根据GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000
GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004标准
版 本 号： 第A版
受控状态：
发放编号：
批准签署：
肇庆市宇龙珠金属制品有限公司
肇庆市津铭金属制品有限公司
2006年12月26日发布 2006年12月28日实施
目录
序号
文件名称
文件编号
会签
页码
编制
审核《文件控制程序》
YLZ/JM/PD-423
4《记录控制程序》
YLZ/JM/PD-424
9《环境因素识别、评价与更新控制程序》
YLZ/JM/PD-543
11《法律法规和其它要求控制程序》
YLZ/JM/PD-544
16《信息交流管理程序》
YLZ/JM/PD-553
18《目标、指标和管理方案控制程序》
YLZ/JM/PD-541
21《管理评审控制程序》
YLZ/JM/PD-560
23《教育培训控制程序》
YLZ/JM/PD-620
26《合同评审控制程序》
YLZ/JM/PD-720
29
10
《设计开发控制程序》
YLZ/JM/PD-730
31
11
《采购控制程序》
YLZ/JM/PD-740
33
12
《生产过程控制程序》
YLZ/JM/PD-751-01
35
13
《环境运行控制程序》
YLZ/JM/PD-751-02
38
14
《应急准备和响应控制程序》
YLZ/JM/PD-770
41
15
《顾客满意控制程序》
YLZ/JM/PD-821
44
16
《内部审核控制程序》
YLZ/JM/PD-822
46
17
《产品检验控制程序》
YLZ/JM/PD-824
49
18
《环境监视与测量管理程序》
YLZ/JM/PD-825
51
19
《不合格品控制程序》
YLZ/JM/PD-831
53
20
《不符合，纠正措施与预防措施控制程序》
YLZ/JM/PD-832
55
21
《纠正预防措施控制程序》
YLZ/JM/PD-850
57
更改明细表
文件名称/编号
修改状态
更改内容
批准人/日期
文件编号
YLZ/JM/PD-423
文件名称
文件控制程序
版本
A
制定部门
技术品质部
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态1.目的和适用范围
对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适用性，确保在环境管理体系运行的各相关场所都有与之相适应的文件的有效版本。适用于本公司对与环境管理体系有关的文件和资料(包括外来文件如法律、法规、技术标准及顾客提供的文件和资料)所进行的控制管理。
2.定义：
2.1管理体系文件——质量和环境管理体系的信息及其承载的媒体。
2.2法律、法规及技术标准——国家及行业发布方针、政策条令、规定有关质量、环保的信息及承载媒体。
2.3外来文件——由外部发往本公司的与质量、环境管理体系相关的信息及其承载的媒体。
2.4受控文件——指与管理体系运行紧密相关的文件。对这些文件的编制、审核、批准、发放，使用、更改、再次批准，标识、回收及作废等应受到控制，由各部门按规定执行。所有受控文件必须加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
3.职责
3.1 技术品质部： 是本程序的责任部门。负责管理体系文件和资料的归口管理，建立和保持《文件控制程序》，并具体负责体系文件的编制、审批、标识、控制、发放，更改和撤回等。
3.2各职能部门：负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。
4.工作程序
4.1管理体系文件的种类
4.1.1管理体系文件分为以下三类：
管理类文件，包括管理手册、程序文件、管理制度等。
技术类文件，包括标准类文件、工艺类文件和资料、操作规范、设备说明书等。
外来文件，包括用户和供方提供的产品标准、产品样品、图样等，国家，行业标准，相关法律、法规、道德规范等。
4.1.2本公司的管理体系文件按受控情况分为受控文件及非受控文件两类。受控和非受控文件加盖“受控”和“非受控”章。
4.2文件的编号及版况管理
4.2.1体系文件编号方法
（1）管理手册 YLZ/JM/EQM- □□□
文件颁发年号
表示质量环境手册
公司缩写
（2）程序文件 YLZ/JM/PD-□□□-□□
该程序文件序号
过程序号(要素号)
表示程序文件
公司缩写
（3）工作文件 YLZ/JM/WD □-□□□
该责任部门工作文件序号
部门代号
表示工作文件
公司缩写
（4）质量记录表格YLZ/JM/RD □-□□□
该部门中质量记录序号（流水号）
部门代号
质量记录
公司缩写
（5）外来文件YLZ/JM/FD □-□□□
外来文件序号
部门代号
表示外来文件
公司缩写
（6）各部门代码：
序号
部门名称
部门代码技术品质部
A生产部
B市场部
C综合管理部
D68
4.2.2文件的版次管理
a)文件的版次分为：页（章）版本与总版本。
b)页（章）版本号与总版本号状态均以A、B、C、D……26个英文字母顺序表示。
c)页（章）版号代表本页（章）修订次数、总版号代表本文件修订次数。修订次数以阿拉伯数字0—9依序标示，当文件同一版本修订达到十次时，文件也以版本更新方式重新发行。
d)修订日期、修订次皆表示该页修订状态。
e)内页生效日期为该页生效时间，首页生效日期为文件生效时间。
f)《管理手册》版次管理，见《手册》0.5.3章节。
4.3管理体系文件的编写与收集
4.3.1体系文件由技术品质部组织编写。
4.3.2技术类文件和资料由具体技术部门组织编写。
4.3.3技术品质部负责收集与公司有关的法律、法规文件；
4.3.4技术品质部负责收集与本企业产品有关的国家、行业标准等文件。
4.4管理体系文件的审批
4.4.1管理方针、目标、指标、管理方案、管理手册、程序文件由总经理批准后颁布实施。
4.4.2工作文件、产品工艺标准及技术操作规范由管理者代表批准后颁布实施。
4.4.3只在本部门内运行的文件，由部门主管批准即可。
4.5管理体系文件的发放
4.5.1管理体系文件所包含的三套文件（管理手册、程序文件、工作文件）核准后均由技术品质部根据文件涉及部门决定分发范围并填写《文件发放登记表》经管理者代表核准后发送到各部门。要求文件接受单位登记、签收以确保预定收文单位皆以收到最新资料。
4.5.2涉及技术性工作文件需发放时，则该技术文件责任部门实施、发放、回收程序，对部门内技术性工作文件有效控制。
4.5.3发放前，在文件封页加盖“受控文件”印章，当文件上加盖“非受控”印章均视为非受控文件。
4.6管理体系文件的更改
4.6.1管理体系文件需要更改，由授权人（通常为文件起草人）提出《文件更改申请表》，由相应部门的主管审核管理者代表批准后再进行更改。
4.6.2管理体系文件更改后，需由相应更改人将更新后的文件、资料发放到所有涉及更改文件和资料的持有人。
4.6.3涉及体系文件和资料更改内容的部门，要及时组织学习，并与相关部门协同实施。
4.7管理体系文件的作废
作废的管理体系文件按原发放范围收回，填写《文件回收记录表》，经原批准人批准后销毁(焚烧或破碎)并记录《文件销毁登记表》。需作资料留用的作废文件和资料，经原批准人批准后由相应文件管理人员加盖“作废文件”印章后方可留用。
4.8管理体系文件的补发与借阅
4.8.1各部门人员在使用管理体系文件时应注意保持清洁，如有损坏或丢失应及时向部门负责人报告处理。如需补发文件的则将损坏的文件和资料交到原发放部门或在原发放部门进行遗失登记，填写《文件补发申请单》至原文件制定单位主管及管理者代表核准后，再由原发放部门补发文件。
4.8.2外部门人员需借阅有关管理体系文件时应填写《文件查借阅登记表》，经管理体系文件所在部门登记后借阅。
4.8.3外单位人员需借阅管理体系文件时应填写《文件查借阅登记表》，经管理者代表批准后登记借阅。
4.9管理体系文件的保存管制
4.9.1公司内部使用及提交认证所用的管理体系文件均属公司受控文件，该类文件一律加盖“受控文件”印章。公司外部使用的文件属非受控文件，加盖“非受控文件”印章。
4.9.2受控文件应妥善保管，不可出现破损、残缺、遗失情形。
4.9.3对电脑中贮存的管理体系文件，非经管理者代表许可，任何人不得查阅、打印、更改、拷贝。另，单位或个人未经管理才代表批准，不得私自影印管理体系文件。
4.9.4部门主管或文件使用人因人事异动（任用或退免），调职与离职者必须将文件移交就职人员或技术品质部。
4.10外部文件和管制
外部文件因工作需要，将外部文件列为工作执行的标准或依据时，这些由外部所制定的文件应进行管制，包括顾客图样、文件或规范及使用的行业标准或国际标准。
4.10.1文件登录
各使用单位根据实际需求，自行搜寻外部文件，经本部门主管审查交技术品质部记录备案。
4.10.2外部文件的编号、版本
a)文件编号
外部文件若有编号以外部文件的编号。若无编号的则以4.2.1(5)进行编号。
b)文件版本
1) 以外部文件版本为文件版本。
2) 外部文件若无文件版本时，则以文件登录的日期取号码为版本，例登录
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