2范围
适用于公司与质量管理体系有关的文件控制。

3职责
3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

3.2管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

3.3企管部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理，并对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.4企管部负责对公司外来文件的管理、控制。

3.5各部门负责各自相关业务文件的编制、使用和保管。

4工作程序
4.1文件分类及保管
4．2．1按文件性质分类
a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；
b) 程序文件；
c) 作业文件：
1）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。

2）技术类文件：如产品设计图稿、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；
3）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。

d）标准要求的记录；
e）外来文件：法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料。

4．2．2按文件载体分类：
a) 纸介质文件；
b) 非纸介质文件。

4．3文件的编号
4．3．1质量手册、程序文件和其他体系文件（除标准化文件外）的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章号、顺序号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。

a) 企业标准代号用Q表示；
b) 公司代号用SSD（盛世达）表示；
c) 类别代号用2-3个汉语拼音表示；
1）质量手册“SC”；
2）程序文件“CX”；
3）作业文件：“ZY”。

d) 序号指本章节的文件顺序号，质量手册不标章节号、顺序号；
e) 发布年份用阿拉伯数字4位数
例：程序文件编号
Q / SSD —CX X.X.X — XXXX
发布年号
标准章节号
程序文件类别代号
公司代码
企业标准代号

4．3．2标准化技术文件编号遵守相关规定。

4．3．3记录编号在《记录控制程序》中规定。

4．3．4外来文件编号按原来的编号。

文件的编号由文件编写人员从企管部取得，企管部应填写文件名称、文件号等文件编号记录。

4.4文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得批准，以确保文件是充分的、适宜的；
a)质量手册由企管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由企管部负责备案、登记、发放；
b)程序文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准发布，企管部负责备案、登记、发放；
c)作业文件由相关部门人员编写，部门负责人审核，报公司主管领导批准，由企管部备案、登记、发放；
d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。企管部对文件的发放、回收进行控制，应填写和建立《文件发放、回收记录》。

4.5文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由企管部按规定执行发放。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。

4.6文件的更改
a)质量手册由企管部组织更改、填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由企管部组织实施。企管部应保留文件更改内容的记录；
b)其他体系文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改通知单》，经原审批部门或负责人审批，再由各相应部门指定人员进行更改，由企管部办理更改后发放、处理。

c）所有被更改的原文件必须由企管部负责收回处理，以确保文件有效、惟一。

4.7文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放/回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；
b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，企管部收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；企管部作好相应发放签收记录。

4.8文件的保存、作废与销毁
4.8.1文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b)各部门文件由各部门保管, 企管部每六个月对各部门文件保管情况进行检查；
c)对受控文件，各部门负责人员应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。如内容与领用有变化，应通知企管部；
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由企管部及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
c)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁处理单》。经管理者代表批准后，由企管部负责进行销毁。

4.8.3文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅/复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向企管部管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由企管部管理人员登记编号。

4.9外来文件的控制
4.9.1企管部为公司有关质量体系外来文件（除国家行业标准）归口管理部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4.9.2工程部负责收集相关国家、行业的法律法规、产品标准、检验标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。工程部应填写公司《法律法规与标准一览表》。

4.10文件的评审
每次内部审核时和文件首次发布前由企管部组织对体系文件实用性、协调性、有效性进行评审，必要时予以修订，并重新批准
4.11非纸介质文件由工程部负责管理并备份，贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等。对经过纸介质批准而存入电脑中的文件要进行加密控制使用，使用人用“只读”，不得进行修改和复制。

4.12记录是一种特殊文件，不得更改，不需批准，按《记录控制程序》执行。

4.13设计图稿等工艺文件的管理除文件编号由工程部参照有关要求自行规定以外，其他控制要求一律按本程序文件规定执行。

5相关文件
《记录控制程序》
6记录
《文件发放回收登记表》
《受控文件清单》
《国家标准一览表》
《文件更改申请单》
《外来文件清单》

编制/日期：2009-10-10审核/日期：2009-10-10批准/日期：2009-10-10

Q/SSD-CX4.2.4-2009
记录控制程序
1 目的
规范记