合 同 管 理 制 度
本公司与各供应商签定的具有法律效力的合同文件，是本公司与供应商进行合作交易的基础，即所有供应商与新一佳开始进行交易之前必须签定双方认可的合同，新一佳采购人员方可据此建立各种供应商资料，并开始下单订货，无双方认可合同的交易，新一佳将视为无效交易行为。新一佳财务部亦将拒绝支付所有费用，由此产生的所有纠纷及责任均由相关人员承担。因此，所有采购人员须严格遵守本合同管理规定。
合同的签定：
采购人员在与供应商签订合同之前，须对供应商的背景、资信、实力、服务及其商品在市场的上知名度、市场占有率、发展趋势等进行深入调查了解，严禁引入各种“皮包”公司或自己亲友所开的公司，除非事先以书面向上级报备申请，并获核准。
同一供应商经营不同属性（即归属本公司不同的采购部门）的产品，应分别与相对应商品的采购部门签订不同的合同，即本公司采购人员应将经销不同属性的供应商视为本组单独的供应商，（例如：雀巢公司主要产品系列有奶粉、咖啡、休闲糖果、调味品、饮料类。）根据本公司产品的划分，其应该分别与冲调组、休闲组及粮油组签定不同的合同。但在谈判时为加大本公司的谈判实力，各组可联合与供应商进行，以争取最有利的交易条件。同时，各组应视其产品的属性及回转率分别谈判不同的帐期，但有时本公司为争取在其畅销品上的更大支持，可适应对其弱势产品给予一定的优惠政策。
同一供应商对应本公司同一采购，若经销产品因回转率及市场占有率等的有巨大差异而有不同的交易条件时，采购人员应根据 不同的交易条件签定不同的合同。（例如：某供应商同时经销油脂及调味粉类产品，则采购人员可根据不同产品的回纱与供应商洽谈不同的帐期，并签定不同的合同。）
合同是建立供应商档案资料的依据，一份合同对应一个供应商档案资料，即供应商编号。
若供应商的交易条件改变，则原合同作废，必须重新签定新合同。
如因特殊原因（例如：重大促销、囤积货源、争取更优惠的交易条件等）须临时改变某供应商或某一单独商品的交易条件，必须签定临时的协议，否则财务部按原合同执行。
若地区公司各门店实行统一结算者，则针对同一供应商由地区采购部代表地区公司下属各门店统一签订一份合同；若地区公司各门店实行独立结算者，则采购人员应就不同的门店签订不同的合同。
采购主管（含）以上人员方可就合同进行签订工作。
合同的填写：
合同的各项内容项目应填写完整、准确，并书写规范，涂改及粘贴者无效。
合同一律以钢笔或中性笔填写。
合同上凡出现数字的项目内容，都应在其旁边加注大写。（例如：￥100元“壹佰元”）。
合同的审批流程：
新一佳02/03处全国性A类供应商商品采购合同