文件编号： QP-4201
版本：A1

生效日期:2012-07-10
页数:第 1页,共 5页

编 制: 刘京卫日 期:2012-7-10

审 核: 日 期:

批 准: 日 期:

文 件 修 订 履 历

版本
序号
修订内容摘要
修订日期
核准

A
初版发行。

2009-11-25
田金华

A1
文件批准权限作了调整。按照ISO9001:2008标准要求作了更新并统一文件格式。

2012-7-10
叶娜

1 目的
为建立本公司文件之管制作业,以求发行文件一致性,可溯性及适用性,从而实现质量方针﹑质量目标与质量承诺,保证公司所有与质量有关的作业内容﹑过程﹑权责等文件化为执行之依据.
2 范围
本公司质量管理体系所涉及的所有外部\内部文件。

3 定义
3.1 外部文件:在本公司中的管制范围是与质量有关的外来文件需要进行管制。

3.2 内部文件:由内部根据各部门管制\产品生产等需要而自行制定的文件。

3.3 作业指导书范围:如管理办法、检验规范、BOM表、生产作业指导书、工厂其它规章制度等。

4 职责
4.1:文控负责担任文件之编号﹑登录﹑发行﹑存盘﹑管制执行及作废回收等工作。

4.2:各部门所需文件之制作﹑会签﹑审查﹑核准后送文控中心。

4.3:总经理、管理者代表负责内部体系文件的审核、批准。

4.4:文控负责所有体系文件电子文档的管理、保存。文控室原稿（包括电子文档）均为受控文件，无须盖受控文件章，但要记录于文件清单上，以利查找。

5 程序
5.1外部文件控制流程说明
5.1.1:接收
5.1.1.1当客户E-mail图纸或其它技术资料来我司时由业务人员将E-mail资料按客户分类储存在电子文档中,而后要求打印一份交给文控中心。

5.1.1.2当客户以传真的形式发送技术资料时由文控中心负责人将图纸接收后复印一份进行留存。

5.1.2:外来文件识别、分发管制
5.1.2.1文控接收到文件后首先将其记录于《外来文件清单》。

5.1.2.2文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。

5.1.2.3复印完成后将原稿按客户的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色<外来文件章后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发/回收记录表》中。

5.1.2.4接收部门接收文件后要求将外来文件进行分类储存,并且要得到明确的标识;而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。

5.1.2.5 接收文件的标识日期或类别记录于《索引表》中，便于查阅。

5.1.3:外来文件变更\报废管制
5.1.3.1当客户的要求以书面的形式变更时(其中接收和分发同以上5.1.1、5.1.2中要求一致)由文控将旧版本的文件进行收回,而后将新版本进行分发。

5.1.3.2外来文件版本的标识:以外来文件接收的日期作为版本标识。

5.1.3.3当图纸变更后已经确认以后都已不再使用时由文控将其收回,并且统一的销毁,文控需将作废文件原稿进行保存;而其中现场或相关部门认为有必要保存变更文件时,可由文控加盖蓝色<参考文件章以便识别,如是报废文件则需在其文件正面盖红色<作废文件章。

5.1.4:外来文件其它补充说明
5.1.4.1本公司其它的外来文件由文控中心统一的分类后将其中的接收、审核、保存部门、是否需要受控等明确于《外来文件清单》中，并分发至所需部门。

5.2内部文件控制流程说明
5.2.1:制定、审核、批准权限
文件类型
制定
审核
批准

质量手册
管理者代表
副总经理
总经理

程序文件
部门负责人
管理者代表
副总经理

作业指导书
PE
部门负责人
部门负责人

表单
与文件一起产生
部门负责人
管理者代表

5.2.2:编号方式
文件类型
编号原则
编号含义说明

质量手册
QM-01
QM代表质量手册, 01代表流水号;

程序文件
QP
QP代表程序文件

管理办法、规范文件
QW
QW代表管理办法、规范文件.作业指导书

表单
QR
QR代表表单

具体依《文件编号办法》执行。

5.2.3:内部文件接收
5.2.3.1各部门主管或管理者代表将审核、批准后的文件统一将原稿交至文控受控。

5.2.4:分发、修改管制
5.2.4.1 文控接收到文件后首先将其记录于《受控文件清单》。

5.2.4.2文控根据相关部门需要复印相应份数的资料。

5.2.4.3复印完成后将原稿按文件的类型分类储存于文控中心原稿档案中，复印件由文控将其盖上蓝色受控文件章后,再根据分发的部门分别盖上蓝色部门印章后分发，要求分发时将分发的份数、日期、接收人等记录于《文件分发/回收记录表》中。

5.2.4.4接收部门接收文件后要求将内部文件进行分类储存或贴示,并且要得到明确的标识和保护;而且在现场不可以出现作废或已变更的文件。

5.2.4.5当文件需要修改时由提出部门填写《文件（新订、修订、废止）申请单》及修改好后的文件交相关部门责任人审批后交文控中心受控，修改的记录需登录于《文件履历表》中。

5.2.5:内部文件变更\报废管制
5.2.5.1当相关部门管制要求变更时(其中接收和分发同以上5.2.3、5.2.4中要求一致)由文控将旧版本的文件进行收回,而后将新版本进行分发。

5.2.5.2内部文件版本/次的标识:第一版本用(A)代表,第二版本用（B）代表，以此类推。版次即为修改的次数，新版发行为0，修改一次为1，修改两次为2，以此类推。如A/1表示版本为A，修改次数为1。

5.2.5.3当内部文件变更后已经确认以后都已不再使用时由文控将其收回,并且统一的销毁,而要求文控作废文件原稿要进行保存;而其中现场或相关部门认为有必要保存变更文件时,可由文控加盖蓝色参考文件章以便识别,如是报废文件则需在其文件正面盖红色作废文件章.
5.3文件的使用管制
5.3.1 任何文件资料,均不得任意影印及外流.
5.3.2 为防止不法盗取、泄漏,受控文件原件须集中归档存放特定地点或柜,欲借阅应经管理者代表同意.
5.3.3 为了执行方便或展示说明