采购流程制定、规范及设置方案
背景资料：
北京天堂伞业制造有限公司成立于2001年，是一家专注于生产各类中高档洋伞的企业，公司现在生产的广告雨伞的主要品种有：直杆伞（直骨伞）、折叠伞（缩骨伞）、高尔夫散礼品散太阳伞（沙滩伞）、帐篷、钓鱼散儿童伞等。特殊的雨伞品种有：直骨自动开收散三折自动开收散夜光散帽散情侣散拐杖伞等。产品远销欧美、日本、澳洲、中南美及非洲地区，是中国较大的出口雨伞生产基地之一，在行业中被誉为“制伞专家”。公司本着“以质量求发展，以信誉求生存”的理念，面向国内外客户，以提供优质广告雨伞为根本目标，一路坚持。与此同时，在服务上不断改进和完善，以严谨的作风、专业的操作、过硬的质量、合理的价格、永恒的信誉，为客户提供尽善尽美的服务。
企业的组织结构
1、采购部门的背景：
北京晨光文具公司采购部是该企业生产部下属部门之一，受企业管理，采购公司所需物资，保证生产经营活动持续进行，具有很重要的、不可取缔的作用。
2、采购部门的职责：
（1）掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。（2）会同库管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。（3）根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施。（4）汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。（5）选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。（6）组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。（7）建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。（8）进行市场寻价，采购所需物资。（9）采购物资的报验和入库工作。（10）采购过程中的退、换货工作。（11）采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。（12）做好保密工作。
3、采购部人员设置及职责：
采购部人员设置：设主任1名、审核员1名，采购人员若干。采购部门的组建方式如下：
3.1采购部主任的工作职责：
（1）、提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。
（2）、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。
（3）、指导并监督下属开展业务，确保公司物资的正常采购量。
（4）、监督参与物资采购的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
（5）、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。
(6）、新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作。并对其进行合格评审，保证供应商的合法性。
(7)、及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低采购成本。
(8)、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来
负责采购工程管理制度的适时修订和并负责对外解释；
（9）、拟定部门工作计划和目标；
（10）、主持采购工程中心日常工作；
（11）、定期对合格供应商的质量、服务进行考核；
（12）、考核部门员工工作绩效并进行内部监督；
3.3审核员岗位职责：
（1）协助组织评审合格供应商和考核合格供应商；
（2）负责审核所有订购单的采购价格、质量及供应商的资质；
（3）监督本部门采购流程的实施，不参与采购具体，不直接与供应商发生关系；
（4）协助组织采购或工程的招标、评标工作；
（5）监督、协调采购部工作人员的工作
（6）审核本部门的报帐工作；
3.4采购员岗位职责：
(1)、主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。(2)、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。
(3)熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。
(4)按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；
(5)及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。
(6)严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。(7)服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。
4、采购工作流程：
①下单：1）.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。2）.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。3).采购审核员根据具体情况进行定单审核4).定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。②跟催：采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。③入库：1)实物入库：收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。2)单据入库：采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库定单号和数量比较混乱。
④对账：
月结表
每月月初，采购员根据公司收货员签字的送货单、入库单据和单价表核对月结表。
增值税发票
校对发票上的以下信息：公司名称、帐号、税号、材料名称、数量、金额。
5、付款
根据付款周期编制付款计划，安排付款。
二、企业产品设计：
1、主要产品以雨伞为例：
产品BOM表