2范围
本程序适用于本公司食品质量、环境、安全管理体系范围内管理体系有关的文件的控制。
3职责
3．1食品安全小组组长（管代）负责审核食品质量、环境、安全管理体系程序文件、管理手册。
3．2总经理负责食品质量、环境、安全管理体系程序文件、管理手册的批准；
3．3各部门主管负责三级文件（含外来文件）的审核，食品安全小组组长（管代）负责批准三级文
件；
3．4行政管理中心是公司管理体系文件的归口管理部门，负责文件的发放、回收和保管归档等工作；
3．5与食品质量、环境、安全管理体系有关的部门负责与本部门有关的文件的管理与控制。
4程序
4．1文件分类及保管
4．1．1食品质量、环境、安全管理手册，食品质量、环境、安全程序文件，由行政管理中心归档
保存。
4．1．2公司第三级食品质量、环境、安全管理体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行食品质量、环境、安全管理体系的常用实施细则：包括管理
标准；工作标准(岗位责任、任职要求、前提方案、操作性前提方案等)；技术标准(国家标准、行业
标准、金花茶地方标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门食品质量、环境、安全管理记
录文件等，由各相关部门自行保存。
b)其他食品质量、环境、安全管理文件：是针对特定产品或合同编制的食品安全质量计划、设
计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式，由各相应的部门归档保
存、使用。
4．1．3公司级管理性文件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与食品质量、环境、
东兴鑫宇实业有限公司
食品质量、环境、安全程序文件汇编
文件编号：DXXY-FSEMS-2014
版本修改次数：A/0
生效日期：2014/04/18安全管理体系有关的政策，法规文件等，由行政管理中心归档保存。
4．2文件的编号
4．2．1食品质量、环境、安全管理体系文件的编号
a)食品质量、环境、安全管理手册：
公司名称代号—食品质量、环境、安全管理手册代号—编制年份
文件编号：DXXY-FSEMS-2014，表示公司食品质量、环境、安全管理手册2014版文件。
b)程序文件编号：
食品质量、环境、安全管理程序文件代号-顺序号-编制年份
DXXY-FSEMS.CX—序号-2014
c)食品质量、环境、安全管理记录：
食品质量、环境、安全管理记录代号—记录编号
DXXY/JL-序号
d)GMP文件编号：
食品安全管理体系—良好操作规范代号—编制年份
DXXY.GMP-2014
e)PRP/OPRP/SSOP文件编号：
DXXY.PRP-20XX
DXXY.OPRP-20XX
DXXY.SSOP-20XX
f)HACCP计划编号：
食品安全管理体系—危害分析与关键控制点计划代号—编制年份；
DXXY.HACCP-20XX
g)各部门其他食品安全管理文件：
DXXY.WI(01.02.03....序号)-20XX；
4．3文件的编写、审核、批准、发放
4．3．1食品质量、环境、安全管理手册（含及SSOP文件、HACCP计划）由食品安全小组负责组织
编写，食品安全小组组长（管代）审核，总经理审批，行政管理中心负责登记、发放。
4．3．2各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，食品安全小组组长（管代）审批，行政管
东兴鑫宇实业有限公司
食品质量、环境、安全程序文件汇编
文件编号：DXXY-FSEMS-2014
版本修改次数：A/0
生效日期：2014/04/18理中心负责登记、发放。
4．3．3文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。应确保文件使用的各场所都应得到相关文
件的有效版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4．4文件的受控状况
本公司食品质量、环境、安全管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与食品质量、
环境、安全管理体系运行紧密相关的文件为受控，受控文件必须加盖受控状态的印章，并注明分发
号。
4．5文件的更改与换版
4．5．1更改文件由该文件编制部门填写《文件更改申请单》说明更改理由，必要时还应附文件更
改的依据，以原文件审批人审批，由该部门实施更改，并到行政管理中心存档备案。
4．5．2更改文件应注明更改版本和修改次数及更改时间，按原发放范围发放，同时收回作废旧文
件。
4．5．3文件少量更改可采取划改或换页的方式，文件经多次更改或文件进行了大幅修改应换版，
原版文件作废，换发新版本。
4．6文件的发放
4．6．1各部门文件管理人员按签发范围发放文件，文件领用人须在《文件发放、回收记录》上签
名。
4．6．2公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，并形成《受控文件清
单》；向顾客提供的文件需经食品安全小组组长（管代）审批，发放给顾客的文件为“非受控”文
件，不盖印章。
4．6．3当文件破损严重影响使用时，文件使用人应到行政管理中心办理更换手续，交回破损文件，
补发新文件。破损文件行政管理中心人员负责销毁。
4．6．4文件丢失，文件使用人须重新办理文件领用手续，并予以说明。原文件管理人员补发文件
应重新编分发号，注明丢失文件分发号作废。
4．7文件的保存、作废与销毁
4．7．1文件的保存
a)行政管理中心统一保管所有文件的原稿及其《文件发放、回收记录》，并分类存放在干燥通
风，安全的地方；
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