天津探矿机械有限公司物资和设备采购管理办法
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品
三、定义
3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料以及外协配件
3.2采购人员：采购部执行采购业务人员
3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员
四、采购作业流程
4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及产品的需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。
4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程
4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就要开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新
4.4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意.
4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业。
4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准，要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。
五，供应商选择及评估流程
5.1新供应商的选择
客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商
5.2供应商的评估和考核
根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核
5.3合格供应商核准
将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核准，经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商，由采购部将其登记合格供应商清册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单包采购部。如供应商符合或具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将其列为合格供应商。
5.4采购过程中产品质量监控
依公司对采购产品之质量要求，检验员应对供应商所提供的采购产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商。
5.5供应商定期评估、考核
供应商定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日—本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交采购部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。
3．请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要求填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；
（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；
（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
（7）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由综合办公室提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、采购部接收请购单作业流程
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；
（2）单次采购金额预算在5万元以下的项目比价采购，采购周期不应超过15天；
（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天；
（4）请购部门应按照以上（1）-（3）条中规定的时间提前提写请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；
（5）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
三、询价及其规定
1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的；
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在5千以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在5千元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在5万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
10．比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
三、比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
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