明清档案著录细则DA/T 8-19941主题内容与适用范围1·1档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础条件之一。为建立明清档案目录中心，统一明清档案的检索体系，早日使用现代化的检索手段，更好地开展档案信息的报道与交流，充分发挥明清档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本细则。1·2本细则依据《档案著录规则》GB3792.5的原则和基本概念，结合明清档案的特点和明清档案工作的实际情况制定。1·3本细则适用于所有保藏明清档案的部门进行明清档案的著录，2著录项目2·1题名与责任者2·1·1题名2·1·2责任者2·2文种(或文本)项2·3时间项2·4附注项2·4·1责任者注2·4·2时间注2·4·3载体类型及形态注2·4·3·1载体类型注2·4·3·2数量及单位注2·4·3·3附件注2·4·3·4规格注2·4·4语种注2·4·5档案实体状况注2·5排检与编号项2·5·1分类号2·5·2档案馆(室)代号 2·5·3档号2·5·4缩微号2·5·5主题词2·6提要项3著录详简级次3·1著录项目分为必要项目和选择项目。3·1·1必要项目:题名、责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。3·1·2选择项目:文种(或文本)、附注、档案馆(室)代号;提要。3·2著录详简级次分为简要级次和详细级次。3·2·1凡条目仅著录必要项目的称简要级次。3·2·2凡条目除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目的称详细级次。4标识符号4·1著录项目标识符4·1·1著录项目之前冠以一定的标识符·—文种(或文本)项、时间项、附注项的标识符/责任者项的标识符4·1·2著录项目标识符说明4·1·2·1"·—"符占两格、回行时不应拆开。"/"符占一格。4·1·2·24·2著录内容识别符有标识符各项在同行时均不省略标识符。()表示公元纪年、责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者时代、外国责任者国别职务及姓名原文。[ ]表示考证得出的著录内容。□表示残缺内容。本考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个"□"。·外文缩写。～起止连接。，间隔符。相同著录项目之间、附注项下各小项之间以及主题词之间以"，"号间隔。 5著录格式5·1卡片式著录条目格式分类号档号档案馆 (室)代号缩微号题名/责任者 ·—文种 (或文本)·— 时间 ·— 附注主题词提要5·1·1卡片式著录条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档口分别著录于卡片左上角的第一、二行;档案馆(室)代号、缩微号分别著录于卡片右上角第一、二行。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文种(或文本)项、时间项和附注项，各项目回行时齐头著录。第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两格著录，回行时齐头著录。5·1·2卡片尺寸为12.5cm*7.5cm。著录时卡片四周均应留有 lcm空隙。如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。5·2书本式著录条目格式在条目分类号上方加顺序号，其余与卡片式条目相同。6著录用文字6·1汉文档案著录时，应使用规范的简化汉字，如遇有档案中的一些人名、地点在由繁化简过程中产生歧义的情况，可照录原文字。6·2少数民族文字档案著录时，依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成汉文著录(外文档案著录亦同)。6·3无论著录何种文字的档案，其时间项、排检项、编号项、附注项中的数字，均使用阿拉伯数字。7著录项目细则7·1题名与责任者项a·题名指单份档案文首和案卷封面上表达档案内容特征、中心主题的题目名称。b·责任者指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 7·1·1题名原则照录原文。如遇原题名过于冗长的情况，可根据档案内容进行删改。如遇原题名过简不反映档案内容或档案没有题名的情况，可根据档案内容重新拟定题名。7·1·2题名所用文字应尽量体现档案的时代特征。题名的字数包括标识符号最多不超过 60个字节，即30个汉字。7·1·3机关团体责任者7·1·3·1团体责任者必须著录全称或通用简称。如"总理各国事务衙门"简称"总理衙门";"京师内外地方审判厅"简称"京师审判厅"。7·1·3·2政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加"()"号。如(明)内阁，(清)军机处。7·1·4个人责任者7·1·4·1一般应著录职务，以备查考。著录时将职务著于姓名之后，并加 "( )"号。著录职务时将虚衔省略，只著录实衔。实衔在两个以上者，应选择与档案内容直接有关的实衔适当规范后著录。如"总督四川陕西等处地方兼埋粮饰兵部右侍郎兼都察院御史加六级纪录三次年羹尧"应著录为"午羹尧(川陕总督)"。又如"新调河南巡抚贵州巡抚 XX"奏报黔省地丁数目的档案，即应只著录为"XX(贵州巡抚)"。若责任者在三个以上，并且姓名或职务过长，可将职务省略。若两责任者职务相同，将职务著于前一个责任者在三个以上，并且姓名或职务过长，可将职务省略。若两责任者职务相同，将职务著于前一个责任者之后，另一个责任者的职务省略。7·1·4·2档案所署个人责任者为别名、笔名、曾用名、字号时均照原文著录，但应将其正式姓名著于后面，并加"( )"号。如:伯涵(曾国藩)。7·1·4·3个人责任者时代特征的著录与7·1·3·2同。7·1·4·4外国责任者应著录各历史时期易于识别的国别简称和职务(有职务者可不单著录国籍)，统一的中文姓氏译名、姓氏原文。国别职务和姓氏原文均加"()"号。姓氏原文著于中文姓名之前，国别职务著于中文姓名之后。例如:(John Newwu.J)朱迩典(英国驻华公使)，(Horatio Nelson.L)李泰国(英籍中国海关总税务司)。7·1·5档案有多个责任者时，除著录位于档案首位的责任者外，其他责任者最多著录两个，各责任者间以"，"间隔，"后加等字。与档案内容直接有关的责任者必须著录。如著录多方条约一类的档案时，各责任者均与档案内容有直接关系，亦应按照顺序著录三个责任者，同时在附注项中补著其他责任者。7·1·6未署责任者的档案应著录根据档案内容、形式特征考证出的责任者，并加"[ ]"号。考证无结果时以三个"□"代之，著录为"□□□"。7·1·7责任者有姓有职务而无名字时，经考证得知全名