第二条公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务

第三条公司全体员工都应发扬实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率

第四条文件处理必须做到快捷、准确、清晰，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由公司行政统一发放、传递、保管和立卷归档

第二节 文件格式
第一条文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成

第二条文件标题应准确简要概括文件的主要内容

第三条发文字号包括代号、年号、顺序号。公司发文代号为：“xxx发”，发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转，力避随意发文

第四条文件必须盖章或签字，文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确

第五条发文单位必须注明全称。多页文件应标明页码，文字从左至右横写、横排，左侧留装订位，文件纸一般使用A4型

第三节 收文
收文一律使用《重庆吉屋科技有限公司收文簿》

第四节 办文
第一条办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序

第二条办文由公司行政统一安排，包括文件的分送、传递和催办

第三条协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理

第四条文件的催办由公司行政负责，防止漏办或延误，严格按照时限要求完成

第五条文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。文件办理完毕后，统一交由行政保管、立卷归档

第五节 发文
第一条发文一律使用《重庆吉屋科技有限公司发文稿纸》

第二条发文程序如下：
公司内部发文:
拟稿人→部门主管核准→行政经理审核→总经理助理审核→总经理签阅→ 公司行政编号→打印→盖章→发文→备案
第二章 档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作

第一节 档案范围
公司各种具有保存价值的文件、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档

其中，包括：计划、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等

第二节 档案分类及编号
第一条档案按其内容及关联部门可分为四大类：
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类（广告、电商、分销、包销及其他）
第二条机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条

第三条档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号

第四条归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）

第三节 档案装订
第一条以左方装订为原则，右上角标明档案号

第二条文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订

第三条装订时间：一年一装

第四节 保存期限
第一条永久保存：1、公司章程；2、会议纪要3、公司证照；4、各种批文；5、印鉴；6、公司年度经营计划；7、公司年度经营总结；8、年度财务报表； 9、不动产所有权状及其他债权凭证；10、人事资料；11、大型活动图片、音像资料；12、其他核定须永久保存的文书

第二条十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
第三条五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、其他经核定须保存五年的文书

第四条一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书

第五条公司规章制度由行政永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。