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2、目的
对HACCP体系的有关文件和资料管理进行控制，确保公司各部门使用的文件和相应资料为有效版本，防止误用失效或作废文本。
（二）文件的控制与管理
1、管理权限：
1）办公室负责HACCP管理体系文件资料及其它管理文件和资料的发放、更改、控制与管理。
2）属于管理性的文件由各部门负责组织编写，HACCP小组组长审核，由总经理批准和发布，办公室负责登记与发放。技术性文件由生产部门编写、更改，经总经理批准后发放执行，办公室负责登记与发放 。
3）各部门直接负责本部们专用文件和资料的控制。
2、文件的标识和发放范围：
1）文件的标识
A、本体系文件为受控制的非法控制版本，都应注明版本号。
B、受控版本加盖“受控版本”印章，非受控版本加盖“非受控版本”印章。
2）分发范围
A、受控版本分发至公司与卫生质量控制的有关部门，各生产工序的管理人员、有关操作人员和验证机构，它是公司安全卫生控制的强制性文件。
B、非控制版本可以提供给客户和相关单位，它是公司安全质量保证能力的描述性文件。
C、受控文件的目录和范围是公司编制部门依据HACCP质量体系要素而提出，由HACCP领导小组组长批准，加盖“受控文件”印章，注明发放号，并进行登记“受控文件清单”。非受控文件经HACCP领导小组组长批准，加盖“非受控文件”印章，进行编号，可以不注发放号。
3、文件的审批
1）HACCP体系文件由HACCP小组组长审核，总经理批准发布。
2）技术性文件和工艺文件由生产部门负责人审核，总经理批准。
3）公司其它文件由HACCP小组组长审核，总经理批准。
4、文件的发放
1）受控文件和资料的发放由办公室填写“文件发放、回收记录”，经主管负责人审核、批准，发放时加盖“受控”印章，并注明分发号，按发放范围发放。
2）非受控文件和资料的发放由管理者代表批准，办公室登记后方可发放。
3）当需要使用文件和资料的部门未领到相应的文件时，不得借用其他部门的文件进行复印，应到文件管理部门办理领用手续。公司内各部门不得使用未加盖“受控文件”和“非受控文件”印章文件的复印件，一经发现应立即收回销毁，并追究使用者的责任，如对质量造成影响的要根据情节轻重而予以处罚，对造成严重问题者应在处理后予以辞退。
4）当文件使用部门的文件资料破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，重新领取新文件，但原件必须交回，由文件管理人员将其销毁，不得保存和流失，新补发文件仍使用原文件号。
5）当文件使用部门将文件丢失时，应办理领用手续，但必须在领用申请中注明新文件的发放号和原文件发放号的作废，并查询丢失原因，通知有关部门防止误用。
5、文件的更改
1）在下列情况下，应对本体系文件进行修改；
A、当国家有关的法律、法规改变时；
B、当公司组织机构发生重大变化量；
C、当生产工艺及过程发生重大改变时。
2）文件需要更改时，由文件更改人提出或部门填写“文件更改申请单”，说明更改原因，对重要内容的更改还应附有充足证据的文字论证，经原审核人审核，原批准人批准，如有审批人不在，可找其替岗人员审批，方能进行更改。
3）文件更改批准后，由更改人实施更改，并注明更改日期。更改内容和生效时间，并签名。
A、对于个别字、词更改的文件，由更改人根据“文件更改申请单”的内容，直接在原文件上修改或夹带更改。
B、对于文件条款的更改，将文件更改申请依据“文件发放、回收记录”的名单发放并装订于原文件之内，在封面左下方填写文件更改申请单编号和日期、修改次数。
C、对于文件改动较大需换页处理时，应依据“文件发放、回收记录”的名单发放更改页，同时收回作废页。
D、文件经多次修改（≥5次）时，或修改内容大于整体内容2/3时，文件需要换版本，原版本作废。换版文件须经总经理审批核准后，统一发放实施。
6、文件的作废
1）作废文件由办公室“文件发放、回收记录”收回原文件，并做好记录，同时加盖作废印章，对需销毁的作废文件由相关部门填写《文件销毁申请》，由HACCP小组组长批准后，进行统一处理。
2）对于需要保留的作废文件，由办公室加盖“保留”印章作为标识，经总经理批准后存档。
7、文件的管理
1）文件
