程序 文件

2001-03-20 发布 受控状态:
2001-04-01 实施 发放编号:

浙江经纬企业管理咨询有限公司发布
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QP001

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１目的
对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

２范围
适用于本公司与质量管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

３相关文件
《文件管理规定》
４职责
4.1 行政部负责文件归口管理。

4.2 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4.3 总经理负责文件的批准、颁发。

５ 工作程序
5.1 文件分类和编号
5.1.1 文件包括：
(1) 质量手册；
(2) 形成文件的程序；
(3) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如：工作规范、管理规定等）；
(4) 外来文件；
(5) 记录。

5.1.2 文件分“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为在发生更改时能追

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溯到全部使用者，“非受控”文件为更改时不追溯使用者。

5.1.3 文件可以是任何媒体形式。

5.1.4 文件编号执行《文件管理规定》。

5.2 文件的编写及审批
5.2.1 质量手册和程序文件由贯标组组织编写，管理者代表审核，总经理审批。

5.2.2 其他文件由各部门组织编写，部门总监审核，总经理审批。

5.2.3 确保文件的正确、清晰、易于识别和检索。

5.3 文件的发放
5.3.1 质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控”版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并填写《文件发放、回收登记表》。

5.3.2 业务和外来文件、资料由总经理确定发放范围，行政部负责发放。发放时，应填写《文件发放、回收登记表》。

5.3.3 当文件破损严重时，应到行政部办理更换手续，补发新文件，仍用原来受控号。破损文件由行政部负责收回。

5.3.4 当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作废。

5.3.5 提供给认证机构的文件，按“受控”文件处理。

5.4 文件更改
5.4.1 文件的更改应填写《文件更改单》，总经理批准后，由行政部实施。更改方式采用换页方法。

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5.4.2 行政部负责保存更改记录。

5.5 文件的评审
第年的第三季度由行政部组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，评审的结果应作为管理评审的输入，必要时进行修订。

5.6 文件管理
5.6.1 对文件的贮存，应提供适宜的环境和设施，且有防火、防虫和防潮措施，以防变质和损坏。

5.6.2 文件原版一般不外借。需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定期限内归还。

5.6.3 行政部负责收集国家和行政标准，每年清理一次外来文件，确认其有效性，及时更换过期标准，收回过期失效文件。

5.6.4 任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。

5.6.5 作废留用的文件，应办理手续、标识和单独存放。

5.6.6 各部门应建立收发文登记本，做好本部门文件的管理。

5.7 非纸张媒体的文件的控制，也参照上述规定执行。

5.8 记录按《记录控制程序》程序。

6记录
6.1《受控文件清单》
6.2《文件发放清单》