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2范围
公司质量环境食品安全体系规定的文件包括：
a)质量环境食品安全方针、质量环境食品安全目标、质量环境食品安全手册、质量环境食品安全计划、质量环境食品安全程序文件及相关支持性文件；
b)本公司所接受到的外来文件：包括与公司的活动、产品和服务中有关的质量环境食品安全法律法规和其他要求、质量环境食品安全标准、规范等；
c)技术文件包含：产品（工艺）技术要求及标准，质量环境食品安全方案等。
d)记录。
本程序适用于以上质量环境食品安全文件的控制。
3职责
3.1总经理办公室是文件和资料的归口管理部门，负责公司所有质量环境食品安全文件的发放、管理；负责外来文件的登记、呈批和传递；并编制文件一览表。
3.2总经理办公室负责公司适用的法律、法规的获取、确认及保管。
4工作程序
4.1文件的编号
4.1.1质量/环境/食品安全手册编号为：JBTY/QEM-XXXX
JBTY：武汉佳宝糖业有限公司；
QEM：质量/环境/食品安全手册；
XXXX：发布年号
4.1.2程序文件编号为：JBTY/QPXX;JBTY/EP-XX或JBTY/HP-XX
QP：质量程序文件（包括三个管理体系的共用程序文件）；
EP：环境程序文件；
HP：食品安全程序文件；
XX：2位阿拉伯数字；
4.1.4操作规程编号为：JBTYCZ-AAA-XXX。
CZ：操作规程；
AAA：部门或职能代号，具体见《部门代号一览表》；
XXX：顺序号，3位阿拉伯数字。如：JBTYCZ-PGB-001表示品管部的操作规程，编号为001。
4.1.5制度类文件编号为：JBTYZD-AAA-XXX。
ZD：制度类文件；
AAA：部门或职能代号，详见《部门代号一览表》；
XXX：顺序号，3位阿拉伯数字。如：JBTYZD-PGB-001表示品管部门的制度，编号为001。
4.1.6记录的编号为：QR-AAA-XXX、ER-XXX或HR--XXX。
QR：质量管理体系文件的记录；
ER：环境管理体系文件的记录；
HR：食品安全管理体系文件的记录；
AAA：相对应的部门简称，为3位阿拉伯数字；（如为共用文件简称为：GY）
XXX：顺序号，3位阿拉伯数字。如：QR-SCB-001代表生产部的顺序号为001的记录。
4.1.7版本/修订次数的编号为：X/YY。
X：第几版，由2位阿拉伯数字表示；
YY：第几次修订，由2位阿拉伯数字表示，如：01/00表示第1版，未曾修订，01/01表示第1版第1次修订。
部门代号一览表
部门
代号
总经理办公室
BGS
生产部（含车间）
SCB
品管部
PGB
供应部
GYB
销售部
XSB
财务部
CWB
4.2文件的受控
受控本：文件的分发、修订或更换均须按文件控制程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。
非受控本：文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。
4.3质量环境食品安全体系文件发布前的审核和批准
所有质量环境食品安全文件发布前都应经相应的授权人员审批。
4.3.1质量环境安全方针、目标、方案的审批：
质量环境食品安全方针、目标、方案由总经理批准。
4.3.2质量环境食品安全手册的审批
质量环境食品安全手册由授权的管理者代/食品安全小组组长表审核，总经理批准发布，以确保文件的充分性与适宜性，必要时对文件进行评审与更新，并再次批准。
4.3.3质量环境食品安全程序文件的审批
除《管理评审程序》由管理者代表审核，总经理批准外，其余质量环境食品安全程序文件由执行该程序的主要责任部门负责组织拟制，该部门负责人审核，管理者代表/食品安全小组组长批准。HACCP计划由食品安全小组组长负责拟制，总经理审核批准。操作性前提方案文件由食品安全小组组员分工负责拟制，组长审核，总经理批准。
4.3.4操作规程及制度类文件的审批
操作规程由部门专业人员拟制，部门负责人审核，分管领导批准。
制度类文件由归口部门拟制，分管领导审核，经总经理批准后，由总经办统一编号、登记、发放。
4.3.5记录表格的审批随相关文件同时审批。
4.4质量环境食品安全文件的接收控制
4.4.1在收到印制好的文件时，应确认下列各项：
a)文件上有编制、审核和批准人员的签名；
b)文件编号、分发号、版本号、修订次和页数正确；
c)文件的字迹应清晰易于识别。
4.4.2所有与质量环境食品安全管理体系有关的文件由总经理办公室登记于《文件一览表》，对接受到的适用外来文件登记于《外来文件一览表》，各部门收到公司下发的与质量环境食品安全体系相关的文件应登记于部门《文件一览表》。
4.5质量环境食品安全文件的发放范围
4.5.1文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。
4.5.2所有质量环境食品安全体系文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的人员。为让顾客及相关方了解公司质量环境食品安全体系，一般只提供质量环境食品安全手册及相应程序的非受控本。
4.5.3文件发放范围由文件审批人书面通知文件控制人员，由总经理办公室按经批准的《文件发放批准表》发放，并填写《文件分发/回收表》。
4.5.4无论是对外发放或借阅质量环境食品安全文件，都适用本程序4.6条款规定的发放和回收程序。
4.6质量环境食品安全文件的发放和回收
4.6.1总经理办公室应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件，作为档案或供今后参考而保留的（至少一份）作废文件，应盖上“作废”印章，以防误用。
4.6.2总经理办公室按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用相应文件的有效版本。
4.6.3文件控制人员应在《文件分发/回收表》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的质量环境食品安全管理体系文件应有分发号以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。
4.6.4文件受控本应盖有红色“受控”印章，“非受控”不受此限制。
4.6.5未经总经理办公室许可，不得私自复印文件。发放范围以外人员/部门需要时，应填写《文件发放批准表》，经审批人批准后向总经理办公室领取，同样办理登记手续。
4.7质量环境食品安全文件的修订
4.7.1为防止对质量环境食品安全文件未经授权的修改，对质量环境食品安全文件的任何更改/修订应同样遵循4.3中所述的审批程序。
4.7.2质量环境食品安全文件的修改应填写《文件修改建议书》详述理由，向原制定/审批部门提出书面请求。
4.7.3文件更改的审批应由原审批部门/人员进行；若指定其他部门/人员审批时，该部门/人员应获得原审批所依据的有关背景资料。
4.7.4审批部门/人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订，必要时，应进行验证。
4.7.5质量环境食品安全手册附有更改页，该页应反映各章的修订次、最新修订部分的提要和批准人员。凡经修订的“章”应按新修订次更新该“章”，收回前修订次的“章”。对0.6“管理承诺”一章，若人事变动，只需更新其付页。付页中应写明人事变动情况，原承诺人员无须再签名或除名，新增“承诺人”应追加签名。付页的修订次可不同于“正”页的修订次，但只允许两次更改。第三次更改时，全章应更新。
4.7.6程序文件以每一文件号为一独立文件。每一个程序文件首页应为《版本状态记载页》。该页上应有编制、审核和批准人员的签名。
4.7.7程序文件应有《文件一览表》以反映最新的修订次。
4.7.8必要时，应在文件或相应附件如文件修改建议书上标明更改的性质。
4.8外来文件由总经理办公室进行登记，经总经理或相关分管副总批准后，进行编号，并下发至相关部门。每年总经理办公室对所下发的外来文件进行识别，以确定其是否为有效版本。若外来文件仅一份，由总经理办公室按批准的发放范围，进行复印、登记、编号，然后按文件发放范围下发。
4.9文件借/查阅应由文件借/查人填写《文件借/查阅登记表》、以便追溯。
4.10文件的保存
a)所有的文件都
