2范围
适用于与公司质量管理体系有关的文件的控制。

3职责
3.1管理者代表主管文件控制。

3.2行政部负责组织公司管理性文件的编制、更改、发放和登记。

3.3研发部负责技术性文件的采集、编写、登记和发放。

4工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1管理性文件有：质量手册、程序文件和各类管理（工作）制度和相关法律、法规等。

4.1.2技术性文件有：国标、行标、地标、企标、规程、配方、图纸、作业指导书等。

4.1.3体系其它文件有：记录、会议通知、联系单和各种计划等。

4.1.4记录是一种特殊文件，按记录控制程序控制。

4.2文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
质量手册：
企标代号/公司代号.手册名称中文缩写-发布年号（版本）；
例如：Q/NUMAX.SC-2004：表示镇江诺麦斯绝缘材料有限公司2004年（版）发布的质量手册。

程序文件
企标代号/公司代号.程序文件名称中文件缩写和程序文件序号-发布年号；
例如：Q/NUMAX.CX01-2004/A：表示镇江诺麦斯绝缘材料有限公司2004年（版）发布的编号为01的程序文件。

c)记录：记录的中文拼音字母代号—程序文件序号—记录序号；
例如：JL04-01，表示04号《管理评审控制程序》文件中的第1个记录。

d)其他文件：部门代号.发放年月日-发放号。

例如：行政部2004年03月06日发的第1号文为XZ040306-01
4.2.2 各部门代号规定如下：
行政部：XZ；研发部：YF； 销售部：XS；制造部:ZZ;财务部:CW。

4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件有效和适宜的。

4.3.1质量手册由行政部负责组织编写，管理者代表审核。报总经理批准后由行政部负责登记、发放和归档。

4.3.2 程序文件、管理制度、工作标准（制度）等由行政部组织各部门负责编写，起草部门负责人审核，报总经理批准发布。

4.3.3国标、行标、地标、企业技术标准、作业指导书等由研发部负责采集或组织编写并经研发部负责人审核交副总经理批准后发放。

4.3.4 体系其他文件，如工艺卡、规程、各种计划等由主管部门编写、审核，负责人批准后发放。

4.3.5 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收应填写《文件发放/回收记录》。

4.3.6文件分为“受控”和“非受控”两种，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废均应受到控制。

4.3.7 质量手册、管理制度、工作标准等管理性文件应在文件封面右上角加盖“受控”状态的印章，并注明发放号，由行政部登录《文件发放/回收记录》，新的体系运行后应建立《年度有效文件清单》发至各部门。

4.3.8国标、 行标、地标、企业技术标准、作业指导书等文件由研发部登录《文件发放/回收记录》，新的体系运行后应建立《年度有效文件清单》发至部门。

4.3.9 其它文件如：生产计划、质量计划、会议通知、目标管理计划、联系单文件等当不会发生混淆时可以名称、编写人或审核人和时间作为标识。在时效期内其修改应予以控制。

4.4文件的更新、更改
4.4.1 管理性文件由行政部填写《文件更新/更改申请单》，经管理者代表审批后更改，由行政部将更改内容发放到相关人员手中。更改可以采用划改、换页和换版形式。更改部门应保留文件相关更改和修订的内容的记录；
4.4.2技术性文件的更改由各原文件起草部门填写《文件更新/更改申请单》，经部门负责人审核后再由各相关人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
4.4.3其它文件更改由原起草人在原文件上采用划改,并同时签署更改人姓名和日期将更改内容及时通知相关人员进行更改。

4.4.4 所有被更新的原文件必须由负责更新部门收回，以确保有效文件的唯一性，并留一份更新后的文件归档。

4.5 文件的领用
4.5.1文件的领用经相应主管部门负责人同意，使用者应在《文件发放/回收记录》上签字。

4.5.2因破损而重新领用的新文件，应收回旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。

4.6文件的定期评审与更新、保存、作废与销毁
4.6.1 行政部和研发部每年应分别对管理性和技术标准文件有效性和适宜性进行评审，对不适宜和无效的文件修改、更新，行政部和研发部分别重新修订有效文件清单，并发放到各使用部门。评审发现过期文件应及时收回和补发现行有效文件,发现文件局部不适宜应进行修改。

4.6.2 文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b)各部门文件由本部门统一管理；
c)任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.3文件的作废与销毁
a)体系文件失效或作废由相关部门及时从所有发放或使用场所收回，交主管部门处置。确保防止作废文件的非预期使用；时效性较强的文件过时自动作废，由部门自行处置；
b)因为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识；
c)对要销毁的作废文件，由使用部门填写《文件销毁申请单》，经主管部门负责人审批后进行销毁。

4.8对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.9作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5 相关文件
5.1记录控制程序
6 记录
6.1 JL01-01《文件发放/回收记录》。

6.2 JL01-02《年度有效文件清单》。

6.3 JL01-03《文件更新/更改申请单》。

6.4 JL01-04《文件销毁申请单》。