2、范围
本规则所称文书管理，是指公司各部门、科室、各管理中心或各子公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

3、承办部门
公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各子公司(工厂)所在地的总收发由其所属行政人力资源部门办理。集团公司收发部门负责文书之收受及发送。

4、管理部门
4.1 公司各部门、各科室、各管理中心及各子公司以及公司名义与外界来、往的文书，以各子公司总经办或行政为人力资源管理部门；业务、采购、总务、资料、法律、售后服务等业务部门的文书，得以该业务部门的最高主管部门为文书管理部门。

4．2 各子公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或行政人力资源部(或总务部门)为管理部门。

4.3关系企业各公司、部门间来往文书原则上以公司、工厂以上部门为管理部门。

4.4各管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。

5主办及会办部门
文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

6行文
6.1行文类别
(1)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

(2) 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

(3) 便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

(4) 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。

(5) 表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人力资源令等，可依实际需要印为固定格式使用。

(6) 其他：
（ 6.1）司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。

（6.2）会议记录及例行表报等的发送不必行文。

6.2行文名义、署名
6.2.1对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：
（1）以公司名义由董事长署名盖董事长职章：
属政策性或影响公司重大权益的行文。

（2）以公司名义由总经理署名盖总经理职章：
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。

（3）以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

① 对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

② 对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

③ 对税务、金融机关的行文。