1 文件控制程序
1 目的
对文件和资料进行管理，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。
2 范围
适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。
3 职责
3.1 总经理负责管理手册的批准和发布。
3.2 管理者代表负责程序文件的批准；
3.3 公司办负责管理文件控制；
3.4 技术部负责技术文件的控制；
4 工作程序
4.1 文件分类
公司的管理体系文件包括：
a) 管理手册；
b) 程序文件；
c) 支持性文件：包括技术标准、规章制度、工作标准、管理标准、管理方案等作业指导类文件；
d）外来文件：与产品、环境和职业健康安全有关的标准、法律法规、必要的参考资料及顾客提供的技术文件；
e）其他与管理体系有关的文件。
4.2 文件编号
4.2.1 手册编号：公司质量、环境、职业健康安全体系代号ZQ/QEO+文件所在层次号（01）+年度（-2008）。
4.2.2 程序文件编号:体系代号（ZQ/QEO）+文件所在层次号（02）+成文年度（-2008）。
4.2.3 技术文件编号由技术部规定，但应满足管理手册对文件控制的要求。
4.2.4 表格、记录：JL+记录章节号+记录顺序号。同一记录序号下若有不同格式可在序号后加a、b、c以示区别。如果采用的是原来的表格，可直接引用原来的编号。
4.3 文件编写
4.3.1 手册和程序文件由公司办组织相关人员编写。
4.3.2 支持性文件按其涉及的职责范围由相应部门组织编写。
4.3.3 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容要与实际工作紧密结合，具有可操作性。
4.3.4 涉及多部门的管理类文件编写完成后应以《文件会签单》的形式经相关部门会签，结合各部门意见修改后方可报批。
4.4 文件审批发布
4.4.1 手册由管理者代表审核、总经理批准发布。
4.4.2 程序文件由公司办主任审核、管理者代表批准发布。
4.4.3 行政文件由公司办起草，总经理批准。
4.4.4 技术文件由技术部起草部长审核、总工程师批准发布。
4.4.5 顾客提供的文件由技术部门登记后，经部门负责人批准按需要向有关部门和人员发放。
4.4.6 公司需要购置的标准、法律法规性文件，由技术部负责购买或从网上等渠道查找。经总工程师批准后向有关部门和人员发放。
4.5 文件发放
4.5.1公司办负责建立《有效文件清单》，统一发放并填写《文件发放/回收记录表》，按审批范围编号、登记发放。
4.5.2 设置“受控”、“作废”、“保存资料”等印章由公司办统一管理。
4.5.3 发至公司内部和认证机构的管理体系手册、程序等文件，分发时应填写分发顺序号，在文件封面或首页加盖“受控”印章。
4.5.4 作为资料和信息发给顾客和相关方的文件为非受控文件，由管理者代表批准。
4.5.5技术文件由技术部负责登记、发放。
4.6 文件管理
4.6.1 文件应有序地存放以便于存取和查阅。文件持有人和查借阅人应保证文件的清晰、整洁和完好，不得在受控文件上乱涂乱划，不得私自外借。
4.6.2 员工查阅、借阅文件时，必须在《借阅文件登记表》上签字，并按期归还。公司外部人员需查阅、借阅文件时，必须经公司办负责人同意，并在《借阅文件登记表》上签字，按期归还。必要时应留取押金。
4.6.3 作废和超过保管期限的受控文件，由文件公司办收回，在《文件发放/回收记录表》上作好记录，经部门负责人批准后销毁。
4.6.4作为资料保存的文件，由行管部负责人批准，资料员在文件首页上加盖“保存资料”印章，并在《文件发放/回收记录表》上作好记录，。 持有文件的人员离岗，公司办应及时收回其领取的受控文件。当组织机构变更时，公司办应协调文件的交换工作。当文件严重破损或丢失时，使用人应及时到文件管理部门办理文件更换或补发，丢失文件应做记录。
4.6.9 受控文件不得任意复印，应到公司办办理手续申请复印。否则一经发现，由资料管理部门收回，并追究其责任。
4.7 文件更改、作废
4.7.1 文件更改方式包括划改、换页、换版3种。文件需要更改时，由文件归口管理部拟定修改意见，由具有审批权限的人员审批后方可更改。
4.7.2 文件更改前应下发文件更改通知，说明更改原因后进行更改。划改、换页时文件管理部门应将更改情况登记在《文件更改记录表》上。
4.7.3 划改：文件作部分更改适合采用“划改”方法，将文件更改通知附于更改文件后，在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。
4.7.4 换页：文件单页划改次数超过4处或更改面积超过有效面积的1/4，应做换页处理。作废页按本程序4.6.3条款统一销毁。
4.7.5 换版：文件有重大修改时做换版处理。换版按4.4条款有关规定执行。新
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