商业档案管理
运营发展部
前 言
商业档案是在商业经营管理、运营发展过程中形成的各类具有保存价值的文件、文献、法规、制度、报表、凭证、图表、磁盘、光盘、声像等纸质和电子档案资料。这些资料及时、正确、全面、完整地反映了商业经营、发展过程中的全貌，凝聚着一定的价值。做好商业档案工作不仅是社会主义市场经济发展的必然要求，也是商业经营、管理及自身改革发展的迫切需求，同时也是落实科学发展观、构建和谐社会的客观需要。
目录
1、商业档案的定义
2、商业档案管理的原则
3、商业档案管理的目的
4、商业档案管理的流程
档案的定义
档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、、科技档案、认识档案、艺术档案和其他各类专门性档案；按形式：有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
档案的定义
档案与文件的区别
档案由文件转化而来，文件办理完毕，
经过鉴定、整理、归档后形成档案。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
档案的定义
商业档案的定义
商业档案：指从事商业活动的组织，在日常工作中从事商业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图标、音像等。
档案管理的原则
收集齐全分类合理
立卷科学归档及时
保管安全使用方便
管理原则
档案管理的目的
商业档案管理的目的
管理和技术经验的积累。
方便查阅，有效利用
历史记录和法律依据
安全保密
商业档案管理的流程
主要流程
商业档案管理的流程
（一）收集
收集那些资料？
商业档案管理的流程
（一）收集—渠道
本企业职能部门移交文件归档
企业人员非职务活动中形成的档案的寄存、捐赠或转让
外单位转让或移交
面向社会收集的相关材料
内部收集
外部收集
商业档案管理的流程
（一）收集—接受
承办部门将《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交
档案部门接受档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量
移交清册双方各保留一份
商业档案管理的流程
（二）鉴定
明确应该由那些部门来负责收集及鉴定
确定哪些材料具有保存价值，应该归档
档案员重新审查其价值性
对不需归档的文件进行剔除
商业档案管理的流程
（三）分类—原则
统一分类
相对稳定性
可扩充性
商业档案管理的流程
（三）分类—方法
年度
保管期限
机构
内容
保密程度
单式分类
机构（内容）—保管期限—年度
年度—机构（内容）—保管期限
保管期限—年度—机构（内容）
年度—保管期限
保管期限—年度
复式分类
商业档案管理的流程
（三）分类—年度分类
商业档案管理的流程
（三）分类—保管期限分类
商业档案管理的流程
（三）分类—机构分类
地区
分公司
人事部
财务部
客服部
销售部
行政部。。。。
商业档案管理的流程
（三）分类—内容分类
■公文—分为决定、通知、通报、报告、批复、意见、函、会议纪要等
■体系文件—分为管理手册、管理办法、实施细则、管理标准、技术标准、等
■外来文件—分为国家、行业及地方强制性和推荐性标准及其它国际、国内标准、顾客及供方的文件和资料
■财务档案—会计凭证、账簿和财务报告……
■基建档案—工程建设、工程管理、工程竣工……
■合同—销售合同、采购合同、业务合同……
■声音档案—音像或图像记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录