3.职责
3.1文控中心负责编制本公司的文件资料管制程序，负责培训并监督该程序的执行。
3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。
注：受控文件：指需保持有效版本的文件（当文件出现最新版本时，应及时发放新文件，回收旧文件的文件）。如内部需执行的文件，外部需供方执行的文件。对向顾客提供组织质量管理体系情况证据时的质量/环境手册，常属非受控制文件。
4.措施和方法
4.1文件分类
4.1.1质量环境手册：用以说明本公司质量环境方针、目标及组织权责，描述体系运行原则的基本文件。
4.1.2程序文件：描述质量体系运行及要素所涉及到的各个职能部门活动范围的文件。
4.1.3作业指导书：具体指导各个岗位如何操作的作业规范。
4.1.4规范：阐明要求的文件，如产品检验标准、工序控制要求、工艺流程、样板等。
4.1.5质量计划：对特定项目、产品、过程、或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。
4.1.6表单记录：记录质量/环境活动及其结果有关数据的规范的表格形式。
4.1.7外来文件：对本企业需执行的润滑油产品的行业标准、国家标准、产品质量/环境法；顾客提供的需本企业执行的要求文件。
4.1.8各部门内部的管理性文件。
4.2文件制定和审批
与质量/环境相关的所有文件在发布前，应由以下规定的人员审批其符合性（指符合标准要求和实际操作的需要）、充分性（所有影响因素完全考虑周到）和有效性（在可能的范围内有效解决质量/环境问题和管理问题），满足后方可批准实施。
4．2．1文控中心根据各职能部门的程序文件，总经理制定的质量/环境方针和质量/环境目标，汇编成满足GB/T19001—2008/ISO9001:2008标准要求的质量/环境手册，经管理者代表审查，总经理批准。
4.2.2程序文件及其相关的表格由文控中心（依据标准要求职能分配表）统一编写，管理者代表审查，总经理批准。并交文控中心统稿。
4.2.3作业指导书及其相关表格由各相关部组织相关人员编写，该部门主管批准。
东莞寮步星龙电子厂编号XL-Q/EP-01页码第2页共3页主题文件资料管制程序版本A版次14.2.4规范文件及其相关表格由工程部组织相关人员编制，工程部负责人批准。
4.2.5质量计划、环境方案的编制职责依据本质量环境手册的第7章产品质量策规定执行。
4.2.6各部门内部的管理性文件由本部门负责人编写，管理者代表批准。
4.3文件的标识和发放：
4.3.1标识范围：质量环境手册和程序文件，部门编制的其他文件，除每批所需特定的技术要求以外的所有的文件（包括外来文件）均应进行“受控文件”标识。
4.3.2标识内容：
4.3.2.1编号标识：每份文件按《文件编写导则》设定唯一的文件编号。
4.3.2.2受控标识：对发放于内部执行的文件或发放外部（如给供方）执行的文件，应加盖“受控文件”印章；发放外部作证据用的文件（如给顾客），应加盖“非受控文件”印章。
4.3.2.3文件的编号原则：A：外来文件编号直接引用原文件编号；
B：体系文件：厂名（科武/XL）-文件类别（质量环境手册/Q/EM，质量环境程序文件/Q/EP，作业指导书/WI，质量记录Q，环境记录E）-流水号（000）；质量文件类别为Q，环境文件类别为E，若是质量与环境共同的文件类别则为Q/E；
4.3.2.4版本、版次标识：每页文件应标识版本、版次。
4.3.3文件发放：
4.3.3.1标识后的文件应由文控中心负责发放。质量/环境手册可整本发放，也可把程序文件独立发放。每份文件应发放到文件的使用部门。文件发放范围由文控中心填制，发放时由领用人在“文件分发回心记录表”内签名，。
4.3.3.2每批所需特定的技术要求文件则根据《生产过程管制程序》加以传递。
4.4文件的管理
4.4.1文控中心建立文件档案，保存每一版本的文件及其每一版本间的文件修改清单，以实现文件变更的可追溯性。
4.4.2贮存于计算机中或软盘应注意防病毒和受损，并对所存文件形成清单，标识每份文件的版次及存放地址，以利于识别和使用。
4.4.3文控中心对加盖“受控文件”的文件建立“文件管制总览表”，列出各类文件目录及其版次，以便识别文件的现行修订状态。对发放到各部门的文件也由文控中心建立部门的“文件管制总览表”交各部门负责人，以利于管理本部门的文件。
4.5文件领用
4.5.1当有新进人员、转岗人员、或需使用文件的人员未领到文件时，其部门负责人填制“文件补发、借阅、作废申请单”，交由文控中心按4.3.1相应条款执行发放文件。
4.6各部门或人员在使用文件时应注意
4.6.1不得随意借用其他人的文件复印。
4.6.2不得使用未加盖“受控文件”原章标识的复印件，一经发现立即交文控中心收回销毁。
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