河北源泰文化传播有限公司文件
文件编号OURREF：HBYT-13-D001
拟文日期DATE：2014-12-17
文件类别CATEGORY：制度规范
拟文人FROM：黄翠萍
审核/日期VEREFED/DATE：田杰
批准/日期APPROVED/DATE：张发志
收文人TO：源泰全体员工
收文部门TO（DPT）：SIS
抄送CC：//
附件ATTACHMENT：附件文头格式说明
□传阅CIRCULAR□阅后存档FILIG□保密/期限CONFIDENTIAL/TERM□其他OTHERS□页数NO.OFPAGES：6
河北源泰文化传播有限公司文件管理制度
目的
规范源泰公司文件管理流程。
明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。
规范行文及编号规则。
名词解释
文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。
适用范围
适用于河北源泰公司。
文件管理职责
建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理。
文件层级
根据文件涉及范围不同，文件分为：
公司级文件：即源泰公司文件。
部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；
地区级文件：即**地区文件（如：保定地区文件）”；
联合行文：即两个及以上单位联合文件。
每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性抵触。
文件格式
根据文件内容不同，文件格式分为：
请示/申请类文件格式
普通文件格式（非请示/申请类文件格式）
文件种类
根据文件内容不同，文件种类分为：
决定（代码A）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。
通知（代码Z）：指通告事情的文字或口信。
通报(代码B)：指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。
例如：通报批评。
制度规范/管理流程（代码D）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
请示/申请(代码E)：指向上级或有关部门申述理由，请求批准。
报告（代码C）：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作口头叙述。
会议纪要(代码G)：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。
其他(代码I)：例如策划案等活动相关文件。
行文规则
公司级文件：源泰公司文件行文。
适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。
签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。
公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件1、附件2）
部门级文件：各部门级文件行职责范围内布署的文件
签字权人：部门负责人或其授权人
分部级文头格式：分普通类、请示类。（见附件3――附件8）
地区级文件：各地区级文件行文。
适用范围：涉及地区整体布署的文件。
签字权人：地区负责人或其授权人。
地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件9、附件10）
联合文件行文
适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联合行文。
联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。
签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授权人共同批准签发。
联合文头格式：普通类。（见附件11）
文件处理程序及规范
拟文
拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。
拟文人要遵循拟文三原则：
简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；
明白：易懂、不晦涩；
准确：不模棱两可。
文头三要点：
明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；
明确收文人和抄送人姓名；
标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明确文件内容的关键字。
审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。
审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责，审核人姓名应手签。
批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。
审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意后方可正式发布。
发文
公司级正式文件须转换为PDF格式，通过公司邮箱发布。
文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，须要求拟文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。
文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以免造成垃圾邮件。
存档
文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管理。
联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。
监督
一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。
二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。
解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。
生效时间：本规定自发布之日起试行。
附件：文件文头格式（11个附件）
附件1：公司级普通类文件文头附件2：公司级请示类文头
附件3――附件10：各部门普通类文件文头及请示类文件文头
附件11：地区普通类文件文头附件12：地区请示类文件文头
附件13：联合行文普通类文件文头
（例如：HR&CC,文件文头中用部门英文缩写,文件编号只标明主办部门的文件编号。）
附件14：会签表
附件15：附属说明：编号规则
见例：
一、文件头部分
编号
通用编号规则：公司英文简写－部门/地区/英文简写－年份（取后两位）-顺序号（三位）。
部门拼音首字母或者英文大写缩写：
人力资源部（Humanresources）；简写：HR。
财务部（）；简写：ERH。
市场部（；简写：WRH。
地区级英文规则：以所在城市汉语拼音第一个字母大写。
联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。
各类文件举例说明：
公司级文件：HBYT-13－D001
部门级文件：HBYT-HR-13-I001
联合文件：HBYT-HR&CC-13-I001
地区（如保定地区）：HBYT-BD-13-I001
拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。
文件类别根据文件内容依据而定。
申请类文件、源泰政策类文件（如关于激励方案、操作性或流程类规范文件）签批前一般只能以一个收文人为主送对象，不能以文件或电子邮件形式同时主送多位领导；由3人以上（含3人）签批意见的申请类文件需附加会签表。见附件14《源泰会签表》签批后应将文件主送经办部门。
审核人如没有，则划“//”。
收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或相关部门人员；抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需