衡阳市凌江大酒店有限公司文件
凌江行政〔2011〕001号
公文管理办法
一、目的
为使公司的公文管理工作进一步规范化、科学化、制度化，提高发文效率，确保发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本办法。
二、公文的种类
本公司日常公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
三、公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明
发文部门、事由和公文种类。
主送部门（领导）：指公文主要送达的部门（领导），凡是向上级
报送均为主送部门（领导）；一般只写一个主送部门（领导），不得多头主送。如需要，同时报送另一上级部门（领导），可以用抄报的形式。
正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行
文，应冠以职务身份。
发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发
文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
文件版头：正式公文一般都有版头，版头上冠以公司全称，下面
加一道黑线。所有以公司名义下发的公文一律用此种文件形式。
公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝
密”、“机密”、“秘密”、“普通”字样。
附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附
件名称和件数。
其它：公文排版要求详见附件。
管理权限
1、公司所有文书的呈批、发文和收文由办公室统一管理。
2、办公室根据公文的性质，按照审批流程逐级审批，承办部门再按照领导批示具体办理，办公室负责提醒、督办工作。
3、各部门行文按照谁起草、谁跟踪、谁负责的原则由各分管领导及各部门办理落实，办公室负责提醒、督办工作。
4、所有电子文档由管理员加密。管理员电脑设密码，其他人不得擅自动用该电脑。
5、公文管理必须做到准确、及时、安全，确保公司商业秘密。
行文要求
1、行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版。
2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3、公文由主办部门经办人拟稿，经主管领导审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈董事长（总经理）签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。
文字编字要求
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：
发文部门或人员
编字
说明
董事会
凌江董字
1、发文由办公室统一编号；
2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔〕”如“凌江办字〔2011〕第001号”；
总经理
凌江总字
办公室
凌江办字
人力资源部
凌江办字
客户部
凌江客字
财务部
凌江财字
工程部
凌江工字
七、发文处理
1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、会稿、核稿、签发、登记、打印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。
2、属公司各部门职权范围的行文，应由各部门自行草拟；各部门之间遇有问题应及时协商，除人员任免、奖惩、调动外，原则上不互相行文。
3、经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。公文拟出后，拟稿人所在部门的经理必须认真审查，严格把关，核对无误后签名。需要会稿的，由主办部门负责，以部门经理签字为有效。
4、公文送领导签发之前，办公室必须对公文的必要性、政策性、行文方式、规则、文法、逻辑、格式等方面进行核对，核对无误后核稿人员签名并编文号，然后由办公室签署呈批意见。
公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。
拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门负责人。
5、以公司名义制发的公文，由董事长签发，如遇紧急文件，经董事长授权，由总经理代签，待其回来后再行补签；以公司关名义制发的通知、公告、函等下行文或平行文，由董事长授权的领导签发。
6、公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。
7、公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室文秘登记、打印正式文稿；打印前办公室文秘浏览文件内容，检查所打印文件的合法性，并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；
对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室文秘