西北实业程序文件
文件名称
行政部采购流程
文件号
版次
编制
行政部
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共1页
日期
日期
日期
生效日期
1.目的、范围及适用
1.1为了规范行政部的采购程序，使行政部的采购活动在有序中进行，以提高工作效率，保证后勤供应，减少工作失误，特制定本流程文件。
1.2行政部采购流程适用于西北实业非生产性固定资产和低值易耗品的采购。
1.3本流程文件由行政部负责拟定，其解释权及修改权属行政部。
1.4本流程从2001年月日开始执行。
2．职责
2.1本流程的总责任人为行政部经理。行政部经理主要负责组织文员汇编各部门上报的需求计划，并根据月度资金情况拟定月度采购计划；月度采购计划经审核批准后，下达采购通知书。
2.2各部门经理负责组织拟定本部门月度低值易耗品或特殊物品需求计划。
2.3财务部经理负责审核采购计划；主管副总负责审批采购计划；财务部根据审批后的采购计划准备采购资金。
2.4行政部有关文员负责执行采购、验收、入库。
3．非生产性固定资产和低值易耗品采购流程
3.1各部门于每月26号前，在部门经理的指导下，根据部门预算，认真拟定本部门下月需求计划，并及时送行政部汇编。
3.2行政部负责采购的文员收齐各部门递交的物品需求计划文字材料后，及时编制月度采购计划，编制完毕交财务部经理审核。此环节在每月26号完成。
3.3，财务部经理收到采购计划后，对物品的品名、用途、数量、价格、资金需求等方面进行审核平衡，审核无异议后送主管行政副总审批。审核中对需要特批但手续不全的进行协调、补办手续，否定的应退回申请部门。此环节在27号完成。
3.4申请部门在当天将经协调确定后的采购计划按原程序送回。
3.5主管行政副总在审核过程中无异议，通知行政部执行计划；如有异议按原路退回，重新审核。此环节在29日完成。
3.5行政部经理及时下达采购通知书，由负责采购的文员向会计部请款并执行采购任务。此环节在两天内完成。
3.7物品采购回来，由行政部库管员负责验收入库，并开据入库单（验收单）。此环节在当天完成。（验收包括质量、型号、品牌、厂家、数量、单价等）
4．附录:
〈〈各部门物品需求计划表〉〉《采购通知书》
〈〈行政部采购计划表〉〉〈〈入库单〉〉
制度名称
通讯器材管理制度
文件号
版次
编制
行政部
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共1页
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日期
日期
生效日期
1．所有通讯工具和器材统一由行政部登记、建帐、管理。
2．机要室传真机由机要室设专人管理，传真件由专人收发，其他人不准私自操作。
3．凡属个人保管使用的通讯工具（移动电话、传呼机等）由行政部登记、建帐，不得外借；使用人在离职或因工作变动不需配备时，应及时交回行政部。
4．通讯工具在使用中，因使用不当而损坏或丢失，由个人负责赔偿。
5．各部门员工要正确使用固定程控电话，不得随意乱按电话按键、不得私自拆装和修理。
6．因工作需要拨打长途电话时需事先申请，经部门经理签字同意，在电话管理处进行登记方可拨打。
7．员工因私需要拨打长途电话，经部门经理签字同意后可以拨打，但需按照电信局话费标准交纳费用，电话费由行政部通知财务部发工资时扣除。
8．所有通讯工具因工作需要而配备，使用时要以工作需要为前提，做到仔细使用、节约开支。话费统一由行政部交纳。
9．行政部应经常对通讯工具使用情况和长途电话情况进行例行检查和抽查。
10．公司对移动电话使用费用实行包干，具体规定如下：
（1）副总裁级：500元/月；（2）部门经理级：300元/月。
通讯费用超过以上标准，超过部分由个人承担，并在工资中扣除。没有用够以上标准者，单位不给补发。
制度名称
职工宿舍管理制度
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行政部
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1．单身职工宿舍主要是为家不在本市的员工而设，本市员工一般不得居住，在房间剩余的情况下，可以照顾家在本市但居住较远的员工倒班、值班居住。
2．凡申请住宿者，须由本人填写申请表，送行政部备案审核，经公司主管领导批准，方可安排住宿。
3．单身宿舍每个房间定员为个人，必要时由行政部统一调整，员工不得私自调整、抢占。
4．任何人不得改变住宿性质，单身宿舍不得作为结婚住房。
5．单身宿舍不得留住家属、探亲者、朋友和其他闲杂人员，特殊情况必须经行政部批准。
6．宿舍内不得私自接电源、不得私用电器、不得放高音喇叭，不得作为跳舞、赌博等场所、不得影响他人休息。
7．宿舍内或走廊上不得堆放杂物、停放自行车。
8．住宿人员必须遵守单身宿舍管理制度，遵守作息时间，服从管理人员的管理，自觉爱护宿舍的公物、自觉维护宿舍的安全和卫生，争做文明宿舍。
9．宿舍工作人员和值班人员要坚守工作岗位，负责来客登记、传呼电话和收发报纸。．禁止闲杂人员、商贩、推销人员进入宿舍区，防火防盗，做好宿舍安全工作。
10．工作人员要做好员工、客人进出宿舍携带物品的登记工作，任何人不得无手续将公物拿出私用。
11．保洁人员要搞好公共卫生，卫生间每天打扫两次；清洗水池两遍，保证水池外地面无水；清扫走廊两次。
12．保证员工开水供应。严禁用开水洗衣服。
13．工作人员要管好娱乐设施，保证员工业余生活的使用。
制度名称
职工食堂管理制度
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行政部
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生效日期
1．职工食堂非赢利单位，主要是为单身职工就餐服务，全体工作人员要树立起为职工服的思想，搞好伙食，保证职工就餐。
2．食堂要加强经济合算，计算当日消耗，做到盈亏心中有数，按月公布帐目。
3．及时听取职工意见，接受职工监督，努力改进伙食。
4．采购员在采购时要保证粮食、蔬菜、肉类、调料质量，确保食用安全。
5．严格履行入库手续，保管员要对采购回来的物品严格检验，对主要品种过称对帐，入库出库要打入库单或出库单。
6．炒菜用的原料一律过秤，成品副食出售前算好成本，当顿剩余的饭菜计价在卖，剩余饭菜最好不要过夜。副食剩余每月不得超过20%
7．主食所领原料要存领单，主食成品销售的剩余量每月不得超过1%
8．主副食当顿所用得数量，由打面、炒菜的厨师向核算员提供数字，由核算员核算成本。
9月终采购员及时清帐报销，保管员及时盘点库存，会计月底核算、结帐。
10．每日清扫卫生，每周大扫除。伙房做到“六净”“四无”。“六净”即地面净、灶具净、墙壁净、玻璃净、售饭窗口净、蔬菜要洗净。“四无”即无积灰、无蝇、无垃圾、无油污。
11．伙房要设防蝇设备，伙房、库房、餐厅要通风，防止食品腐烂变质。腐烂变质的食品决不出售。
12．食堂工作人员要定时检查身体，保证健康需要。工作人员要做到“四勤”即勤换衬衣、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，手脏要勤洗。
13．工作人员、操作人员进伙房要穿戴好工作装和工作帽。
14．爱护和正确操作电器设备，保证使用安全。
15．非食堂工作人员严禁进入伙房。
16．下班前认真检查是否关闭电源、关好门窗，做好防火、防盗、防破坏工作。