2.0范围
以公司的业务全过程所涉及的文件与资料，特别是与工程质量、安全相关的文件和资料。
3.0职责
行政中心档案室负责集团所有文件与资料的归口管理及文件、资料的发放、变更、回收记录，发放范围由管理者代表确定。文件与资料编制、审核、批准权限如下：
权限
文件名称
制定
审核
批准
质量手册
行政中心
管理者代表
总经理
程序文件
责任部门
管理者代表
总经理
作业指导
责任部门
部门经理
总经理
质量记录
责任部门
部门经理
总经理
4.0定义
外来文件是指国家法律法规、与行业相关的技术标准，甲方提供的招标资料，政府职能部门、行业协会下发或提供的通知、文件以及从其他途径得到的资料。
5.0内容
5.1文件的分类质量手册
程序文件
工作指导书
质量记录
湖南创元空调有限公司
程序文件
编号
XZOP01
生效日期
主题
文件控制程序
版次
A
修改状态
0-0
页码
第2页共4页
说明：
质量手册：规定了质量方针和目标，描述符合ISO9000标准要求的实际管理运作过程及其相互作用；
程序文件：描述为实施质量体系目标和要求所涉及到的某项系统性工作的过程和活动；
工作指导书：表述质量体系程序中涉及到的具体的作业活动每一步详细操作方法的作业文件；
质量记录：指空白表格、报告等。
5.2文件的编写
责任部门参照《文件编写规范》进行编写，提交给评审部门进行审核，审核通过后交相关责任人核准，审核批准过程记录在《文件的制定、修改、废止申请单》上。
5.3文件的编号
责任部门在编写文件时，按照以下规则进行文件编号：编号由六位字母数字组成，第一、二位为编写中心或事业部的拼音缩写的前两个字母；第三、四位为各层次文件的缩写，质量手册为QM，程序文件为OP，作业指导为WI，质量记录（空白表格）为QR；第五、六位为编写序号，序号取01~99的自然数依次排序，版本由一个英文字母组成，从A到Z，A表示第一版，B表示第二版，依此类推，修改状态用数字表示，0表示原版，1表示第一次修订，最多修订4次。如文件控制程序的编号为XZOP01。
5.4文件的分类
行政中心收到核准后的文件，检查文件编写是否正确、依据分发部门的多少复印相应份数，由行政中心档案室盖红色受控章以确定文件生效，发放时记录在
湖南创元空调有限公司
程序文件
编号
XZOP01
生效日期
主题
文件控制程序
版次
A
修改状态
0-0
页码
第3页共4页
《文件分发/回收记录》中，文件的原稿归档保存在档案室，文件的受控状态、分发号、生效日期由行政中心档案室编制《文件清单》。
5.5文件的评审与更新
5.5.1对公司质量管理体系文件的可操作性和有效性由行政中心组织相关人员每年三月份进行评审、修改；
5.5.2文件的使用部门与评审部门认为文件不符合实际需要时，使用部门可提出修改，并填写《文件修改清单》，经主管领导审批，管理者代表同意；
5.5.3文件更改的方式，个别文字可直接在文件上更改，加盖修改章；段落更改采取换页；如果更改范围较广则采取换版；
5.5.4更改后的作废文件一律回收，并填写《文件分发/回收记录》。
5.6使用管理
5.6.1各部门依据所分发文件登录在部门收文一览表上，当多份文件放在一个文件夹中时，要列出文件清单，文件的摆放指定部门文件管理员，并存放在指定位置，不得擅自外借、涂改、乱画、复印等。
5.6.2各种工作记录空白格式汇编成册，存放在行政中心档案室便于查寻。
5.6.3如部门因丢失、增加使用部门、破损或其他原因需补发文件的，应填写《文件补发申请单》经行政中心主任签字确认后进行补发，如是发外文件与资料，需办理以上手续外，还需在文件上加盖注明有效期的印章。
5.6.4外来文件的管理：有关法律法规、政府职能部门的来文，根据内容确定评审人员评审后再传阅；与产品、技术相关的文件资料要进行登记，需要传阅/借阅的办理传阅/借阅手续，所有外来文件由行政中心档案室统一管理，并填写《外来文件一览表》。
5.6.5工程技术资料的收集和归档，要有移交清单，每年年底或项目竣工后向行政中心档案室统一归档。
湖南创元空调有限公司
程序文件
编号
XZOP01
生效日期
主题
文件控制程序
版次
A
修改状态
0-0
页码
第4页共4页
5.6.6每年，行政中心档案室对文件最新版本的情况编制《更新文件一览表》，发放到各部门对照所有文件的版本是否一致。
5.6.7文件密级管理。文件的密级分为秘密、机密、绝密。机密和绝文件限定发放和阅读范围，随时上锁保管，不得带出公司；秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出公司。
5.7文件废止
文件的不适应或工作需要，由相关部门提出后，交文件的审查、核准人进行废止确认，由行政中心档案室做好文件的回收记录，作废文件需盖作废章。
5.8旧有文件的销毁：由行政中心档案室提出，报行政中心总监或总经理批准，年底进行集中销毁并记录在《文件销毁单》上，被销毁文件的原件保留在行政中心档案室，在需要借阅参考旧有文件时，办理借阅登记手续，在旧有文件上加盖旧文件参考章。
6.0相关文件
《技术资料管理规范》《文件编写规范》
7.0相关记录
《文件的制定、修改、废止申请单》《文件分发/回收记录》《文件补发申请单》《更新文件一览表》《文件销毁单》《文件清单》
8.0附件
湖南创元空调有限公司
程序文件
编号
XZOP02
生效日期
主题
质量记录控制程序
版次
A
修改状态
0-0
页码
第1页共3页
1.0目的
为使质量体系有效运作，提供证明工程满足规定的质量要求和质量体系有效运作的证据，作为质量改善和追溯的依据，特制定本程序。
2.0适用范围
适用于质量体系中以质量改善、质量追溯及据以衡量质量体系的有效运作。
3.0职责
3.1各部门负责本部门的质量记录的设计、审核本部门所需质量记录的表格形式，经管理者代表批准后由行政中心汇总编制质量记录手册。
3.2行政中心负责质量记录的归口管理，包括质量记录的编码标识、质量记录的填写与保管的检查和监督工作。
4.0作业程序
4.1质量记录种类
须控制的质量记录种类及保管部门如下列所示：
4.1.1有关管理审查的记录：行政中心；
4.1.2有关供应商的质量记录、采购的记录、设备进出的记录：物流中心；
4.1.3有关工程测试与追溯性记录：技术中心、工程部、行政中心；
4.1.4有关设计过程的记录：技术中心；
4.1.5有关系统安装与维护的记录：工程部；
4.1.6有关合同审查的记录：市场部、行政中心；
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