北京京城国际融资租贸有限公司档案管理办法 1.总 则 1.1 目的：为规范北京京城国际融资租售有限公司（以下简称 京城国际）的档案管理制度，提高档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制订本办法。 1.2要求：本办法适用于京城国际公司各部门。各部门在档案管理，移交，利用的过程中要严格执行本办法。 2.档案管理部门 2.1 京城国际综合管理部负责公司的档案管理工作，并负责指导，监督和检查各部门的档案管理情况。 2.2 京城国际综合管理部按照集中统一管理的原则，对各部门形成的各种门类，各种载体的所有所有档案有关的资料实行统一管理。 2.3对于各部门的档案文件，资料，主办人负责将其中已办完的文件材料进行整理.并移交至部门兼职档案员. 3 档案管理部门职责 ■收集.整理.归档.鉴定.保管公司的文书.声像.电子.设备档案 ■积极开展档案的提供利用工作 ■进行档案鉴定 ■进行档案统计 ■贯彻执行党和国家的保密，保卫制度，确保档案安全。 ■按规定向档案馆移交应入馆的档案 0000：00：00：00：00 发布日期:2012.3.30 片长:00”60’ 档案管理 曹姐 孟克超 2012：3：27NOW 4.文书档案的归档 4.1 归档范围 反映本公司工作，具有参考价值的文件。 部门在经营和管理活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 京城国际市场部负责承办签订的合同，应于鉴定后的次月由市场部转交综合管理部集中管理并交档案室归档。如有使用需要，可利用复印件或借阅原件。 STEP STEP4.2归档程序 4.2.1 部门内部档案整理：部门的兼职档案管理人员，根据部门的档案形成情况，对有价值的档案材料要随时收集.每月整理一次，根据整理情况督促部门其他人员，将办理完毕的文件材料进行部门内部归档，并将全部整理完毕的档案资料于次月交综合管理部办理归档。 4.2.2 每件文件的存档，档案管理员都要根据部门建立并登记。 STEP STEP归档范围 归档方法： ▲装订 ▲分类.排列方案 ▲编号 ▲编目 5 声像 电子档案的归档 5.1 归档范围 所有需存档的文书档案所附带的电子版本；各部门或个人在工作中或社会实践活动中直接形成的具有对国家，社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅之以文字说话的历史记录。 5.2 归档程序 5.2.1 电子、声响档案的归档程序同文书档案。声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。 5.2.2 电子档案药在文书档案形成的同时归档保存，不得随意修改，如有特殊情况可以适当延长归档时间。 5.3 归档方法 分类、编号、文字说明的编写、时间用阿拉伯数字表示 5.4 归档要求 （1）电子档案是本公司的卷宗的组成部分。 （2）接受原版、原件，特殊情况下可接受复制件。 （3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 （4）文书档案的电子版要根据文件的内容归档时间建立文件夹，定期制成光盘永久保存。 STEP STEP6档案的保管 6.1 档案保管贯彻，以防为主，防治结合的原则。 6.2 档案保在地点：公司档案室。 6.3 档案库房温度应达到国家规定标准：温度为14—24度，相对湿度45—60％ 6.4 档案库房应远离环境污染源，要配备必要的除尘、吸尘设备，提高库房门窗的密封性能，除尘与防尘相结合。库房定期打扫卫生，保持清洁。 6.5 档案室的消防设备需24小时工作。 6.6 档案室要有防盗设施，要安装防盗门和采取必要的钥匙管理措施。 6.7 档案库房要符合档案管理标准的要求，库房内档案资料要按门类和载体进行科学分类，档案柜要排列合理，方便利用，编号一律从左至右，从上到下。 6.8 声像、电子档案应比实物档案保管时间长，具有保管时间参照档案保管期限表而定。 STEP STEP7 档案移交 京城国际文书档案归档工作按月度进行。各种部门兼职档案管理人员必须在每月15日前将整理好的归档文件向综合管理部移交。 STEP STEP8 档案的保密 8.1 档案人员要加强组织观念，遵守保密守则，执行保密规定，保证公司本部的机密不被泄露，保证档案的安全。 8.2 档案库房属机要重地，未经允许不得进入档案库，不经批准，任何人不能将涉密档案私自带出室外或借给他人。 8.3 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经综合管理部部门经理及副总以上领导批准。 8.4 不得私自摘抄、复制带密级档案的内容。密级档案的利用情况，档案管理人员应进行登记。绝密文件不得复印。 8.5 凡涉及档案秘密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案秘密。 8.6 档案人员提供档案利用时，要严格执行档案借阅条款和本条款，必须做到不该借阅的绝对不借。 8.7 对上级发来的机密和绝密文件，归档后要严格履行借阅手续，未经批准，一律不得翻印。 8.8 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节予以严肃处理。