金晖煤焦化工有限公司
档案管理制度
目录
第一章总则 1
第二章档案管理组织机构 1
第三章档案借阅 2
第四章文书档案管理 3
第五章科技档案管理 4
第六章电子文档管理 7
第七章技术图纸修改 8
第一章总则
为进一步提高山西金晖煤焦化工有限公司（以下简称公司）档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业生产经营管理服务。根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。
公司档案是指公司在生产活动中直接形成的全部档案的总和，包括生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原始记录。本公司的档案主要有文书档案，科技档案和电子档案三类。
档案工作是本公司各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、合法权益的一项工作。
本单位档案工作实行统一领导、统一管理、分级负责。所属各部门的文书档案由所属部门档案管理人员管理；工程项目形成的档案由项目与发展部负责整理，由公司办公室集中统一管理。
第二章档案管理组织机构
公司在办公室内设资料室，作为档案管理的归口部门、负责全公司的档案管理工作，各部门配备兼职档案员一名，负责本部门全部档案的管理工作。
档案员必须忠于职守，具有中专以上文化程度，接受过档案管理有关知识的培训，具备档案专业知识。
资料室的主要任务是：
结合公司实际，拟定、修改、实施本公司档案管理制度；
统一管理公司各门类各载体的档案，对所属各部门、车间的文书和科技文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督；
接收各部门移交的案卷并及时整理归档；
编制检索工具和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供利用，更好地为企业管理、工程建设服务；
会同有关业务部门，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁；
负责组织开展档案业务培训，提高业务管理水平，使档案管理工作规范化；
参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。
所属各部门兼人员的主要任务是：
负责做好本部门形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和归档工作；
工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室，由办公室统一整理归档；
接受档案部门的指导与监督，按时向公司档案部门移交档案，为总公司多积累档案财富；
学习档案业务知识，提高档案业务水平；
负责本单位、本部门大事记的收集（包括工程简介），在每年年底报公司档案部门，由公司档案部门汇总整理后，交领导审阅认可后归档。
第三章档案借阅
本公司档案按保密性可划分为一般、秘密、机密、绝密四种。（详细划分标准参见《金晖煤焦化工有限公司保密制度》）
公司内部员工可借阅档案为：
借阅一般档案，需凭本人有效证件经资料室审查批准；
借阅秘密档案，需凭本人有效证件经办公室主任审查批准；
借阅机密档案，需凭本人有效证件经行政副总审查批准；
如有特殊情况需查阅绝密档案的，需凭本人有效证件经总经理审查批准。且只能在资料室内查阅。
外单位人员可借阅档案为：
借阅一般档案，需凭单位介绍信由办公室主任审查批准；
查阅秘密档案，需凭单位介绍信由行政副总审查批准，且只能在资料室内查阅，如由特殊情况需借阅的，应经总经理审查批准；
查阅机密档案，需凭单位介绍信由总经理审查批准；
外单位人员不能查阅、借阅我公司的绝密档案。
借阅底图档案，须凭图复印票、修改批准单，办理借阅手续。
借阅一般档案期限为七天，秘密、机密档案为三天、归还前应将卷内文件依次排好，规定时间不能归还者，可到资料室办理续借手续，续借期限为一天。到期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50元。
借阅者对所借阅档案负有保管责任和保密义务。保密程度秘密以上的档案不许带出公司，不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应经行政副总批准，摘抄在专用保密手册上，需要复制时，经行政副总批准，按复制手续办理。
借出档案丢失或损坏，由借阅者负责。属于保密的，除罚款外，写出书面检查报行政副总酌情处理。
职工调离公司时，必须将所借档案资料还清，经档案部门签字认可后方可调出。
第四章文书档案管理
文书档案的立卷范围
与本公司有关密切联系文书文件的应立卷归档；
本公司产生的反映本单位重要活动的文件，应立卷归档。重复文件，临时摘录的文件和没有参考价值的文件不立卷归档。
文书档案的立卷方法
各部门形成的文件由各部门组卷，资料室派人指导，各部门组卷后拟好清单和资料室进行交接；
文件立卷，应按机构-问题-时间进行排列，一个问题内按时间排列；
本公司文件，应分级立卷，但请示与批复、来文与批复、专案文件等，不得分级立卷；
卷内文件要根据文件之间的有机关系，进行系统排列，来文与复文，正文与附件，正本与定稿必须放在一起立卷。来文在前，复文在后；正文在前，附文在后；正本在前，定稿在后，不便和其它文件一起保存的文件，可以单独组卷；
文书处理部门归档的案卷，都应根据公司制定的档案管理制度，划出案卷内文档保管期限和保密等级；
案卷的标题，要正确地反映出卷内文件的主要内容（作者、年代、问题、名称）一般不超过30个字；
卷内文件系统化排列后，应立即编号，以大小文件的排列顺序，便于统计文件的张数或件数，编号的位置应写在文件的右上角，凡有字迹的每页编一个号（空页不编号）；