办公自动化管理系统(Office Automation,OA),是以现代计算机技米为基础,利
用网络等新兴通讯技术手段,实现办公业务等各种管理活动逐步由机器设备、信息网络、
通讯媒体与人类交互协作完成,实现管理活动的信息化、网络化和及时化。它不仅是计
算机技术、网络信息科技、新兴通讯手段等新型科学技术在管理学上的具体应用,也是
企业管理领域的一次重大突破。它不但带来了工商企业管理理念、职责分工、岗位设计、
业务流程等企业管理领域的深刻变革,而且有效地降低了企业管理成本、促使员工工作
质量和工作效率提升、大幅度提高企业管理水平管理效率和企业核心竞争力,更实现了
企业经营效益的提升,极大地促进了各类工商企业在激烈的市场竞争中取胜。所以,在
经济全球化和科技信息化日益发展的今天,应用办公自动化管理系统,实行办公业务等
管理活动的自动化,日益成为衡量企业实现现代化管理的标准。
本文首先描述了办公自动化管理系统的概念、发展阶段、系统特征、实施意义等相
关理论,概述了 OA管理系统的国内外发展现状,简单介绍了 OA管理系统的主要幵发技
术;其次,介绍了西北有色地质勘查局的背景资料,对其办公自动化管理现状和存在的
主要问题及其原因进行了分析;再次,经过明确项目需求目标任务和开展需求调研,对
OA管理系统的可行性进行了分析,设计出系统的信息流程与管理流程,整理出OA管理
系统的各模块功能需求;第四,确定了 OA管理系统优化设计思路、原则与步骤,进行
了系统的整体优化设计和各功能模块优化设计,并制定了具体实施方案。该系统的功能
模块主要包括文档管理模块、综合管理模块、任务管理模块、考勤管理模块、差旅费报
销管理模块。第五,针对OA管理系统幵发应用过程中在管理组织、流程管理、风险管
理上出现的问题提出解决方法,保障项目的顺利实施和安全运行。第六,对OA管理系
统优化设计实施前后,需求分析的目标任务完成、原有管理问题的改善、企业员工期望
要求这三方面进行了效果对比分析。最后,得出办公自动化管理系统优化设计研究结论
及进一步研究展望。
本文从西北有色地质勘查局现状出发,以现代项目管理理论为指导,进行了较全面
的调查和综合分析,确立了自主研发办公自动化管理系统的方案,并幵展了需求分析,
进行了优化设计实施方案,并对如何保证OA管理系统正常运行提出了运行保障,促进
企业从管理上提高竞争力,为实现更好更快发展提供必要的支持。
【关键词】办公管理;信息化;OA系统
【研究类型】应用研究
第1章导论
1.1选题背景及意义
1.1.1选题背景
信息化已经成为21世纪经济社会发展不可抗拒的趋势,是国民经济和社会发展的
强大推动力。早在我国“十二五计划”纲要中,就提出了经济、产业结构以及企业竞争
力的基本策略为“以信息化带动工业化”。近年来,由于国家不断加大对企业信息化建
设的支持力度,很多企业逐渐开始认识到企业信息化在其管理中的重要性。但是同时,
也存在部分企业管理的信息化建设基础较差,必须从零幵始实施的问题;一些企业则需
要将原有管理的系统不断升级完善;还有一些企业管理的信息化实施时间较短,自身经
验不足。尽管如此,在企业管理的信息化建设方面,越来越多的企业开始积极地对企业
管理的信息化进行积极探索幵发应用,企业管理的信息化建设应用发展趋势良好⑴。许
多企业通过在企业管理领域设置专门的信息机构、信息主管,配备适应现代化企业管理
运营所要求的自动化信息化软硬件设施设备,建立网络、客户端和数据库等管理工作平
台,整合企业业务流程,重新划分企业的管理职权,确定管理角色分工和岗位职责,逐
步实现了企业管理的信息化发展,极大地推动了企业管理水平、管理质量和管理效率的
改进和提升,大幅提高了企业的经营效益。可以说,在当今社会计算机技术、网络信息
科技、新兴通讯手段的飞速发展,使得企业管理的信息化建设己经成为企业的生存工程。
在企业管理的信息化建设发展过程中,如果当今企业失去了有利的竞争地位,就很可能
会被社会淘汰。企业管理的信息化的实质就是企业为了提高自身的经济效益和竞争力,
通过不断深入开发利用信息化科学技术,更加充分合理整合应用企业各种资源,不断改
进提升企业的管理质量和管理效率的过程[2]。
办公自动化管理系统(Office Automation, OA)是现代化管理的重要体现,它出现
于70年代中期,由于当时信息大爆炸,企业办公业务量随之急剧增加,OA管理系统应
运而生。OA办公自动化管理系统不仅仅属于管理科学,也是很多学科领域的综合体现,
比如行为科学、社会学以及系统工程学等。OA管理系统的出现是多学科相互交叉、相互
渗透的结果。它是以现代计算机技术为基础,利用网络等新兴通讯技术手段,实现办公
业务等各种管理活动逐步由机器设备、信息网络、通讯媒体与人类交互协作完成,实现
管理活动的信息化、网络化和及时化。在经济全球化和科技高速发展的今天,OA管理系
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