二、范围
1、适用于所有向业主发布的通知、温馨提示等文件。
2、内外联系用的报告、请示、公函等文件可参照使用。
三、职责
1、事务管理人员负责文件的草拟。
2、资料员负责编写文号、排版、润色、打印、存档。
3、部门负责人负责文件的审批签字并确定有效期限。
4、保安队长负责按指定的位置组织张贴。
5、清洁班长负责组织文件在有效期限后的回收。
四、规范内容
1、对外发文必须统一使用公司信笺纸打印并编号存档一份。
2、通知的文本结构一般由文号、标题、正文、附件、单位落款、发文日期、印章、主题词、悬挂时间、拟稿人、审批人组成。
3、标题应能准确概括文件的主要内容，采用2号加粗黑体，居中放置。
4、文号按临时文件规定编号，即部门代码-顺序号/年份；年份标全称（2007不能写成07）；小4号宋体字，放在标题右上方。
5、正文用四号宋体，合理划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字，层次序号采用“一、二、三……”，行距以1.5～2倍为宜。
6、有附件的，应在正文之下空一行，置于落款的左上侧，空两格注明“附件：XXXX”字样；要写附件的全称；字体与正文相同。
7、单位落款放在正文的右下角，字体与正文相同。
8、发文日期须大写（如“二○○七年九月十日”），字体与正文相同，零写为“○”（调出“符号栏”，输入落款中日期“○”）。
9、落款处必须加盖红色公章，不得用复印章。公章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
10、文尾顶格标明主题词，使用四号加粗宋体字，下加分隔线。
11、分隔线下方为审批栏，用小四号宋体，内容包括悬挂时间、拟稿人、审批人三项。部门负责人须仔细审阅发文的内容和排版格式，确认无误后签字发布。
12、行文应使用书面语言，条理清楚，层次分明，文件整体清晰美观。
13、称呼行一律使用“尊敬的业主/住户：”，后面不使用“您们好”或“您好”字样；对于提示性的语言建议采用“在此服务处特别提醒您”，结尾空一行标明“感谢您对服务处工作的支持与配合！”，节日可增加祝贺性的语言。
14、需特别突出显示的关键字眼，采用小三加粗宋体。
五、格式图示（见下页）
尊敬的业主/住户:
为营造优美、舒适、安全的生活环境，在此服务处特别提醒您：
请勿高空抛物。
请及时把生活垃圾放进垃圾桶内。
请照顾好小孩、宠物，不要在电梯及楼道内随地大小便。
请随手关好电子对讲门。
外出时，请关好门窗、煤气、水龙头及电源。
感谢您对服务处工作的支持与配合！
附件：《×××》
服务处
二○一二年××月××日
尊敬的业主/住户：
近期，服务处在日常巡视中发现个别住户有向楼下丢垃圾、杂物等高空抛物现象。为了共同维护小区的环境卫生和保护人身安全，请大家遵守社会公德，教育家中的孩子和保姆养成良好的生活习惯，切勿高空抛物，并互相监督，共同建设美好家园。
感谢您对服务处工作的支持与配合！
金永昌家园服务处
二○一二年××月××日
尊敬的业主/住户：
为创造一个文明、清洁、健康的居住环境和工作环境，请您不要将垃圾随手置于通道、走廊上，应及时放置于垃圾桶内，便于清洁工清理垃圾。垃圾的随意丢放，不仅散发难闻的气味，也可能会造成小区内鼠蚁横行和病菌的滋生。 创造一个美丽、和谐的家园，需要大家共同的参与。
感谢您对服务处工作的支持与配合！
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