主题: 会议室使用规定

起草 : 周少怀
审核:徐兆祥

起草日期: 2006-06-20
生效日期: 2006-07-01

批准: 陈永安
档案号. : Admin / P / 02

传递 : 全体员工
页数. : 共2页

目的
此政策是为了明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程。

定义
会议室是指公用的4个洽谈室，4个大的会议室。

政策
会议室管理部门：行政部
会议室编号：分别编号为1－8号。

会议室用途：公司会议，部门会议，员工工作面谈，招聘面试。

会议室使用规定
行政部内会议室管理负责人为前台接待员。

原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

按申请的先后，顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。

遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。但所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期。

会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期。

如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

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行政部政策及操作程序

(续)
程序
申请流程
部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；
部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求；
前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；
前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；
部门或个人按时间使用会议室。

使用流程
部门或个人在前台接待员处领用所安排的会议室的钥匙；
部门或个人按会议室使用规定使用会议室；
部门或个人自行指定人员安排会务工作。

交还流程
部门或个人使用完毕后，将会议室钥匙交还给前台接待员；
前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；
如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报行政部经理协调；
如部门或个人拒绝改正，行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。

附件：《会议室使用登记表》