加藤松本管理咨询公司
二零一一年十二月

目录
第一章 总则 1
第二章 会计电算化系统岗位责任规范 2
第三章 会计电算化系统操作管理规范 5
第四章 会计电算化系统软、硬件管理制度 10
第五章 会计电算化系统会计档案管理制度 12

总则
为规范卡拉实业（深圳）有限公司会计电算化管理，根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，特制定本制度。

本制度包括会计电算化岗位责任规范、会计电算化系统操作管理规范、会计电算化系统软硬件管理、会计电算化档案管理等。

本制度由计划财务部制定并负责解释及修改。

会计电算化系统岗位责任规范
会计电算化系统人员分工
公司应在基本会计核算岗位分工的基础上进行电算化岗位的分工，并建立电算化岗位责任制。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。

会计电算化系统由系统管理员、会计电算化操作员、审核员、会计主管和出纳员组成。系统管理员不得兼任出纳员工作。

会计电算化系统人员岗位职责
系统管理员：
负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。

定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。

协调本系统各类人员之间的工作关系。

检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。

负责计算机输出账表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。

负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。

负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。

做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。

会计电算化操作员：
由负责会计核算工作的会计人员担任。

主要职责：
负责本系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正。

严格按照系统操作说明进行操作。

当天的日记账数据，做到当天登录。登录后即打印出当天的账表，做到当日账当日清。日记账输入应做好日清，在月末应将核对无误的明细账和科目汇总表打印输出。

月末打印系统所有的明细账、总分类账、会计报表和自动转账凭证。

每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。

注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。

系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。

审核员：
由不是输入凭证的另一人负责。

主要职责：
负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。

负责输出数据正确性的审核工作。

对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后，再行审核。

对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予确认。

会计档案管理员
负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保管工作。

做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。

按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。

会计主管和出纳员的职责与手工方式下的职责一样，区别在于必须对会计电算化比较了解，并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。

会计电算化系统操作管理规范
系统使用管理
为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。

在会计电算化系统投入运行前由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报财务总监审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。

对于制单人员，给予查询权、录入修改权、打印权，对出纳员给予账务查询权、银行及对账权和出纳权（审核权），以便出纳模块和日常账务模块相互核对和日常收付凭证进行出纳，对于审核员，应给予审核权。

对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。

本会计电算化系统原则上专机专用，谢绝无关人员使用机器做其他工作。

任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

出纳人员不允许进行系统性的操作。

操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。

存档数据、软盘、账表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。

系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止, 并采取措施避免同样情况再次发生。

上机操作规程
操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。

软件操作人员必须以真实姓名登记，并严格按所分配权限进行操作，任何人不得越权或以他人名字进行操作。

系统管理员应能检查核实上机操作记录。

操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露。

操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，应保证输入的数据与凭证数据的一致性。如发现差错，应在输入前及时反映给系统管理员。已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证进行修改，如在记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改账目。

每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由财务处保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。

在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。

任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、账册、软盘等行为，依照《会计法》，将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。

账务处理程序
账务系统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管（目前指计划财务部