文件控制程序
（包括封面共 4 页）

受控状态：
文件编号：SM-QⅡ-C-01

发放编号：

持 有 者：
(单位、人员)

A版
B版

编 写

2011-10-18
编 写

审 核

2011-10-18
审 核

批 准

2011-10-18
批 准

湖南双马电气有限公司 2011-10-20 实施
1 目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 范围
适用于手册、程序文件、作业文件和外来文件（法规与产品标准）的管理。

3职责
3.1总经理负责批准发布质量手册。

3.2管理者代表负责审核质量手册。

3.3 办公室负责体系文件归口管理。

3.4 各部门明确专人负责本部门与质量管理体系有关的文件收集、整理和归档等。并列出部门受控文件清单交质量部。

4 工作程序、内容和方法
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册（包括ISO9001：2000标准要求的过程控制的程序文件），由质量部备案保存。

4.1.2 程序文件汇编，由质量部备案保存。

4.1.3 作业文件（包含制度、规范、作业指导书、工艺文件等）在质量部统一汇总备案。

4.1.4 外来文件（包括国家标准、部门标准、行业标准等）由技术部保存标识编号和控制其分发，并列入技术部外来文件清单。

4.2 文件的编号
质量管理体系文件的编号方法如下：
A. 质量手册。

SM-QⅠ-C-2011，SM是公司代号，QⅠ表示质量管理体系一级文件，C表示版次，2011表示年号。

B. 程序文件。

SM-QⅡ-C-01，SM是公司代号，QⅡ表示质量管理体系二级文件，C表示版次，01表示文件顺序号。

C. 作业文件
SM-QⅢ-C-01，SM是公司代号，QⅢ表示质量管理体系三级文件，C表示版次，01表示文件顺序号。

D. 记录
SM-QⅣ-01，SM是公司代号，QⅣ表示质量管理体系四级文件， 01表示记录顺序号。

E. 技术文件的编号按《技术资料管理规定》执行。

4.3 文件的编写、审核、批准、发放与领用
4.3.1 质量手册由质量部负责编写，程序文件和作业文件由归口管理部门编写，手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准发布，由质量部负责登记、发放。

4.3.2 作业文件由编写部门负责人审核，分管领导批准，分管部门负责发放。

4.3.3 文件的发放、回收由发放部门填写《文件发放、回收记录》。

4.4 文件受控状况
质量部编制《部门受控文件清单》，列入清单的文件即为受控文件，通过文件的版次、实施日期、审批人签字和受控章识别文件受控状态。

4.5 文件的更改
4.5.1 质量手册由质量部组织更改，在手册的“更改记录及有效页次表”中注明更改情况，更改前经管理者代表审核，总经理批准；
4.5.2 程序和作业文件的更改的由各相应主管部门在对应文件的“更改记录及有效页次表”中注明更改情况，更改前经分管领导审批同意；
4.6 文件的保存、作废
4.6.1 文件的保存
A. 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在于燥通风安全的地方；
B. 各部门文件由本部门部长保管。质量部每年对各部门文件保管情况进行检查；
C. 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

4.6.2 文件的作废与销毁
A. 所有失效作废的文件由文件编写部门及时从所发放或使用场所撤出；
B. 因为某种原因需保留的任何已作废的文件应盖“作废保留”印章标识；
4.6.3 文件的借阅
本公司所有受控文件原则上禁止外借，如需外借，必须经过分管公司领导同意。

4.7 外来文件的控制
4.7.1与产品有关的技术标准由技术部指定专人负责收集，并每年核对是否有更新，针对收集和更新的情况保持最新《产品技术标准目录》。

4.7.2 与公司管理活动有关的法规（涉及质量、招投标、合同、劳动仲裁、安全管理和环境保护等），如《产品质量法》、《计量法》由公司办公室负责收集，并每年核对是否有更新，针对收集和更新的情况保持最新《适用法律法规清单》。

4.8 文件评审
公司通过内审和管理评审评价文件的有效性和可操作性，在内部审核报告和管理评审报告中反映文件的评审状况。

4.9 记录的控制执行《记录控制程序》。

5 相关文件
本程序涉及的相关文件主要有：
《记录控制程序》；
《技术资料管理规定》

6 记录、表格
实施本程序所产生的记录和所使用的表格主要有：
《文件发放、回收记录》
《部门受控文件清单》
《产品技术标准目录》
《适用法律法规清单》

更改记录及有效页次表

序号
更改单号
更改日期
原页次
更改后
有效页次
更改涉及的
原章条号
取下作废页插入有效页
的经手人签名及日期

同一页多次更改者，以最新一次更改页为有效页；
未更改页仍然有效，表中不列出；
更改后新页的标识应与此表中最新一页的标识一致。