
11．重要和紧急文件，须提醒总经理；
12．每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理批示进行传阅并做好登记；
13．根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；
14．做好借阅档案的登记、回收工作；
15．不可私自对外界透露与公司有关信息，不可私自外借公司文件；
16．做好督办工作。
（三）会务管理
17．负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定，以及会议通知；
18．负责会议材料准备、会议签到及记录；
19．负责会议备品准备、会场布置检查；
20．负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。
（四）其他工作
21．负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作；
22．负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，创造良好的办公和接待环境；
23．负责秘书处日志记录；
24．接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
25．完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其负责。
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