文本描述
海外采购管理制度
说明：本制度适合一般公司的海外采购业务管理。其目的是为了规范境外采购工作流程及要求，使海外采购工作顺畅，提高采购工作效率，达到降低采购成本、提高采购业务质量与经济效益的目的。
本制度主要详细阐述了海外采购业务流程与具体的规范要求。
1、总则
1.1目的
为了规范境外采购工作流程及要求，使海外采购工作顺畅，提高采购工作效率，降低采购成本、提高采购业务质量与经济效益，特制定本制度。
1.2适用范围
适用于一般公司的海外采购业务。
2、海外采购业务流程与规范要求
2.1询价、比价、议价
2.1.1外购部门根据“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应商询价、比价或经分析后议价。
2.1.2请购的物料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报物料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。
2.2呈报及核决
2.2.1比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“供应商商”、“预定装船日期”等，连同供应商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
2.2.2核决权限：采购金额以CIF美元总价折合在 元(含)以下者由采购经理或者主管副总经理核决；采购金额以CIF美元总价折合超过 元以上者由总经理核决。
2.2.3采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
2.3订购与合同
2.3.1“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。
2.3.2需与供应商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
2.4进度控制及异常处理
2.4.1外购部门应以“请购单(外购)”及“采购合同履行控制表”控制外购实施进度。
2.4.2外购部门于每一项采购进度延迟时，应主动开立“进度异常及对策单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
2.4.3外购部门于外购项目中“装船日期”有延误时，应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常对策单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
2.5进口签证前的专案申请
2.5.1专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“进口许可证”，申请函中并应请求“外经贸部”在“进口许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.5.2进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
2.6进口签证
外购物料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“外经贸部”办理签证，并于“进口许可证”核准时通知外购部门。
2.7进口保险
2.7.1 FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.7.2进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
2.8进口船务
2.8.1 FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
2.8.2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
2.8.3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。
2.9进口结汇
进口单位应依“请购单(外购)”标示的“信用证日期”办理结汇，并于信用证(L／C)开出后通知外购部门联络供应商。
2.10税务
2.10.1免货物税及“工业用证明”的申请
进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“进口许可证”核准后，检具必需文件，向地税局申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.10.2专案进
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