目的
提供如何对客户寄给本公司的样品及公司自购样品的管理，如编号，内部审阅，控制，处置等。
范围
包含所有外来样品，不含公司为客户制作的样品。
定义
无
涉及部门
所有部门
一般原则
客户提供的样品被作为客户的要求进行管理。因此样品必须在公司内部得到妥善的保管，审阅，开发，验证并按照客户可接受的方式（可能在其提供的样品的基础上做某些改进）进行开发和生产；
任何客户提供的样品和自购的用于开发市场的样品必须按照公司的编号规则进行编号，并按照样品上的信息和客户提供的信息查找其他参考零件号。相同的样品编号必须一样；
样品必须处于受控状态。样品是客户要求不可分割的一部分。这里的‘样品’包含样品本身、包装、附件等。
程序
样品的接收：
实物样品：凡是对进入样品室的样品必须进行登记，包括提供样品的客户名称（公司自购的样品，提供人填写ADD），样品收到的时间，每一只样品的状况（新的还是使用过的,包含所带附件情况）和样品上的编号，以及对样品进行适当的测量，如最大拉伸，压缩，储液筒直径，连杆直径等；
样品的编号：根据公司的编号规则对样品进行编号，并对样品进行拍照存档；
样品的测试：完成编号后，由销售部样品管理人员通知研发部实验室将样品送到实验室测试阻力，由实验室将样品送回销售部，并对样品和测试报告进行交接。测试完成后，由样品管理人员对 样品进行标识，并对样品的示功报告进行存档。如果样品阻尼失效，研发部需要在样品测试报告上注明。测试完毕后，必要时，由销售部与客户进行沟通是否需要重新提供样品；
编号的交叉比较：收到样品后，产品目录编辑人员需要及时根据样品上的信息（编号和其他信息）查找其它厂家的比较号码，并输入到计算机系统中。对于可能的等效样品（不同厂家生产，但可以相互替换的产品），需要在公司规定的系统文件中注明，以避免重复开发。等效样品的判断由研发部完成；
客户订单下达后，可以用等效样品替代时，需要与客户进行沟通；
与上海销售公司进行至少每周一次的信息交流，以便对上海销售公司的《样品清单》和交叉比较号码文件进行更新；
一般情况下，只有样品管理员才能从货架上拿样品和将样品放回货架。样品管理员不在时，需要由其他销售部样品管理员委托的人员进行。如果在晚间临时需要借或查看样品，由公司保安人员随同领用人一起到样品室拿样品，但必须提交批准的《样品领用申请单》并进行登记；
如果生产，研发等部门的上班时间和销售部不一致，样品管理员的上班时间和生产，研发等部门保持一致；
样品的领用和归还：
任何人领用样品必须登记。任何人未经允许（登记）不得擅自将样品拿出样品室，当客户拜访（在销售部）需要参照样品时，可