总则
为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。
公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。
办公室不得积压文件，随时呈批或下发。
为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。
第二章行文规则
公文的种类
根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
通知：传达上级的指示，要求各部门办理或需要通知的事项；批转下级的公文或者转发上级单位的公文，用“通知”。
通报：把工作情况、经验教训以及好坏典型事例，通知所属部门，用：“通报”。
报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，不需上级部门或主管领导批示意见的，用“报告”。
请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”。
批复：答复请示事项，用“批复”。
决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求执行的事项，用“决议”。
指示：对下属部门阐明工作活动的要求，用“指示”。
函：在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时，用“函”。
计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。
总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”。
简报：汇报工作、反映问题，帮助领导掌握情况的，用“简报”。
条例：用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的，用“条例”。
规定和办法：对某项工作或活动进行具体规范时，用“规定”、“办法”。
议定书：记录有关各方对某一个专门问题达成的协议，用“议定书”。
会谈纪要：记录、传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。
公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
主送部门：指公文主要送达的单位（领导），凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。
正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。请示问题一文一事，不要一文数事。
发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以领导签发日期为准。
抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一）。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。
公文编号：一般包括代字、年号、顺序号。公司具体公文编号见附表一。
机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。
附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。
其它：公文排版要求详见附件。
行文要求
下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。报的公文应一文一事。
平行或不隶属之间，应使用平行文（如函）；
要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。
明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再交办公室。
第三章发文程序
发文程序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
公文的草拟、打印、校对：
经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
起草公文后，到前台统一打印、输出。前台打字员核对公文符合公文格式后加盖“草稿文本专用章”。
公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
公文审核。
文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办单位负责协调相关部门经理审核、签字。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。
公文的核稿。
所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：
文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字，公文的文别是否正确。
公文打印、排版格式是否符合公司要求；
公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办单位重新办理。
公文的呈批。
办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。
公文批阅。
“特急”文件必须马上办理，“急件”应当尽快办理
公司领导签署修改意见后，由办公室交拟稿人修改。（如果修改不涉及公文实质内容或者仅仅是个别字句的修改，可由办公室主任加以修改。）如果修改内容涉及到相关部门，经办部门还须告知相关部门经理。
再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室主任电话查询）。
公文打印、盖印。
公文签发后，由主管领导的文秘直接交办公室。由档案管理员负责打印正式文稿。
档案管理员持正式文稿和领导签发的终稿、
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