01 PART 01 主题1：三种思考 主题2：三个原则 主题3：六个规定 主题4：高效会议的八大特征 高效会议的八大特征 1.只在必要时才召开； 2.事先已经筹划好了； 3.拟定和分发了议程表； 4.拟定和分发了议程表； 5.一切按部就班； 6.请了最有经验、才能和必要的人出席； 7.做出了结论和总结； 8.记录所有决定和工作任务的负责人及完成时间，并明确跟进人。 02 PART 02 会议的准备 会议的准备 会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论。 寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案 对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认 让适合议题的人出席会议 对议题是否符合会议目的进行检查 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认 对如何得出符合议题的结论进行讨论 为了召开高效的会议，首先应当进行彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等） 案例： 13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。会议按照以往的模式召开，对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问底，真实的反映出存在的 核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操作计划、责任人及完成时间等，无法真正落地。 主题1：筹划会议 主题1：筹划会议 会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多，主要有以下方面： 主题1：筹划会议 1 6 2 4 3 会议参加者准备 相关事项 5 充分确认会议目的和议题 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么 寻求问题的解决对策和可行方案 在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动 完成自己需要准备的资料，如有必要，也复印一下其他人的资料 主题2：明确会议目的和目标 会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的和明确的目标，遵循目的的会议形式有： 信息传达型，问题解决型，订立计划型，利益调整型 举例： 最近转型升级小组相关人员发现，空调分厂每天召开的生产例会，会前很多未进行充分的准备，开会时要讨论的具体内容和要达成的目标都未明确，为了开会而开会，流于形式，这样的会议真正的价值又有多少？ 主题3：对会议事先进行公告 如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。 应当记入事前通知的项目： 会议名称和目的、目标 会议主题、讨论项目和会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开场所（地址、电话号码、示意图） 主持者姓名 参加者名单 附加会议资料 其他（参加者事前必须准备的资料） 主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。 主题4：会议主持者必须具备的条件 不受欢迎的会议主持者有如下10种类型： 不受欢迎的会议主持者有如下10种类型： 准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论 举例 公司召开会议时经常发生不需要参加的人参会、必须参会的相关人员未参会、没有决定权或不了解情况的人却代表参会，结果导致会上该决策的事项无人拍板，需事后再次沟通确认，导致会议效果大打折扣。 主题5：选定参加者 如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进行选择的条件： 为了开成有效的会议，就应当事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料。让与会者事先做好充分的准备和了解，这样会上耽误的时间就会大大减少。 同时参会者也能有的放矢，提出有建设性的意见和对策。 主题6：事先分发会议资料 主题7：分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细节耽误会议整体的进度。 举例: 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时要开2小时，甚至3小时，主要原因有会议中有人跑题，不着边际的扯不相关的事，或有人钻牛角尖，限于某一个有分歧的议题不能自拔，或会议中争论、扯皮太多，主持人未能进行及时的制止和引导，导致会议时间远远超过既定时间。次数多了，员工就会“谈会色变”。 会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快、提高会议效率。 为保证会议能准时开始，会议准备人员需提前30分钟到场准备，需将会议室门提前打开，准备好投影仪、电脑、音响等。 举例： 有次商用海外组织俄罗斯订单小组会议，会议召开时间已经到了，与会人员都已到位，组织人员才开始手忙脚乱的借投影仪，电脑。原本14：00开始的会议，实际14:15才开始，会议召开仅半小时，会前耽误15分钟。 主题8：准备会场 03 PART 03 主题1：推动会议的召开 主题1：推动会议的召开 彼得.德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。 对提案做适当的修整与妥协 列举或图示各提案并讨论 客观比较各提案优劣，避免意气之争 估计各提案获益率 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案之认同 用“足够多”时间检视困难所在 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位