受控状态：分发号：
重庆鑫龙物业管理有限公司
程序文件
XL-QEB-2012
版本：A/00
编制：
审核：
批准：
发布日期：2012年7月1日实施日期：2012年7月1日
重庆鑫龙物业管理有限公司
文件编号：0
版本/修改状态：A/00
程序文件
程序文件目录
共1页第1页
序号
文件编号
文件名称
版本
修改状态XL-QEB-01
文件控制程序
A
00XL-QEB-02
记录控制程序
A
00XL-QEB-03
目标、指标及管理方案控制程序
A
00XL-QEB-04
信息交流控制程序
A
00XL-QEB-05
法律、法规和其它要求控制
A
00XL-QEB-06
环境因素识别与评价控制程序
A
00XL-QEB-07
管理评审控制程序
A
00XL-QEB-08
人力资源控制程序
A
00XL-QEB-09
员工培训控制程序
A
00XL-QEB-10
基础设备、设施和工作环境控制程序
A
00XL-QEB-11
合同评审控制程序
A
00XL-QEB-12
环境相关方控制程序
A
00XL-QEB-13
项目承接管理程序
A
00XL-QEB-14
采购控制程序
A
00XL-QEB-15
外包服务控制程序
A
00XL-QEB-16
物业接管验收控制程序
A
00XL-QEB-17
安全风险评估控制程序
A
00XL-QEB-18
应急准备与突发事件处理控制程序
A
00XL-QEB-19
运行控制程序
A
00XL-QEB-20
客户财产控制程序
A
00
21
XL-QEB-21
过程和服务的监视与测量控制程序
A
00
22
XL-QEB-22
环境监测与测量控制程序
A
00
23
XL-QEB-23
客户满意度测量控制程序
A
00
24
XL-QEB-24
内部审核控制程序
A
00
25
XL-QEB-25
不合格控制程序
A
00
26
XL-QEB-26
报事与投诉处理程序
A
00
27
XL-QEB-27
数据分析控制程序
A
00
28
XL-QEB-28
改进控制程序
A
00
文件名称
文件编号：XL-QEB-01
版本/修改状态：A/00
程序文件
文件控制程序
第1页共2页
流程图
负责人
说明
相关文件
相关记录
管理者代表
运营总监
按公司现状确定体系文件构架；
体系文件包括：质量方针、环境方针、质量目标、质量环境管理手册（QEA）、程序文件（QEB）、作业文件（QEC）、记录（QED）
各部门负责人
按《质量环境体系文件编写管理规范》编写；
运营中心负责质量环境管理手册、程序文件的编写；
各部门负责本部门作业文件的编写，并交运营中心汇总、审核；
行政公文的编写按《日常行政公文管理作业规范》的规定执行
《质量环境体系文件编写规范》
XL-QEC-YY-05
《日常行政公文管理作业规范》
XL-QEC-XZ-13
总裁
管理者代表
运营中心填写文件审批表，报管理者代表、总裁审批；
总裁批准《质量环境管理手册》、《程序文件》，管理者代表批准作业文件
《文件审批表》
XL-QED-QEB01-1.1
《受控文件清单》
XL-QED-QEB01-1.2
运营总监
运营中心按《质量环境体系文件管理规范》，分发文件，并做好发放、回收记录
《质量环境体系文件管理规范》
XL-QEC-YY-06
《受控文件发放、回收记录表》
XL-QED-QEB01-1.3
各部门负责人
文件借阅、复制应由运营总监批准后方可实施；
文件管理和使用部门应保持文件的清晰、完整，不得在文件上随意涂写和更改；
外来文件的管理见备注1
各部门负责人
文件的使用部门在工作过程中，评价文件的充分性和适宜性，必要时对文件进行更新（备注2）
《管理评审控制程序》
XL-QEB-07
运营总监
各部门根据实际工作提出编写或修订体系文件的需求，同时注明更改后的版本号或修改状态标识，按原审批程序审批后实施修改；
使用换页方式修改时，将修改后的旧文件页销毁并记录，当一次性修改量较大时，采用换版的方式修改，并保留一份旧文件，便于追溯；
新文件下发时应做好发放记录并注明旧文件的回收
《受控文件更改通知书》
XL-QED-QEB01-1.4
《文件更改申请表》
XL-QED-QEB01-1.5
运营中总监
运营中心对回收的作废文件提出销毁申请，经管理者代表审核，总裁批准后由运营中心实施并做好销毁记录
《质量环境体系文件管理规范》
XL-QEC-YY06
《文件销毁申请单》
XL-QED-QEB01-1.6
《文件销毁记录表》
XL-QED-YY06-6.2
《作废/失效文件清单》
XL-QED-YY06-6.3
运营中心
行政助理
负责文件发放和更改记录的归档
《记录管理规范》
XL-QEC-YY-07
《档案管理规范》
XL-QEC-XZ-14
《档案目录》
XL-QED-XZ14-6.1
文件名称
文件编号：XL-QEB-01
版本/修改状态：A/00
程序文件
文件控制程序
第2页共2页
备注：
1.外来文件的控制
a)运营中心通过行业协会、专业期刊、报纸、相关书籍、国家行政主管部门及网上查阅等方式，对与公司经营、服务活动和相关的法律法规、标准规范等予以收集，确认其有效性后编入《受控文件清单》确定是否分发并跟踪其修订状态；
b)对顾客提供的与服务要求相关资料或正式文件，接收或使用文件的部门应对文件进行确认，并进行登记保管，根据客户的要求及时更新相关文件，作废文件按相关规定执行；
c)更新后的“外来文件”须重新确认；
d)公开性文件的控制：凡针对客户或相关方要求的对外公开性文件，文件编制部门应报公司行政管理中心审核，分管领导批准后方可向外发放(与客户单位相关工作联系的工作函除外)
2.在下列情况下，运营中心应根据对现行文件的影响，决定是否组织相关部门对文件进行评审
a)当质量/环境管理体系或其过程需要发生较大变化时；
b)管理评审时提出需要改进时（包括纠正预防措施）；
c)测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时；
d)新服务项目（产品）策划时。