工作说明书
岗位名称
总裁办公室副主任
岗位编码
0002002
所在部门
总裁办公室
现任者
薪资等级
现任职人数
批准人
(自行填入)
填写人
(自行填入)
制表日期
2016年1月19日星期二
批准日期
填写日期
组织中的位置
直接上级
总裁办公室主任
直接下级
总裁办公室接待员、总裁办公室机要员
内部关系
集团各部门、集团所属各单位
外部关系
政府机关、相关业务单位
晋升与职务轮换
晋升岗位
总裁办公室主任
轮换岗位
总裁办公室秘书主管、集团其他同级岗位
工作概要
负责集团外部各种文件的转发、督办工作；负责集团红头文件的检查、立卷工作；负责集团及集团所属单位的印信管理工作；协助办公室主任进行来访接待活动的组织实施；负责集团有关餐饮、住宿、通讯等的管理工作；负责样品室的管理工作。
岗位职责、工作清单
1、内部公文处理
(1)、红头文件督办[提报]
(2)、对上年度集团自发红头文件进行检查、立卷[提报]
(3)、报集团领导批阅[提报]
(4)、分发处理文件[提报]
(5)、报请相关领导补签文件[提报]
(6)、请示部门领导处理其他职能部门文件的办理工作[提报]
2、外部公文处理
(1)、对各级来文进行逐项登记[承办]
(2)、粘贴、填写收文处理专用单(OA系统完全使用后该任务可以撤销)[承办]
(3)、报请集团相关领导签批各级单位来文[承办]
(4)、转发集团相关领导批签的外部文件[承办]
(5)、接受的文件精神的传达及督办[承办]
(6)、外部文件的回收、登记与立卷[承办]
(7)、回收上年未及时归档的外部文件[承办]
(8)、对上年头六百多份各级外来文件进行整理归档[承办]
(9)、保存上级文件电子文档，移交集团档案室，办理交接手续[审核]
3、印信管理
(1)、收回所属有关公司印信[承办]
(2)、清理总裁办公室管理的四百多枚印章[承办]
(3)、印章进行分类保存[承办]
(4)、印章标注明细[承办]
(5)、印章加盖印模[承办]
(6)、印章存入档案[承办]
(7)、协助查找有关公司印签[承办]
(8)、协助申请用章部门填写《用章申请审批单》[承办]
(9)、集团有关领导审批《用章申请审批单》[承办]
(10)、对各职能部门盖章资料进行详细审核确认并盖章[承办]
4、机要管理
(1)、派专人领取机要文件[承办]
(2)、机关文件的登记[承办]
(3)、专题请示集团有关领导批阅机要文件[承办]
(4)、转发集团有关领导对机要文件的批示精神[承办]
(5)、机要文件的督办[承办]
(6)、机要文件的回收[承办]
(7)、机关文件的存档及销毁[承办]
(8)、传真件业务督办与信息反馈[承办]
(9)、其他机要件的登记、保管、存档与销毁[承办]
5、文印管理
(1)、红头文件及其他材料的文字输入[审核]
(2)、红头文件及其他材料的打印[审核]
(3)、文件及其他材料的装订与整理[审核]
6、周工作小结管理
(1)、与领导沟通《内部动态》整改事宜[协办]
7、接受客户信息及处理
(1)、协助处理用户咨询、建议、投诉等[承办]
(2)、协调经销商与公司的产品代理业务纠纷[协办]
(3)、处理供货商欠款纠纷[承办]
8、催办与督办
(1)、协调落实有关所属企业的业务纠纷[承办]
(2)、对急需处理的文件进行催办和督办，并反馈文件主管单位[承办]
(3)、落实所属公司的需解决事项[承办]
(4)、根据用户投诉，情节严重的令其发传真，制作催办通知[承办]
(5)、及时督促并根据催办文件对客户回复[承办]
(6)、整理催办记录，向集团领导汇报[承办]
9、跨部门工作协调
(1)、协助外部客户到职能部门办理相关业务事宜[协办]
(2)、协助职能部门联系上级主管部门[协办]
(3)、协调各事业部、企业完成相关职能部门实施的业务活动[协办]
(4)、协调有关职能部门处理公司外部事务[协办]
(5)、协调各事业部、企业之间的业务衔接[协办]
(6)、协调各事业部、企业参与政府组织的综合性活动[协办]
(7)、协调各事业部、企业处理综合性商务活动[协办]
10、领导预约管理
(1)、公司客户预约会见公司领导[协办]
(2)、公司员工预约向公司领导汇报工作[协办]
(3)、政府及上级部门预约会见公司领导[协办]
(4)、协助公司领导预约会见员工、客户及其他人员[协办]
11、领导出境工作
(1)、公司领导出国护照管理[协办]
(2)、公司领导出国签证工作[协办]
(3)、公司领导出国费用申请[协办]
(4)、公司领导出国文件及资料准备[协办]
(5)、公司领导出国生活用品及其他物品准备[协办]
12、样品室管理
(1)、样品室展品、价格牌、宣传资料常规性调换的通知与协调[协办]
(2)、样品室部分产品的常规性调换与补充[协办]
(3)、重大参观活动期间的样品室大规模调整[协办]
(4)、样品室讲解员的接待礼仪培训[协办]
(5)、样品室讲解员的产品专业知识及企业知识培训[协办]
(6)、与所属各企业产品展览管理人员的对口协调会议[承办]
(7)、样品室展品的实物登记台帐的管理[协办]
(8)、样品室展品及宣传品的交接与登记[协办]
(9)、样品室展品及其他设备帐实不符问题的处理[协办]
13、对外接待
(1)、进一步核实正式性来访的具体事宜[承办]
(2)、编制正式性来访的接待计划[承办]
(3)、请示集团领导对接待计划事宜进行批示[承办]
(4)、依据批示通知有关参加接待[协办]
(5)、与市、区接待部门进一步深入联系有关接待事宜[承办]
(6)、与参与接待的领导或人员进一步沟通接待活动事宜[协办]
(7)、正式性来访接待活动样品室、会议室、礼品、车辆等准备[协办]
(8)、正式性来访接待活动的实施[协办]
(9)、正式性来访餐饮及住宿等事项的安排[协办]
(10)、正式性来访接待活动的总结与登记记录[承办]
(11)、接受政府及上级主管部门临时性来访的预约事项[协办]
(12)、协调有关部门及领导参与接待政府及上级主管部门临时性来访[承办]
(13)、接待政府及上级主管部门临时性来访[承办]
(14)、政府及上级主管部门临时性来访任务的落实与督办[承办]
(15)、业务单位来访接待[协办]
(16)、核实业务客户来访的意图、行程、背景等各方面的资料[协办]
(17)、协调有关部门及人员参与业务单位来访的具体活动[协办]
(18)、外商来访的翻译人员的确认及资料准备工作[审核]
(19)、业务单位来访接待信息的反馈与处理[承办]
(20)、外部接待活动的阶段性统计和分析[承办]
(21)、为所属企业协调参观其他企业生产现场事宜[审核]
(22)、上报和取送有关接待文件资料[审核]
14、电话接待
(1)、客户电话联系集团高层领导[审核]
(2)、向集团领导汇报客户电话联系的相关事宜[审核]
(3)、向客户电话反馈领导意见[审核]
(4)、向有关职能部门、所属企业及人员转达领导对客户联系事宜的处理意见[审核]
(5)、接受客户或其他内部人员的电话咨询[审核]
(6)、接受客户的电话投诉事宜[审核]
(7)、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜[审核]
(8)、协调有关部门和单位处理客户电话反映的问题[审核]
15、信函处理
(1)、来信来函分类处理及请示领导批复意见[承办]
(2)、将集团领导的处理意见及信件转发到相关部门、单位及人员[审核]
(3)、来信来函阶段性统计与分析[承办]
16、礼品管理
(1)、确定礼品价格并购买、结帐[协办]
(2)、办理各部门申请、领用礼品[协办]
17、餐饮及住宿费用管理
(1)、安排领导在外宴请客户定餐事宜[协办]
(2)、与酒店谈判折扣金额，明确各部门消费金额，签订优惠协议[承办]
(3)、协调酒店付款问题[承办]
(4)、办理集团各部门酒店餐饮接待费用结算事宜[承办]
(5)、找领导申请报销[协办]
(6)、为来访客户预定住宿宾馆[审核]
(7)、为集团领导外出安排住宿[审核]
18、交通安排
(1)、为各部门办理机票、火车票预定以及送票事宜[审核]
(2)、为各部门安排商务用车[审核]
(3)、紧急情况办理车辆调配工作[承办]
19、会务组织及服务
(1)、通知集团领导参加会议[审核]