工作说明书
岗位名称
总裁办公室机要员
岗位编码
0002006
所在部门
总裁办公室
现任者
薪资等级
现任职人数
批准人
(自行填入)
填写人
(自行填入)
制表日期
2016年1月19日星期二
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
总裁办公室副主任
直接下级
内部关系
集团各部门
外部关系
集团所属公司
晋升与职务轮换
晋升岗位
总裁办公室副主任
轮换岗位
总裁办公室接待员、总裁办公室秘书、总裁办公室档案管理员
工作概要
负责集团内部公文的文印工作；负责集团外部文件的接受、转发、存档工作；负责机要的发送和专送工作；负责部门的内勤工作。
岗位职责、工作清单
1、内部公文处理
(1)、红头文件签批[提报]
(2)、红头文件的登记[提报]
(3)、红头文件打印[提报]
(4)、红头文件发送[提报]
(5)、上年年红头文件办理入档手续[提报]
(6)、处理日常文件及文件归档[提报]
(7)、整理文件并移交到档案室[提报]
2、外部公文处理
(1)、每天在金宏网络上下载、打印市级单位公文[承办]
(2)、接收通过邮政信函、传送、电子邮箱等渠道传送的各级公文[承办]
(3)、保存上级文件电子文档，移交集团档案室，办理交接手续[承办]
(4)、协助职能部门或所属公司查找外部文件[承办]
3、机要管理
(1)、接收领取机要文件通知[承办]
(2)、转发集团有关领导对机要文件的批示精神[协办]
(3)、接收传真件[承办]
(4)、传真件接收登记[承办]
(5)、传真件分发与专送[承办]
(6)、传真件发送[承办]
(7)、传真件发送登记[承办]
(8)、其他机要件的登记、保管、存档与销毁[协办]
4、文印管理
(1)、红头文件及其他材料的文字输入[承办]
(2)、红头文件及其他材料的打印[承办]
(3)、文件及其他材料的装订与整理[承办]
(4)、复印申请与登记[承办]
(5)、文件或资料复英装订及分送[承办]
(6)、打英复英微机设备的管理与维护[承办]
(7)、文印管理耗材的申请[承办]
(8)、文印管理耗材的领取[承办]
(9)、文印管理耗材的登记[承办]
(10)、文印管理耗材的使用与保管[承办]
5、信函处理
(1)、将集团领导的处理意见及信件转发到相关部门、单位及人员[协办]
6、会务组织及服务
(1)、给各事业部发传真、通知开会时间[承办]
(2)、临时接到的有关会议通知[承办]
(3)、登记各部门开会借用会议室及会议设备[承办]
(4)、布置会议室安装会议设备及其他准备工作[承办]
(5)、会议结束清理会议室卫生[承办]
7、对外会务及商务活动
(1)、接收“政府活动”或商务活动的通知及商函[承办]
(2)、通知集团部门参加对外会议、活动[提报]
8、综合管理
(1)、办公用品、耗材、班车证的申请、领用、发放[承办]
任职资格和条件（招聘要素）
项目
必备要求
学历
大专
专业教育
职业资格证书
（无）
特定
能力
个性因素
责任感
运动能力
（无）
管理能力
（无）
一般能力
计算机办公软件应用能力
特定行业职业要求及特定经验要求