公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。

第二章 行文规则
公文的种类
公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“广西工程有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。

机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

其它：公文排版要求详见附件。

行文要求
行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；
明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。

关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：
发文部门或人员
编字
说明

执行董事
桂新董字
1、发文由办公室统一编号；
2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔〕”如“桂新办字〔2002〕第001号”；

总经理班子
桂新总字

经营部
桂新经字

办公室
桂新办字

人力资源部
桂新人字

财务部
桂新财字

生产中心
桂新生字

总工室
桂新工字

供应部
桂新供字

第三章 发文程序及要求
发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。

公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：
文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。

公文打印、排版格式是否符合公司要求；
公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批。

办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。

公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。

拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室秘书电话查询）。

（六）公文打印。

公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；
对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

对于需要盖章的文件见下一步；
（七）公文盖印、登记。

需要盖章的文件，打印后由办公室秘书履行盖章手续。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室秘书留存备查，办公室秘书须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由办公室秘书填写“发文登记表”后发文。

（八）发文。

对外发文要求：
1、办公室秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室秘书办理。

对内发文要求：
1、对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；
2、对于在公司局域网上公布的公文，由办公室秘书通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；
3、对于确需发纸质文件的，只发复印件。并由办公室专人在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。

公文的借阅和清退按《档案管理办法》有关规定执行。

公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。

第四章 附则
本管理办法由办公室负责解释。