《汤菲木制品公司质量体系程序文件汇编》(31页).rar 目　　　　　录 序号 文件名称 文件编号 备　注 1 文件管理程序 QT0101-01 2 记录管理程序 QT0101-02 3 不合格及纠正预防措施管理程序 QT0101-03 4 内部审核管理程序 QT0101-04 5 采购控制程序 QT0101-05 6 基础设施和工作环境控制程序 QT0101-06 … … … … … …　 QT0101-01 文件管理程序 1、目的： 　　　　对文件和资料进行控制，确保各工作场所使用文件资料的有效性和适宜性，保证各项工作的顺利开展。 2、适用范围： 　　　　适用于公司管理过程中产生的所有文件资料及收到的法律法规、标准等外来文件的控制管理。 3、职责： 　　　　3.1行政部是公司文件资料的归口管理部门，负责体系文件的具体管理工作； 　　　　3.2总经办负责公司范围内有关文件资料的统一收集、整理分类、立卷归档工作； 　　　　3.3各部门根据职责分工做好本部门的文件资料的管理。 4、内容 　　　　按照文件的使用用途，分为内部的质量管理体系文件、管理规范化文件、技术文件、对外呈报文件和外来文件。在与上级单位要求和专业要求不相违背的情况下，公司各部室需要遵守本程序。 　　　　随着公司内部网络的日益优化、计算机配备和电子文件交流的增多，各部室、企业应充分利用已建立的信息网络，上网做好文件资料的查看、审核、修订、沟通，尽量减少文件打印。 4.1内部文件的管理 4.1.1文件管理流程图： 文件编制→文件会签/审批（记录）→文件编号、标识、发放（记录）→收文登记→文件使用→文件评审→文件修改→文件审批…… 文件作废（审批）→文件回收（标识/记录）→文件销毁（记录）。 4.1.2文件编码 a、管理手册：QT/S　XX　　(QT公司代号、S表示手册、XX手册序号) b.程序、管理规定　　　　　　　　　　　　　　　　　　　c.质量计划 QT　XX　　XX　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX　　　XX 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 序　　　　号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序　　　　号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部门代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部门代号　　　　　　　　　　　　　 公司代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　 　　　d.　质量记录　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　e.　岗位职责　　 　　X　X——XX——XX　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX　　　　　　　　　　XX　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序　号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序　号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部门代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　分级代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部门代号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　类别字母 　　f.　合同　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　g.　产品标准、内控质量标准、检验测量　　和试验方法、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　工艺规程、岗位操作（设备运行）规程 　H　　XX　　——XX　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX　　XX　——　XX 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年代号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合同代号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　类别代号 JP——产品标准　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　JN——内控质量标准 JY——检验测量和实验方法　　　　　　　　　　　　JG——工艺规程　 JC——岗位操作、设备运行规程 部　门　代　号 部门 代号 部门 代号 部门 代号 行政部 01 品保部 04 总经办 07 财务部 02 —— 05 物流部 08 生产部 03 营销部 06 　 　　　　4.1.3　文件的编、审、批： 　　　　4.1.3.1文件的编制 　　　　各部门文件应由本部门熟悉专业知识及相关法规要求的人员编写。文件应通俗易懂、适用，内容详简程度应根据人员素质高低、牵涉范围大小、操作的难易程度等有关方面调控，数量宜少。文件内容在必要时应明确过程的5W1H：工作目的、时间（频率）、地点、人员、工作的内容、操作流程、对应的监管措施及频率和对应的记录名称。文件发放前应由编制部门根据其内容涉及范围先确定发放范围，保密数据及资料应严格限定知情范围。 　　　　4.1.3.2文件的审核 　　　　按文件的使用范围由业务主管部门审核，内部自用文件自行审核，必要时报上级主管部门审核。以公司名义下发的管理文件由行政部审核，工艺、技术、生产流程性文件由品保部审核。以公司名义下发的文件或涉及面广、涉及部门较多的文件，应在相关范围内由发布部门组织文件的评审会签，填写＂文件审批/会签单＂。 　　　　行政部应做好管理手册、程序文件等文件资料的管理工作。 　　　　4.1.3.3文件的批准 　　　　文件发布部门根据文件的适用范围报经相应权限的人批签。以公司名义发布的重要的管 理文件、对外呈报的文件、各部室重要的行政管理、涉外及涉及费用较高的项目申报文件，必须报经总经理批准，不涉及重要内容的可由各职能部室经理批准；以各部门名义发布的文件，由其负责人批准。 　　　　对工作范围涉及多于两个部门的文件，先由主管部门拟稿，经主管部门审核、交相关部门会审通过后，方可以公司名义发放。文件审批或会审须填写《文件审批/会签单》，审批文件的也可直接在文件封面上签字。 对不受控的通知等文件资料，应根据其格式，可由编制人成稿后交负责人审批，以盖章、批示为批准标识。 　　　　4.1.3.4记录是一种特殊的文件格式，未用前作为一个特殊的文件类型进行管理。除非必要，各部门应尽量减少记录的数量。 　　　　4.1.4文件的复印、收发和使用 　　　　文件收发由各级文件管理员做好记录，以便进行追溯和识别。